Leitweg-ID: Aufbau, Herkunft und was ohne sie passiert
Die Leitweg-ID adressiert Ihre Rechnung innerhalb der Verwaltung. Woher Sie sie bekommen, wie sie aufgebaut ist und warum eine falsche ID zur Stornierung führt.
Ohne Leitweg-ID kommt keine Rechnung bei einer Behörde an. Sie ist die Adressierung innerhalb der Verwaltung, und fehlt sie oder stimmt sie nicht, weist das Rechnungseingangsportal auch eine sonst fehlerfreie XRechnung zurück. Wie Sie die Leitweg-ID in Faktigo eintragen und auf Tippfehler prüfen lässt, steht unter XRechnung an Behörden erstellen.
Was sie ist
Eine Behörde ist kein einzelner Empfänger. Hinter „Stadtverwaltung” stehen Dutzende Ämter mit eigenen Budgets, und die Rechnung muss zu genau der Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Die Postanschrift reicht dafür nicht: Sie sagt, in welches Gebäude die Rechnung gehört, nicht auf welchen Schreibtisch.
Die Leitweg-ID sagt es. Sie steht in der Rechnung selbst, im Feld BT-10
(Buyer reference), und das Portal leitet danach weiter. Findet es keine oder
eine unbekannte ID, hat es keine Stelle, an die es zustellen könnte — und
lehnt ab.
Wie sie aufgebaut ist
Drei Teile, durch Bindestriche getrennt (fiktives Beispiel mit korrekter Prüfziffer):
991-12345-73
│ │ └── Prüfziffer (2 Stellen)
│ └─────── Feinadressierung (optional, bis 30 Zeichen)
└───────────── Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern)Die Grobadressierung bezeichnet die Körperschaft — Bund, Land, Kreis oder
Kommune. Die Feinadressierung bezeichnet die Stelle darin, also das Amt,
den Fachbereich oder die Kostenstelle. Sie ist optional: Kleine Behörden
kommen ohne aus, dann fällt der mittlere Teil samt Bindestrich weg und die ID
besteht nur aus Grobadressierung und Prüfziffer, etwa 04011000-45
(ebenfalls fiktiv).
Die Prüfziffer am Ende gehört zur ID und wird mit ihr zusammen vergeben. Sie wird nach dem Verfahren ISO 7064 Mod 97-10 aus den übrigen Zeichen berechnet — demselben, das auch die Prüfziffer der IBAN liefert. Sie ist der Grund, warum ein Zahlendreher auffällt, statt die Rechnung an die falsche Stelle zu schicken: Das Portal rechnet nach und weist zurück, was nicht zusammenpasst.
Wichtig ist, was die Leitweg-ID nicht ist: keine Steuernummer, keine Kundennummer, keine Auftragsnummer. Sie beschreibt den Empfänger, nicht den Vorgang. Die Auftragsnummer gehört in ein eigenes Feld.
Woher Sie sie bekommen
Vom Auftraggeber. Die Grobadressierung folgt zwar dem amtlichen Regionalschlüssel, und manche Länder und Kommunen veröffentlichen ihre IDs. Ob eine Feinadressierung dazugehört und welche, weiß aber nur die Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Verlassen Sie sich deshalb auf ihre Angabe, nicht auf eine Liste. In Hessen etwa vergibt das Land zentral nur die IDs seiner eigenen Behörden; Kommunen legen ihre selbst fest.
In der Regel steht sie schon in den Unterlagen, die Sie ohnehin haben:
- in der Bestellung oder im Auftragsschreiben,
- im Vertrag oder der Rahmenvereinbarung,
- in der Auftragsbestätigung,
- bei Ausschreibungen in den Vergabeunterlagen.
Finden Sie sie dort nicht, fragen Sie danach, bevor Sie die Rechnung schreiben. Das ist keine unangenehme Frage — die Vergabestellen kennen sie, weil sie täglich gestellt wird.
Was passiert, wenn sie fehlt oder falsch ist
Die Rechnung wird abgewiesen, meist automatisch und innerhalb von Minuten. Für den Auftraggeber ist sie dann in der Regel nicht eingegangen, und solange keine annahmefähige Rechnung vorliegt, warten Sie auf Ihr Geld. Ob Sie die Rechnung berichtigen oder stornieren und neu ausstellen, hängt vom Einzelfall ab. Fragen Sie im Zweifel Ihr Steuerbüro. Überschreiben dürfen Sie einen ausgestellten Beleg in keinem Fall.
Deshalb lohnt der Blick vor dem Ausstellen mehr als jede Korrektur danach.
Was Sie einmal einrichten
Die Leitweg-ID gehört zum Kunden, nicht zur einzelnen Rechnung: Dieselbe Behörde hat dieselbe ID für jeden Auftrag derselben Stelle. Einmal hinterlegt, trägt sie jede weitere Rechnung von selbst.
In Faktigo steht sie in den Kundenstammdaten. Beim Eintragen prüft Faktigo die
Form (zwei bis zwölf Ziffern Grobadressierung, optionale Feinadressierung, zwei
Stellen Prüfziffer) und die Prüfziffer rechnerisch; so fallen Tippfehler sofort
auf. Ob die ID tatsächlich existiert und zu Ihrem Auftraggeber gehört, bleibt
der Blick in die Unterlagen des Auftrags. Beim Erzeugen der XRechnung landet die
ID automatisch in BT-10. Die Funktion im Überblick:
XRechnung an Behörden erstellen.
Und dann?
Die Leitweg-ID ist eine von drei Bedingungen. Es braucht außerdem das richtige Format — XRechnung oder ZUGFeRD, je nach Empfänger — und den richtigen Einreichungsweg: ZRE, OZG-RE oder das Portal eines Bundeslandes. Welches Portal für wen zuständig ist und welche Fehler dort sonst noch auftreten, steht in XRechnung an Behörden.
Ob Ihre fertige Datei formal in Ordnung ist, können Sie vor dem Einreichen im
kostenlosen E-Rechnungs-Prüfwerkzeug prüfen. Es
verwendet die offiziellen Regeln der KoSIT; die Datei wird dazu an den Server
von Faktigo übertragen, nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht
gespeichert. Fehlt in einer XRechnung das Feld BT-10, meldet die Prüfung
den Fehler mit der Regel BR-DE-15.
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Quellen
- Leitweg-ID Formatspezifikation v2.0.2 (28.07.2021) — KoSIT / FITKO
- Datenblatt Leitweg-ID — FeRD
- Elektronische Rechnungen an das Land Hessen — Verwaltungsportal Hessen
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
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