Mahnung schreiben: Vorlage kostenlos für Zahlungserinnerung, 1. und letzte Mahnung

Eine Rechnung ist fällig, das Geld nicht da. Die meisten Kunden haben sie schlicht vergessen. Eine freundliche Erinnerung klärt das in den meisten Fällen. Für die übrigen braucht es eine Mahnung, und die hat rechtliche Folgen: Verzug, Zinsen, im Ernstfall ein Mahnbescheid.

Auf dieser Seite finden Sie drei Vorlagen von freundlich bis letzte Mahnung, kostenlos und ohne Anmeldung, zum Herunterladen als Word-Datei (.docx) und als PDF oder zum Kopieren. Dazu kommen die Regeln aus dem BGB und ein Rechenbeispiel mit den Verzugszinsen 2026. Wollen Sie Mahnungen nicht von Hand schreiben, springen Sie direkt zu Mahnwesen in Faktigo.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Verzug ist der Punkt, ab dem Ihnen Zinsen und Kosten zustehen. Er tritt nach § 286 BGB auf einem von drei Wegen ein:

Weg	Voraussetzung	Beispiel
Mahnung	Zahlungsaufforderung, die nach Fälligkeit zugeht	Erinnerung vom 20.09. zu einer am 15.09. fälligen Rechnung
Kalenderdatum	Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt, dann ohne Mahnung	„Zahlbar bis 15.09.2026“: Verzug ab 16.09.
30 Tage	30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung	gilt gegenüber Verbrauchern nur mit Hinweis auf der Rechnung

Daraus folgt der wichtigste praktische Tipp: Schreiben Sie ein konkretes Datum auf die Rechnung. Ob eine Formulierung wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ schon ein Kalenderdatum ist, ist nicht in jedem Fall eindeutig. „Zahlbar bis 15.09.2026“ ist es. Was sonst auf die Rechnung gehört, zeigt die Anleitung Rechnung schreiben mit einer Beispielrechnung.

Mahnung Vorlage in Word oder PDF nutzen

Jede Vorlage gibt es als Word-Datei zum Bearbeiten und als PDF. Beide haben das Layout eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008, Platzhalter stehen in eckigen Klammern:

Vorlage	Word	PDF
Zahlungserinnerung	.docx	PDF
1. Mahnung mit Frist	.docx	PDF
Letzte Mahnung	.docx	PDF

So wird daraus Ihr Schreiben:

1. Word-Datei herunterladen und öffnen (die PDF-Dateien dienen zum Ansehen und Ausdrucken). Alternativ den Text unten markieren und in Ihre E-Mail kopieren.
2. Platzhalter ersetzen: Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Frist, Bankverbindung.
3. Als PDF speichern oder direkt als E-Mail senden.

Die Mahnstufen auf einen Blick

Stufe	Zeitpunkt	Ton	Inhalt
Zahlungserinnerung	wenige Tage nach Fälligkeit	freundlich	Hinweis auf offene Rechnung, keine Frist
1. Mahnung	etwa 2 Wochen später	sachlich	Frist, Hinweis auf Verzug
2. / letzte Mahnung	nach Fristablauf	bestimmt	Zinsen, ggf. 40-Euro-Pauschale, Mahnbescheid

Die Mahnstufen

Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Drei Schritte haben sich bewährt, weil sie dem Kunden jedes Mal einen Ausweg lassen:

1. Zahlungserinnerung (wenige Tage nach Fälligkeit): freundlich, ohne Frist und ohne Kosten.
2. Mahnung (etwa zwei Wochen später): klare Frist, Hinweis auf Verzug.
3. Letzte Mahnung (nach Ablauf der Frist): Verzugszinsen, bei Unternehmen die 40-Euro-Pauschale, Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens.

Jede Stufe kann rechtlich schon eine Mahnung sein. Sie müssen nicht alle drei durchlaufen, bevor Sie einen Mahnbescheid beantragen.

Vorlage 1: Zahlungserinnerung (freundlich)

Für den ersten Schritt, wenn die Rechnung vermutlich nur untergegangen ist.

Download: Word (.docx) · PDF

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung RE-2026-0042

Guten Tag Frau Muster,

zu unserer Rechnung RE-2026-0042 vom 01.09.2026 über 1.190,00 €, fällig am 15.09.2026, haben wir noch keinen Zahlungseingang gefunden. Vielleicht ist sie im Alltag untergegangen, das passiert. Falls Sie bereits überwiesen haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Wir freuen uns, wenn Sie den Betrag in den nächsten Tagen auf das unten genannte Konto überweisen. Bei Fragen zur Rechnung antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma, Anschrift, Bankverbindung]

Vorlage 2: 1. Mahnung mit Frist

Für den Fall, dass die Erinnerung ohne Reaktion blieb.

Download: Word (.docx) · PDF

Betreff: Mahnung zu Rechnung RE-2026-0042

Sehr geehrte Frau Muster,

unsere Rechnung RE-2026-0042 vom 01.09.2026 über 1.190,00 € war am 15.09.2026 fällig und ist trotz unserer Erinnerung noch offen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 10.10.2026 auf das unten genannte Konto. Wir weisen darauf hin, dass Sie sich mit der Zahlung in Verzug befinden.

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma, Anschrift, Bankverbindung]

Vorlage 3: 2. Mahnung / letzte Mahnung

Der letzte Schritt vor dem gerichtlichen Mahnbescheid.

Download: Word (.docx) · PDF

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung RE-2026-0042

Sehr geehrte Frau Muster,

trotz Erinnerung und Mahnung ist unsere Rechnung RE-2026-0042 vom 01.09.2026 über 1.190,00 € weiterhin offen. Sie befinden sich seit dem 16.09.2026 in Verzug.

Offen sind:

Posten	Betrag
Rechnungsbetrag	1.190,00 €
Verzugszinsen 10,52 % p. a. vom 16.09. bis 15.10.2026 (30 Tage)	10,29 €
Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB	40,00 €
Gesamt	1.240,29 €

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum 22.10.2026. Geht bis dahin keine Zahlung ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid. Die Kosten dafür tragen dann Sie.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma, Anschrift, Bankverbindung]

Die Zeilen mit Zinssatz 10,52 % und Pauschale gelten nur, wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist. Bei Privatkunden streichen Sie die Pauschale und rechnen mit 6,52 % (siehe unten).

Rechenbeispiel: Verzugszinsen 2026

Der Verzugszins hängt am Basiszinssatz der Bundesbank. Seit dem 01.07.2026 liegt er bei 1,52 % (§ 288 BGB):

Kunde	Aufschlag	Zinssatz pro Jahr	30 Tage auf 1.190,00 €
Verbraucher	5 Prozentpunkte	6,52 %	6,38 €
Unternehmen	9 Prozentpunkte	10,52 %	10,29 €

Die Formel: Betrag × Zinssatz × Tage ÷ 365. Für Unternehmen also 1.190,00 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 10,29 €. Zum 01.01.2027 kann sich der Basiszinssatz ändern; prüfen Sie ihn vor jeder Berechnung bei der Bundesbank.

Was Sie verlangen dürfen und was nicht

• Mahngebühren sind nur als Ersatz Ihres tatsächlichen Schadens erstattungsfähig: Porto, Papier, Druck. Ihre Arbeitszeit gehört nicht dazu. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kostet den Kunden nichts.
• Die 40-Euro-Pauschale gibt es nur gegenüber Unternehmen. Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa für einen Anwalt.
• Drohungen, die über das tatsächlich Geplante hinausgehen, gehören nicht in eine Mahnung. Kündigen Sie nur an, was Sie auch tun.
• Verjährung: Offene Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, ein Mahnbescheid schon.
• Aufbewahrung: Mahnungen sind Geschäftsbriefe und sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 AO), die zugehörige Rechnung acht Jahre. Mehr dazu unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.

Stimmt die Rechnung selbst nicht, hilft keine Mahnung. Dann stornieren und korrigieren Sie sie, bevor Sie erneut zur Zahlung aufforden.

Wenn auch die letzte Mahnung nichts bringt

Das gerichtliche Mahnverfahren beantragen Sie online beim zuständigen Mahngericht, über das Portal online-mahnantrag.de. Ein Anwalt ist dafür nicht nötig. Widerspricht der Kunde nicht, wird aus dem Mahnbescheid ein Vollstreckungsbescheid und damit ein Titel. Bei Widerspruch geht es ins streitige Verfahren. Spätestens dann lohnt sich anwaltliche Hilfe.

Wie Faktigo Sie dabei unterstützt

Das meiste Geld geht nicht durch säumige Kunden verloren, sondern weil niemand merkt, dass eine Rechnung offen ist. Darauf ist das Mahnwesen in Faktigo ausgelegt. Es ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen.

• Überfällige Rechnungen erkennt Faktigo selbst. Jeden Morgen um 6:00 Uhr werden offene Rechnungen, deren Fälligkeit verstrichen ist, als überfällig markiert, mit Eintrag im Verlauf der Rechnung und im Änderungsprotokoll.
• Eine Zusammenfassung pro Tag. Wer Admin ist, bekommt eine E-Mail mit den neu überfälligen Rechnungen. Die Mail lässt sich abschalten.
• Freundliche Zahlungserinnerung, nur wenn Sie wollen. Schalten Sie sie ein, erinnert Faktigo Ihren Kunden 1 bis 60 Tage nach Fälligkeit (Standard: 3 Tage) einmal per E-Mail. Ohne Gebühr, ohne Frist, ohne Drohung, im Ton der Vorlage 1. Die E-Mail kommt im Namen Ihres Betriebs („Ihre Firma via Faktigo“), Antworten gehen an Ihre Kontaktadresse. Einschalten lässt sie sich erst, wenn Firmenname, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. hinterlegt sind, denn eine geschäftliche E-Mail braucht diese Angaben.
• Mahnungen lösen Sie selbst aus. Bis zu drei Mahnstufen pro Rechnung, jede mit Eintrag im Verlauf. Wann der Ton schärfer wird, entscheiden Sie, nicht ein Automatismus.
• Verzugszinsen rechnet Faktigo taggenau. Grundlage ist der gesetzliche Basiszinssatz: plus 9 Prozentpunkte bei Unternehmen, plus 5 bei Verbrauchern, derzeit also 10,52 % und 6,52 % pro Jahr. Ändert sich der Basiszinssatz zum
  1. Januar oder 1. Juli, rechnet Faktigo jeden Tag mit dem Satz, der an diesem Tag gilt. Die Mahnung nennt Zinssatz, Zeitraum und die Gesamtsumme. Der Verzug zählt ab dem Tag nach der ersten Mahnung, bei Unternehmen spätestens ab dem
  2. Tag nach Fälligkeit. Ist bei einem Kunden nicht hinterlegt, ob er Unternehmen oder Privatperson ist, gilt der niedrigere Satz.
• Mahngebühren legen Sie selbst fest. Je Mahnstufe stellen Sie für Ihren Betrieb einen Betrag ein. Voreingestellt sind 0 €, möglich sind höchstens 15 €. Die Einstellung weist darauf hin, dass Sie nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto und Druck ansetzen dürfen.
• Die 40-Euro-Pauschale ist ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten. Dann setzt Faktigo sie nur bei Unternehmenskunden an, und nur einmal je Rechnung, nicht je Mahnstufe (§ 288 Abs. 5 BGB).

Wer seine Kunden per Lastschrift zahlen lässt, braucht die Mahnung seltener. Wie das funktioniert, steht unter SEPA-Lastschrift für wiederkehrende Rechnungen. Als Kleinunternehmer schreiben Sie Mahnungen genau wie alle anderen, nur ohne Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag; mehr dazu im Ratgeber zu § 19 UStG.

Alle Tarife und was sie enthalten, sehen Sie auf der Seite Preise. Wie Sie eine Rechnung von Anfang an korrekt schreiben, steht in der Anleitung Rechnung schreiben.

Mahnungen nicht mehr von Hand schreiben? Im Free-Tarif legen Sie Rechnungen und Mahnungen kostenlos an, ohne Kreditkarte.

Kostenlos registrieren und Mahnwesen testen

---

Stand: Oktober 2026. Die Vorlagen sind Muster und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei strittigen oder hohen Forderungen lassen Sie sich beraten.

Häufige Fragen

Ist die Mahnung-Vorlage kostenlos und brauche ich ein Konto?+

Ja, kostenlos, und ohne Konto: Die drei Vorlagen stehen als Text auf dieser Seite. Sie kopieren sie in Word, LibreOffice oder eine E-Mail und ersetzen die Platzhalter. Wer Mahnungen nicht von Hand schreiben will, kann Faktigo im Free-Tarif kostenlos nutzen.

Was schreibe ich in eine Zahlungserinnerung?+

Freundlich und kurz: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum. Gehe davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist. Die Zahlungserinnerung-Vorlage auf dieser Seite folgt diesem Aufbau.

Kann ich die Mahnung als Muster für Word oder LibreOffice nutzen?+

Ja. Laden Sie die Word-Datei (.docx) herunter, öffnen Sie sie in Word oder LibreOffice, tragen Sie die Daten ein und speichern Sie sie als PDF. Sie können den Text auch aus der Seite kopieren und als E-Mail verschicken.

Wann schicke ich die Zahlungserinnerung?+

Üblich sind wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Eine feste gesetzliche Wartezeit gibt es nicht. Rechnen Sie kurz Zahlungslaufzeiten ein, damit die Erinnerung nicht der Überweisung hinterherläuft.

Gibt es die Mahnung-Vorlage als Word- oder PDF-Datei?+

Ja. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung können Sie auf dieser Seite kostenlos und ohne Anmeldung als Word-Datei (.docx) und als PDF herunterladen. Die Word-Dateien passen Sie an, die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen Sie sie durch Ihre Angaben.

Welche Frist setze ich in der Mahnung?+

Gesetzlich ist keine Frist vorgeschrieben. Üblich sind 7 bis 14 Tage ab Zugang der Mahnung. Nennen Sie ein konkretes Datum statt „in 14 Tagen“, dann ist klar, bis wann gezahlt sein soll.

Reicht eine Mahnung per E-Mail?+

Ja, die Mahnung ist formfrei. Wichtig ist, dass sie dem Kunden zugeht und Sie das im Streitfall nachweisen können, etwa über die gesendete E-Mail. Ein Einschreiben ist nicht vorgeschrieben.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?+

Rechtlich keiner: Entscheidend ist, dass Sie nach Fälligkeit klar zur Zahlung auffordern. Eine freundliche Zahlungserinnerung kann deshalb bereits eine Mahnung im Sinne des § 286 BGB sein. Der Unterschied liegt im Ton. Die Erinnerung geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist, die Mahnung setzt eine Frist.

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich ein Mahnverfahren einleite?+

Gesetzlich keine bestimmte Zahl. Drei Mahnstufen sind üblich, aber nicht vorgeschrieben. Ist der Kunde in Verzug, können Sie nach einer Mahnung oder auch ohne Mahnung den gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.

Wann ist ein Kunde in Verzug?+

Nach einer Mahnung, die nach Fälligkeit zugeht. Ohne Mahnung, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt war, etwa „zahlbar bis 15.09.2026“. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.

Darf ich Mahngebühren verlangen?+

Nur als Ersatz des tatsächlichen Verzugsschadens, etwa Porto und Material, und erst für Mahnungen, die nach Verzugseintritt verschickt werden. Eine Pauschale für Ihre Arbeitszeit ist nicht erstattungsfähig. Ist Ihr Kunde ein Unternehmen, steht Ihnen bei Verzug zusätzlich die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB zu.

Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?+

Seit dem 01.07.2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich 6,52 Prozent pro Jahr, wenn ein Verbraucher beteiligt ist, und 10,52 Prozent pro Jahr zwischen Unternehmen. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli.

Wann verjährt eine offene Rechnung?+

In der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus 2026 verjährt also mit Ablauf des 31.12.2029. Eine Mahnung allein hält die Verjährung nicht auf, ein Mahnbescheid schon.

Verschickt Faktigo Mahnungen automatisch?+

Nein. Automatisch laufen nur die Erkennung überfälliger Rechnungen um 6:00 Uhr, die tägliche Zusammenfassung an die Admins und, wenn Sie sie einschalten, eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Gebühr. Mahnungen mit Frist lösen Sie bewusst selbst aus.

Berechnet Faktigo Verzugszinsen und Mahngebühren?+

Verzugszinsen ja: taggenau aus dem gesetzlichen Basiszinssatz, plus 9 Prozentpunkte bei Unternehmen und plus 5 bei Verbrauchern, derzeit 10,52 und 6,52 Prozent pro Jahr. Die Mahnung nennt Zinssatz, Zeitraum und Gesamtsumme. Mahngebühren stellen Sie je Betrieb selbst ein; voreingestellt sind 0 Euro, möglich höchstens 15 Euro, und nur für tatsächlich entstandene Kosten. Die Pauschale von 40 Euro ist ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten, und fällt dann nur bei Unternehmenskunden einmal je Rechnung an (§ 288 Abs. 5 BGB).

Wie schreibe ich eine Mahnung richtig?+

Nennen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offenen Betrag, setzen Sie eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum und sagen Sie, was danach passiert. Bleiben Sie sachlich. Die Vorlagen auf dieser Seite folgen genau diesem Aufbau.

Was mache ich, wenn die Rechnung falsch war und deshalb nicht bezahlt wird?+

Mahnen Sie nicht weiter, sondern korrigieren Sie die Rechnung. Wie das mit einer Stornorechnung geht, steht unter /ratgeber/stornorechnung-gutschrift/. Erst die richtige Rechnung können Sie anmahnen.

Quellen

1. § 286 BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Verzug durch Mahnung, ohne Mahnung bei Kalenderdatum, spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung.
2. § 288 BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Verzugszinsen 5 bzw. 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, Pauschale von 40 Euro im B2B.
3. Basiszinssatz nach § 247 BGB — Deutsche Bundesbank1,52 % seit dem 01.07.2026.
4. § 195 BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
5. § 199 BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
6. Online-Mahnantrag — Mahngerichte der Länder

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-10-03.