Betriebsprüfung: Ablauf, Rechte und Vorbereitung für Klein­unternehmer und Selbstständige

Ein Brief vom Finanzamt mit dem Wort „Prüfungsanordnung“ löst bei fast jedem Selbstständigen erst einmal Stress aus. Dabei ist die Betriebsprüfung ein geregeltes Verfahren, mit festen Rechten und Pflichten auf beiden Seiten. Wer seine Unterlagen in Ordnung hat, kann sie ruhig angehen.

Dieser Beitrag erklärt allgemein, wie die Prüfungen ablaufen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall: Wenn Sie eine Anordnung im Briefkasten haben, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Drei Arten von Prüfung

Im Alltag wird alles „Betriebsprüfung“ genannt. Rechtlich sind es drei verschiedene Dinge.

	Außenprüfung (Betriebsprüfung)	Umsatzsteuer-Nachschau	Kassen-Nachschau
Rechtsgrundlage	§§ 193 ff. AO	§ 27b UStG	§ 146b AO
Ankündigung	schriftliche Prüfungsanordnung	keine	keine
Umfang	ganze Zeiträume, meist mehrere Jahre	einzelne Sachverhalte der Umsatzsteuer	Kasse und Kassenaufzeichnungen
Ort	Geschäftsräume, sonst Wohnräume oder Amtsstelle	Geschäftsräume, zu Geschäftszeiten	Geschäftsräume, zu üblichen Geschäftszeiten

Die beiden Nachschauen sind ausdrücklich „ohne vorherige Ankündigung“ und „außerhalb einer Außenprüfung“ erlaubt. Wohnräume dürfen gegen Ihren Willen nur zur Abwehr dringender Gefahren betreten werden (§ 146b Abs. 1 AO, § 27b Abs. 1 UStG).

Wer kann geprüft werden?

Nach § 193 Abs. 1 AO darf das Finanzamt Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte und freiberuflich Tätige prüfen. Eine Mindestgröße gibt es dort nicht. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Sie also nicht automatisch ausgenommen. Sie schulden dann zwar keine Umsatzsteuer, aber Ihre Einnahmen und Ausgaben für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Einhaltung der Umsatzgrenzen lassen sich trotzdem prüfen.

Wie läuft eine Außenprüfung ab?

1. Prüfungsanordnung. Das Finanzamt nennt Steuerarten, Zeiträume, voraussichtlichen Beginn und die Namen der Prüfer. Sie muss „angemessene Zeit“ vor Beginn bei Ihnen ankommen (§ 197 Abs. 1 AO). Wie lang das ist, legt das Gesetz nicht in Tagen fest.
2. Terminabsprache. Auf Antrag soll der Beginn verschoben werden, wenn Sie wichtige Gründe glaubhaft machen (§ 197 Abs. 2 AO).
3. Unterlagen vorab. Mit der Anordnung darf das Amt verlangen, dass Sie Unterlagen in angemessener Frist vorlegst. Stammen sie aus einem Datenverarbeitungssystem, sind die Daten in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen (§ 197 Abs. 3 AO). Danach sollen Ihnen die Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden (§ 197 Abs. 4 AO).
4. Prüfung vor Ort. Sie erteilen Auskünfte, legen Bücher, Belege und Geschäftspapiere vor und stellen einen geeigneten Raum zur Verfügung (§ 200 AO). Der Prüfer darf außerdem selbst auf Ihre Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO, siehe unten).
5. Schlussbesprechung. Ändert sich etwas an der Besteuerung, wird das Ergebnis mit Ihnen besprochen (§ 201 AO). Dort können Sie strittige Punkte erläutern.
6. Prüfungsbericht und Bescheide. Die Steuerbescheide werden anhand der Feststellungen geändert.

Wie lange eine Prüfung dauert, hängt stark vom Betrieb ab. Eine feste Dauer nennt das Gesetz nicht.

Der Datenzugriff: Z1, Z2, Z3

Ist Ihre Buchführung digital, darf die Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO auf die Daten zugreifen. In der Praxis gibt es drei Wege:

• Z1: Der Prüfer liest die Daten direkt in Ihrem System, ohne schreiben zu können.
• Z2: Sie werten die Daten nach seinen Vorgaben selbst aus.
• Z3: Sie übergeben die Daten auf einem Datenträger in einem lesbaren Format (zum Beispiel per CSV mit Beschreibungsdatei).

Welcher Weg gewählt wird, entscheidet die Finanzbehörde. Im Alltag läuft es meist auf Z3 hinaus. Wichtig ist, dass Sie Ihre Daten herausgeben können, und zwar vollständig und unverändert. Was Sie aufbewahren müssen, steht in Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege.

Kassen-Nachschau und Umsatzsteuer-Nachschau

Die Kassen-Nachschau betrifft jeden, der Bargeld einnimmt: vom Friseur über das Café bis zum Handwerker mit Barkasse. Der Amtsträger darf Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen zur Kasse einsehen und Auskünfte verlangen (§ 146b Abs. 2 AO). Ob für Ihre Kasse zusätzliche Pflichten (zum Beispiel ein zertifiziertes Kassensystem) gelten, hängt davon ab, wie Sie kassieren. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG) prüft, ob Umsatzsteuer richtig festgesetzt wird. Sie betrifft jeden, der selbstständig tätig ist. Auch elektronische Rechnungen und andere Rechnungen in einem anderen Format dürfen eingesehen werden. Geben die Feststellungen dazu Anlass, darf das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen. Darauf muss es schriftlich hinweisen (§ 27b Abs. 3 UStG, § 146b Abs. 3 AO).

Ruhig bleiben hilft: Fragen Sie nach dem Dienstausweis, notieren Sie, welche Unterlagen eingesehen wurden, und rufen Sie bei Unsicherheit Ihren Steuerberater an.

Vorbereitung: eine Checkliste

Sie müssen nicht erst auf die Anordnung warten. Diese Punkte sind jederzeit sinnvoll:

• Belege vollständig und geordnet. Jede Buchung hat einen Beleg, und jeder Beleg ist auffindbar.
• Rechnungen im Original. E-Rechnungen im Originalformat, nicht als Ausdruck (siehe GoBD: E-Rechnungen aufbewahren).
• Nachträgliche Änderungen sind nachvollziehbar. Keine Löschungen, Korrekturen als eigene Belege.
• Verfahrensdokumentation vorhanden, kurz und ehrlich: Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Datenexport getestet. Probieren Sie den Export einmal aus, bevor ihn jemand verlangt.
• Vollmacht und Ansprechpartner geklärt. Legen Sie fest, wer mit dem Prüfer spricht, und ob Ihr Steuerberater dabei ist.
• Private und betriebliche Zahlungen getrennt.

Was Faktigo dabei kann

Faktigo ist ein Werkzeug für saubere Unterlagen. Es nimmt Ihnen die Prüfung nicht ab, und es ersetzt keine Beratung. Das ist tatsächlich vorhanden:

• Änderungsprotokoll. Wer wann was erfasst, geändert oder festgeschrieben hat, mit altem und neuem Wert, verkettet per SHA-256.
• Festschreibung. Nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums und nach dem Abschluss des Jahres in Faktigo lassen sich Vorgänge nicht mehr ändern oder löschen, nur noch per Storno und Gegenbuchung korrigieren. Das ist eine Methode, Änderungen nachvollziehbar zu halten (§ 146 Abs. 4 AO), keine Garantie für eine fehlerfreie Prüfung.
• Z3-Export. Der GoBD-Export der Tabellen als Datenträgerüberlassung steht in jedem Tarif bereit. Mit den Belegdateien selbst gibt es ihn ab dem Tarif Starter, ebenso den Generator für die Verfahrensdokumentation.
• Steuerberater-Zugang. Ihr Steuerbüro liest und exportiert, schreibt aber nichts.

Was Faktigo nicht ist: ein Kassensystem mit TSE und kein Ersatz dafür, mit dem Prüfer zu sprechen. Preise und Tarife sehen Sie auf der Seite Preise.

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Stand: November 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Darf das Finanzamt auch Kleinunternehmer prüfen?+

Ja. § 193 Abs. 1 AO knüpft die Betriebsprüfung an die Art der Tätigkeit (gewerblich, freiberuflich, land- und forstwirtschaftlich), nicht an eine Umsatzgrenze. Wie wahrscheinlich eine Prüfung ist, hängt vom Finanzamt ab und lässt sich nicht pauschal sagen.

Kommt eine Betriebsprüfung unangekündigt?+

Die Außenprüfung wird in der Regel schriftlich angeordnet, vorher (§ 197 AO). Unangekündigt sind dagegen die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) und die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG). Sie sind keine Außenprüfung, geben dem Amtsträger aber das Recht, in den Geschäftsräumen Unterlagen einzusehen.

Kann ich den Prüfungstermin verschieben?+

Auf Antrag soll der Beginn verlegt werden, wenn Sie wichtige Gründe glaubhaft machen (§ 197 Abs. 2 AO), zum Beispiel Krankheit oder einen Urlaub, der nicht verschiebbar ist. Ob Ihr Grund reicht, entscheidet das Finanzamt.

Muss ich dem Prüfer alles zeigen?+

Sie müssen mitwirken, Auskünfte erteilen und die Aufzeichnungen, Bücher und Belege vorlegen, die für die Besteuerung erheblich sind (§ 200 AO). Wie weit das im Einzelfall geht, klären Sie am besten vorab mit Ihrem Steuerberater.

Was passiert, wenn der Prüfer Fehler findet?+

Das Ergebnis wird in der Schlussbesprechung erörtert (§ 201 AO). Danach folgt ein Prüfungsbericht, und die Steuerbescheide werden geändert. Bei größeren Abweichungen kann es auch um Zinsen oder ein Steuerstrafverfahren gehen. Holen Sie sich in diesem Fall früh einen Steuerberater oder Fachanwalt dazu. Wer Fehler in seinen Erklärungen bemerkt, spricht früh mit einem Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht: Nach einer Prüfungsanordnung oder dem Erscheinen eines Prüfers sind Korrekturen nur noch eingeschränkt möglich (§ 371 AO).

Quellen

1. § 193 AO (Zulässigkeit einer Außenprüfung) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Außenprüfung bei Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten und Freiberuflern, ohne Größengrenze.
2. §§ 196, 197 AO (Prüfungsanordnung und ihre Bekanntgabe) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)§ 197 Abs. 1: Bekanntgabe angemessene Zeit vor Beginn. Abs. 2: Verlegung auf Antrag bei wichtigen Gründen. Abs. 3: Vorlage von Unterlagen kann mit der Anordnung verlangt werden.
3. § 200 AO (Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
4. § 201 AO (Schlussbesprechung) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
5. § 146b AO (Kassen-Nachschau) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Ohne vorherige Ankündigung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
6. § 27b UStG (Umsatzsteuer-Nachschau) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Ohne vorherige Ankündigung; gilt auch für elektronische Rechnungen.
7. § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 6: Datenzugriff der Finanzverwaltung.

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-11-04.