Leitweg-ID: Aufbau, Herkunft und was ohne sie passiert
Die Leitweg-ID adressiert deine Rechnung innerhalb der Verwaltung. Woher du sie bekommst, wie sie aufgebaut ist und warum eine falsche ID zur Stornierung führt.
Ohne Leitweg-ID kommt keine Rechnung bei einer Behörde an. Sie ist die Adressierung innerhalb der Verwaltung — und der mit Abstand häufigste Grund, aus dem ein Rechnungseingangsportal eine sonst fehlerfreie XRechnung zurückweist.
Was sie ist
Eine Behörde ist kein einzelner Empfänger. Hinter „Stadtverwaltung” stehen Dutzende Ämter mit eigenen Budgets, und die Rechnung muss zu genau der Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Die Postanschrift reicht dafür nicht: Sie sagt, in welches Gebäude die Rechnung gehört, nicht auf welchen Schreibtisch.
Die Leitweg-ID sagt es. Sie steht in der Rechnung selbst, im Feld BT-10
(Buyer reference), und das Portal leitet danach weiter. Findet es keine oder
eine unbekannte ID, hat es keine Stelle, an die es zustellen könnte — und
lehnt ab.
Wie sie aufgebaut ist
Drei Teile, durch Bindestriche getrennt:
991-12345-67
│ │ └── Prüfziffer (2 Stellen)
│ └─────── Feinadressierung (optional, bis 30 Zeichen)
└───────────── Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern)Die Grobadressierung bezeichnet die Körperschaft — Bund, Land, Kreis oder
Kommune. Die Feinadressierung bezeichnet die Stelle darin, also das Amt,
den Fachbereich oder die Kostenstelle. Sie ist optional: Kleine Behörden
kommen ohne aus, dann fällt der mittlere Teil weg und die ID lautet etwa
04011000-12345-25.
Die Prüfziffer am Ende gehört zur ID und wird mit ihr zusammen vergeben. Sie ist der Grund, warum ein Zahlendreher auffällt, statt die Rechnung an die falsche Stelle zu schicken: Das Portal rechnet nach und weist zurück, was nicht zusammenpasst.
Wichtig ist, was die Leitweg-ID nicht ist: keine Steuernummer, keine Kundennummer, keine Auftragsnummer. Sie beschreibt den Empfänger, nicht den Vorgang. Die Auftragsnummer gehört in ein eigenes Feld.
Woher du sie bekommst
Vom Auftraggeber — und nur von dort. Es gibt kein öffentliches Verzeichnis, in dem du die ID einer Behörde nachschlagen könntest, und es gibt keine Regel, aus der du sie ableiten könntest.
In der Regel steht sie schon in den Unterlagen, die du ohnehin hast:
- in der Bestellung oder im Auftragsschreiben,
- im Vertrag oder der Rahmenvereinbarung,
- in der Auftragsbestätigung,
- bei Ausschreibungen in den Vergabeunterlagen.
Findest du sie dort nicht, frag danach, bevor du die Rechnung schreibst. Das ist keine unangenehme Frage — die Vergabestellen kennen sie, weil sie täglich gestellt wird.
Was passiert, wenn sie fehlt oder falsch ist
Die Rechnung wird abgewiesen. Nicht „mit Hinweis akzeptiert”, sondern zurückgewiesen, meist automatisch und innerhalb von Minuten.
Und damit beginnt das eigentliche Problem: Eine Rechnung, die du bereits ausgestellt hast, ist ein Beleg. Du kannst sie nicht einfach korrigieren und erneut senden. Der saubere Weg ist Storno und Neuausstellung — mit neuer Nummer, neuem Datum und allem, was daran hängt. Dass die Zahlungsfrist währenddessen weiterläuft, macht es nicht besser.
Deshalb lohnt der Blick vor dem Ausstellen mehr als jede Korrektur danach.
Was du dir einmal einrichtest
Die Leitweg-ID gehört zum Kunden, nicht zur einzelnen Rechnung: Dieselbe Behörde hat dieselbe ID für jeden Auftrag derselben Stelle. Einmal hinterlegt, trägt sie jede weitere Rechnung von selbst.
In Faktigo steht sie in den Kundenstammdaten und wird beim Eintragen auf ihre
Form geprüft — Grobadressierung, optionale Feinadressierung, Prüfziffer. Beim
Erzeugen der XRechnung landet sie automatisch in BT-10.
Und dann?
Die Leitweg-ID ist eine von drei Bedingungen. Es braucht außerdem das richtige Format — XRechnung oder ZUGFeRD, je nach Empfänger — und den richtigen Einreichungsweg: ZRE, OZG-RE oder das Portal eines Bundeslandes. Welches Portal für wen zuständig ist und welche Fehler dort sonst noch auftreten, steht in XRechnung an Behörden.
Ob deine fertige Datei formal in Ordnung ist, kannst du vor dem Einreichen im E-Rechnungs-Prüfwerkzeug ansehen — im Browser, ohne Upload.