Buchhaltungssoftware für Klein­unternehmer: was man in der Regel braucht

Die Anbieter von Buchhaltungssoftware werben mit Dutzenden Funktionen. Als Kleinunternehmer brauchen Sie davon wenige. Diese Seite sortiert, was dazugehört, was Sie getrost weglassen können und wo Faktigo seine Grenzen hat.

Was Kleinunternehmer in der Regel brauchen

1. Rechnungen mit den Pflichtangaben nach § 34a UStDV, darunter der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist für Kleinunternehmer nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll.
2. Eine Erfassung der Ausgaben mit Beleg.
3. Die EÜR, also die Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Maßgeblich ist, wann Geld fließt, nicht das Rechnungsdatum (§ 11 EStG).
4. Aufbewahrung der Unterlagen. Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 AO).
5. Eine Übergabe an das Steuerbüro, falls Sie eines haben.
6. E-Rechnung empfangen können. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen. Ausstellen müssen Sie als Kleinunternehmer nicht.

Das ist keine doppelte Buchführung mit Bilanz. Wer seinen Gewinn per EÜR ermitteln darf, muss keine Bilanz erstellen.

Was Sie meist nicht brauchen

• Warenwirtschaft und Lager, solange Sie keine Ware führen.
• Lohnabrechnung, solange Sie keine Mitarbeiter haben. Faktigo hat im Tarif Pro eine Lohn-Rechenhilfe (ohne Minijobs und ohne Meldungen).
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: in der Regel nicht, solange Sie Kleinunternehmer bleiben. Ausnahmen gibt es, etwa wenn Sie Leistungen von Unternehmern aus dem Ausland beziehen (§ 13b UStG) oder wenn Sie die Grenzen von § 19 UStG überschreiten (25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr). Das klären Sie im Einzelfall mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerbüro. Faktigo bereitet die Voranmeldung für den Fall vor, dass sie nötig wird.

Was Faktigo dabei übernimmt

• Rechnungen und Angebote, mit automatischem Hinweis auf § 19 UStG, Rechnung schreiben erklärt den Aufbau.
• Ausgaben und Belege, ab Solo mit KI-Erfassung von Fotos und PDFs. Die KI-Erfassung ist eine Hilfe beim Abtippen, Sie prüfen die Werte.
• EÜR nach Zahlungseingang, sortiert nach den Zeilen der Anlage EÜR, jeder Betrag mit der Zeilennummer des amtlichen Formulars. Mehr unter EÜR für Kleinunternehmer.
• Schritt-für-Schritt-Hilfe „Steuern“ für die Anlage EÜR, für das Steuerjahr 2025 mit dem amtlichen Vordruck abgeglichen (keine Prüfung durch einen Steuerberater), das Steuerjahr 2026 ist als vorläufig gekennzeichnet. Sie gilt nur für Einzelunternehmen und Freiberufler mit Kleinunternehmerstatus (§ 19 UStG). Eine Rechenhilfe, keine Steuerberatung.
• Archivierung von Rechnungen und Belegen mit Änderungsprotokoll. Faktigo unterstützt dabei die Einhaltung der GoBD: Rechnungen werden nicht gelöscht, sondern storniert. Für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung bleiben Sie verantwortlich. Die Verfahrensdokumentation schreiben Sie selbst, der kostenlose Generator hilft dabei.
• E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD erstellen, eingehende E-Rechnungen auslesen. In jedem Tarif. Siehe E-Rechnung.
• DATEV-Export ab Solo (DATEV ist eine eingetragene Marke der DATEV eG; Faktigo steht in keiner Geschäftsverbindung zur DATEV eG) und kostenlose Lesezugänge für das Steuerbüro. Welche Konten gebucht werden, stimmen Sie vor dem Import mit dem Steuerbüro ab.

Was Faktigo nicht kann

• Keine Übermittlung ans Finanzamt. Keine ELSTER-Schnittstelle: Sie tippen die Werte in Mein ELSTER ein oder geben sie an Ihr Steuerbüro.
• Keine automatische Bankanbindung. Kontoauszüge lesen Sie als CAMT.053-, MT940- oder CSV-Datei ein.
• Kein Ersatz für eine Steuerberatung. Wie ein Posten steuerlich zu behandeln ist, beantwortet Faktigo nicht.
• Keine Warenwirtschaft.
• Kein Geldeinzug. Faktigo verwaltet wiederkehrende Rechnungen, zieht aber selbst kein Geld ein.

Was es kostet

Free 0 €, Solo 9 €, Starter 19 €, Pro 25 € pro Monat. Es sind Endpreise, es kommt keine Umsatzsteuer dazu (§ 19 UStG). Die Bezahltarife sind monatlich kündbar. Der Free-Tarif genügt für den Start: 1 Benutzer, 10 Rechnungen pro Monat, 25 Kunden, EÜR-Auswertung inklusive. DATEV-Export und KI-Belegerfassung gibt es ab Solo. Die Tabelle aller Funktionen steht unter Preise.

Ob Sie Kleinunternehmer sind und bleiben dürfen, steht unter Kleinunternehmerregelung. Wenn Sie vor allem Rechnungen schreiben, passt die Seite Rechnungssoftware für Kleinunternehmer.

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Dieser Beitrag beschreibt das Produkt und die Rechtslage allgemein verständlich. Er ersetzt keine Steuerberatung. Ob die EÜR in Ihrem Fall zulässig ist und wie einzelne Posten zu behandeln sind, beurteilt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Buchhaltungssoftware?+

Nicht zwingend: Eine Software ist keine Pflicht. Sie müssen Einnahmen und Ausgaben aber ordnungsgemäß aufzeichnen und die Belege aufbewahren (§§ 145 bis 147 AO, GoBD); die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein und dürfen nicht unbemerkt änderbar sein. Eine einfache Tabelle erfüllt das nicht ohne Weiteres. Eine Software lohnt sich, wenn Sie Rechnungen, Ausgaben und Belege an einem Ort haben und die Zahlen für die EÜR nicht von Hand zusammensuchen wollen.

Macht Faktigo meine Steuererklärung?+

Nein. Faktigo bereitet die Beträge für die EÜR zeilengenau auf und übermittelt nichts an das Finanzamt. Für Einzelunternehmen und Freiberufler mit Kleinunternehmerstatus gibt es eine Schritt-für-Schritt-Hilfe „Steuern“ für die Anlage EÜR, für 2025 von uns mit dem amtlichen Vordruck abgeglichen (keine Prüfung durch einen Steuerberater), 2026 vorläufig. Sie ist eine Rechenhilfe und keine Steuerberatung.

Ist Faktigo eine doppelte Buchführung?+

Faktigo führt ein Journal mit Kontenrahmen und Buchungen mit Storno statt Änderung. Für Kleinunternehmer steht aber die EÜR im Mittelpunkt, also die Auswertung nach Zahlungseingang und Zahlungsausgang. Wer bilanzieren muss, sollte das mit einem Steuerbüro klären.

Kann ich meine Bank anbinden?+

Nicht automatisch. Sie lesen Kontoauszüge als Datei ein (CAMT.053, MT940 oder CSV). Eine automatische Bankanbindung gibt es nicht.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?+

Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 AO). Faktigo archiviert Rechnungen und Belege mit Änderungsprotokoll und Integritätsnachweis, sodass nachträgliche Änderungen auffallen. Die Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb erstellen Sie selbst, dabei hilft der kostenlose Generator unter faktigo.de/tools/verfahrensdokumentation/.

Was kostet Faktigo?+

Free 0 €, Solo 9 €, Starter 19 € und Pro 25 € pro Monat, jeweils als Endpreis ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG). Die Bezahltarife sind monatlich kündbar.

Quellen

1. § 4 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung (Abs. 3).
2. § 11 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Zufluss und Abfluss: maßgeblich ist der Zahlungszeitpunkt.
3. § 147 AO — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Aufbewahrung: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen.
4. § 19 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Kleinunternehmerregelung.

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-10-07.