Rechnung schreiben: die Anleitung für Selbstständige
So schreiben Sie eine rechtssichere Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung, E-Rechnung, ein Beispiel und die typischen Fehler.
Eine Rechnung zu schreiben ist keine Kunst, aber das Gesetz ist genau: Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt die Rechnung zurück. Diese Anleitung gilt für alle Selbstständigen, ob Freiberufler, Gewerbetreibende oder Nebenerwerb. Sie zeigt, was auf die Rechnung gehört, wann weniger genügt und was sich durch die E-Rechnung ändert.
Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, gelten für Sie eigene, kürzere Regeln. Sie stehen unter Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen
Als Unternehmer dürfen Sie immer eine Rechnung ausstellen. Verpflichtet sind Sie in drei Fällen, jeweils innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG):
- bei einer Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen,
- bei einer Leistung an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist, etwa einen Verein oder eine Behörde,
- bei einer Werklieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch gegenüber Privatkunden. Das betrifft vor allem Handwerker.
Gegenüber Privatkunden besteht sonst keine Pflicht aus dem Umsatzsteuergesetz. In der Praxis schreiben Sie trotzdem eine: Sie brauchen den Beleg für Ihre eigene Buchführung, und Ihr Kunde will wissen, wofür er zahlt.
Wer die Pflicht vorsätzlich oder leichtfertig verletzt, also keine oder eine verspätete Rechnung ausstellt, handelt ordnungswidrig. Das Bußgeld kann bis zu 5.000 € betragen (§ 26a UStG).
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
§ 14 Abs. 4 UStG zählt zehn Angaben auf. Acht davon gehören auf jede Rechnung, zwei nur in Sonderfällen.
| Nr. | Pflichtangabe | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden | Beide müssen sich eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). |
| 2 | Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine von beiden genügt. |
| 3 | Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem Sie die Rechnung schreiben. |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben; mehrere Nummernkreise sind erlaubt. |
| 5 | Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung | Handelsübliche Bezeichnung. „Beratung“ allein ist zu wenig. |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen | Der Nettobetrag; dazu im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti. |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag, oder Hinweis auf die Steuerbefreiung | 19 % oder 7 %, in Euro ausgerechnet. |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Nur bei steuerpflichtigen Leistungen rund um ein Grundstück an Kunden, die keine Unternehmer sind oder privat bestellen. Der Empfänger muss die Rechnung 2 Jahre aufbewahren. |
| 10 | Die Angabe „Gutschrift“ | Nur wenn der Kunde (Unternehmer oder juristische Person) die Rechnung für Sie ausstellt, nach vorheriger Absprache. |
Je nach Fall kommen Angaben aus § 14a UStG hinzu. Die beiden häufigsten:
- Reverse-Charge: Schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, schreiben Sie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung und weist keine Steuer aus.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden gehören auf die Rechnung.
Nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll sind Zahlungsziel, Bankverbindung und eine Kontaktmöglichkeit. Ein Zahlungsziel mit Kalenderdatum („zahlbar bis 30.10.2026“) hat einen Vorteil: Ihr Kunde kommt danach ohne Mahnung in Verzug. Mehr dazu steht unter Mahnung und Zahlungserinnerung. Vor der Rechnung steht oft ein Angebot; eine Vorlage dafür finden Sie unter Angebot-Vorlage.
Beispiel: Rechnung mit 19 % Umsatzsteuer
So sieht eine vollständige Rechnung eines regelbesteuerten Dienstleisters aus. Namen und Nummern sind erfunden.
Mara Beispiel · Webdesign
Musterweg 3, 36358 Herbstein
Steuernummer: 012/345/67890
An
Tischlerei Muster GmbH
Werkstraße 12, 36341 Lauterbach
Rechnung Nr. 2026-0042 Rechnungsdatum: 16.10.2026
Leistungszeitraum: September 2026
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Gesamt
1 Neugestaltung der Startseite 1 900,00 € 900,00 €
2 Einrichtung Kontaktformular 3 Std. 100,00 € 300,00 €
Nettobetrag 1.200,00 €
Umsatzsteuer 19 % 228,00 €
Rechnungsbetrag 1.428,00 €
Zahlbar bis 30.10.2026 ohne Abzug.
IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00Alle Pflichtangaben für den Regelfall sind enthalten: beide Anschriften, Steuernummer, Datum, Nummer, Leistung mit Menge, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
Kleinbetragsrechnung: bis 250 € reichen vier Angaben
Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 € nicht, genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Gemeint ist der Bruttobetrag. Sie braucht nur:
- Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- den Bruttobetrag in einer Summe und den Steuersatz, oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Rechnungsnummer, Steuernummer, Kundenanschrift und ein gesondert ausgerechneter Steuerbetrag dürfen fehlen. Der typische Fall ist der Kassenbon.
Zwei Grenzen: Die Vereinfachung gilt nicht für Reverse-Charge-Leistungen (§ 13b UStG), innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und den Fernverkauf (§ 3c UStG). Und eine Kleinbetragsrechnung darf immer auf Papier oder als PDF verschickt werden, auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung für Sie schon gilt.
Rechnung ohne Umsatzsteuer: Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Ihre Rechnungen richten sich nach § 34a UStDV: weniger Angaben, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Welche Angaben das sind, wie der Hinweis lauten kann und was passiert, wenn doch Umsatzsteuer auf der Rechnung steht, erklärt Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Ob Sie unter die Regelung fallen, zeigt der Überblick zur Kleinunternehmerregelung.
E-Rechnung: was sich ab 2027 und 2028 ändert
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software auslesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Die Pflichtangaben bleiben dieselben; es ändert sich die Form.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. |
| ab 01.01.2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss für ab dem 01.01.2027 ausgeführte Umsätze an Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen. |
| ab 01.01.2028 | Alle übrigen Unternehmen müssen für ab dem 01.01.2028 ausgeführte Umsätze an Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen. |
Bis Ihre Stufe greift, dürfen Sie auf Papier fakturieren und, wenn Ihr Kunde zustimmt, als PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). Dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Die Fristen im Einzelnen stehen im Überblick zur E-Rechnung, die beiden üblichen Formate unter XRechnung oder ZUGFeRD. Haben Sie eine E-Rechnung erhalten oder erzeugt und wollen wissen, ob sie den Regeln entspricht, hilft der kostenlose E-Rechnung-Prüfer.
Typische Fehler beim Rechnungschreiben
- Das Leistungsdatum fehlt. Es ist eine eigene Pflichtangabe, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt.
- Die Leistung ist zu ungenau beschrieben. „Diverse Arbeiten“ oder „Beratung“ lässt sich nicht nachprüfen. Schreiben Sie, was Sie getan haben und in welchem Umfang.
- Die Rechnungsnummer ist doppelt oder hat Lücken, die niemand erklären kann. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Lücken sind erlaubt, sollten sich aber begründen lassen.
- Die Steuernummer fehlt. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. gehört auf jede Rechnung über 250 €.
- Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Sie nicht dürfen. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt oder einen zu hohen Steuersatz ansetzt, schuldet den ausgewiesenen Mehrbetrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 1 UStG). Wer gar kein Unternehmer ist und Steuer ausweist, schuldet sie ebenfalls (§ 14c Abs. 2 UStG).
- Die fertige Rechnung wird überschrieben. Eine verschickte Rechnung änderst Sie nicht nachträglich. Sie berichtigen sie mit einem Dokument, das sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder Sie stornieren sie und schreiben eine neue mit neuer Nummer.
- Ein PDF wird für eine E-Rechnung gehalten. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz, nicht der Versand per E-Mail.
- Die Rechnung wird nicht aufbewahrt. Acht Jahre gelten für ausgestellte und erhaltene Rechnungen (§ 14b UStG), elektronische im Originalformat.
Rechnung schreiben mit Vorlage oder Programm
Für die erste Rechnung reicht eine Vorlage. Die kostenlose Rechnungsvorlage hat die Pflichtangaben bereits angelegt, für regelbesteuerte Unternehmen und für Kleinunternehmer. Sie füllen sie im Browser aus und speichern sie als PDF, ohne Anmeldung. Für einen bestimmten Beruf gibt es ein Beispiel mit typischen Positionen und Steuersätzen: Rechnung als Fotograf und Rechnung für Handwerker und Dienstleister. Für Verträge mit gleichem Betrag jeden Monat lohnen sich wiederkehrende Rechnungen per SEPA-Lastschrift.
Eine Vorlage vergibt aber keine Nummern, merkt sich keine Kunden und bewahrt nichts auf. Ab einigen Rechnungen im Monat ist ein Rechnungsprogramm die ruhigere Lösung. Faktigo macht dabei Folgendes:
- Die Rechnungsnummer wird fortlaufend und nur einmal vergeben.
- Steuersatz und Steuerbetrag werden je Position berechnet; für Kleinunternehmer steht der Hinweis auf § 19 UStG automatisch auf der Rechnung.
- Dieselbe Rechnung entsteht als PDF, als ZUGFeRD-Datei oder als XRechnung. Welches Format ein Kunde bekommt, hinterlegen Sie bei ihm.
- Eine verschickte Rechnung lässt sich nicht mehr überschreiben. Fehler korrigieren Sie per Storno.
- Überfällige Rechnungen werden täglich erkannt; Mahnungen lösen Sie selbst aus.
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und umfasst derzeit 10 Rechnungen im Monat. Die Tarife stehen auf der Preisseite. Mehr zum Produkt: Rechnungssoftware für Kleinunternehmer und Rechnungsprogramm für Selbstständige.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zwei weitere Angaben gelten nur in Sonderfällen.
Bis wann muss ich eine Rechnung schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmen und an juristische Personen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Dieselbe Frist gilt gegenüber Privatkunden bei Werklieferungen und Leistungen rund um ein Grundstück, etwa Handwerkerarbeiten am Haus. Wer die Frist vorsätzlich oder leichtfertig versäumt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 Euro (§ 26a UStG).
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Rechnung über höchstens 250 Euro Gesamtbetrag, also brutto. Für sie reichen vier Angaben: Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung (§ 33 UStDV). Rechnungsnummer, Steuernummer und Kundenanschrift dürfen fehlen.
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen schreiben?
Nein. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF weiter erlaubt (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Kann ich eine Rechnung in Word oder Excel schreiben?
Das Gesetz schreibt kein Programm vor. Eine Rechnung aus Word oder Excel ist gültig, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Schwierig wird die Aufbewahrung: Die Datei lässt sich nachträglich unbemerkt ändern, und eine lückenlose Nummernfolge müssen Sie selbst sicherstellen. Sobald die Pflicht zur E-Rechnung für Sie gilt, reicht ein Textprogramm nicht mehr, weil es kein strukturiertes XML erzeugt.
Was passiert, wenn auf meiner Rechnung eine Pflichtangabe fehlt?
Ihre Forderung besteht trotzdem. Ein Geschäftskunde kann aber die Vorsteuer aus einer fehlerhaften Rechnung in der Regel nicht abziehen. Er darf deshalb eine berichtigte Rechnung verlangen und wird die Zahlung oft so lange zurückhalten. Berichtigen können Sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar sowohl die Rechnungen, die Sie schreiben, als auch die, die Sie erhalten (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf.
Kann ich mit Faktigo kostenlos Rechnungen schreiben?
Ja. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und umfasst derzeit 10 Rechnungen im Monat und 25 Kunden. E-Rechnungen senden und empfangen ist darin enthalten. Ohne Anmeldung können Sie die Rechnungsvorlage unter faktigo.de/tools/rechnungsvorlage/ im Browser ausfüllen und als PDF speichern.
Quellen
- § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Begriff der Rechnung und der E-Rechnung (Abs. 1), Pflicht und Frist von sechs Monaten (Abs. 2), Pflichtangaben (Abs. 4).
- § 14a UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Zusätzliche Angaben, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
- § 14b UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Aufbewahrung acht Jahre.
- § 14c UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Unrichtiger (Abs. 1) und unberechtigter (Abs. 2) Steuerausweis.
- § 26a UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Bußgeld bis 5.000 Euro für nicht oder zu spät ausgestellte Rechnungen.
- § 27 UStG (Abs. 38: Übergangsregeln zur E-Rechnung) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 31 UStDV — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Leistungszeitpunkt als Kalendermonat, Berichtigung einer Rechnung.
- § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- FAQ zur E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .