XRechnung an Behörden: OZG-RE, ZRE und die Leitweg-ID
Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, braucht XRechnung, eine Leitweg-ID und den richtigen Einreichungsweg. Welches Portal wofür zuständig ist.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber laufen anders als im Geschäft zwischen Unternehmen. Drei Dinge müssen stimmen: das Format, die Leitweg-ID und der Einreichungsweg. Fehlt eines davon, wird die Rechnung abgewiesen — und zwar meist automatisch, ohne dass ein Mensch sie ansieht.
Das Format: XRechnung
Öffentliche Auftraggeber erwarten in der Regel XRechnung. Der Bund lässt nach § 4 ERechV auch andere Formate zu, die der EN 16931 entsprechen, und ZUGFeRD wird von einigen Stellen akzeptiert, aber nicht flächendeckend — im Zweifel ist XRechnung der sichere Weg.
Der Unterschied zwischen beiden Formaten steht unter XRechnung oder ZUGFeRD, die Norm dahinter unter EN 16931 erklärt.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Adressierungskennung des Empfängers — vergleichbar mit einer Postanschrift innerhalb der Verwaltung. Ohne sie weiß das Rechnungseingangsportal nicht, an welche Stelle die Rechnung weitergeleitet werden soll, und weist sie zurück.
Woher Sie sie bekommen: vom Auftraggeber. Sie steht in der Regel bereits in der Bestellung, im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Wenn nicht, fragen Sie danach, bevor Sie die Rechnung schreiben — eine bereits ausgestellte Rechnung nachträglich zu korrigieren ist umständlicher.
Aufgebaut ist sie aus einer Grobadressierung, einer optionalen
Feinadressierung und einer Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Im XML steht sie im Feld
BT-10 (Buyer reference). Aufbau, Herkunft und die Folgen einer falschen
Angabe stehen ausführlich unter Leitweg-ID.
Welches Portal für wen
Der Einreichungsweg hängt davon ab, wer der Auftraggeber ist. Das ist die Stelle, an der die meiste Verwirrung entsteht.
| Auftraggeber | Portal |
|---|---|
| Unmittelbare Bundesverwaltung | ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes |
| Mittelbare Bundesverwaltung und angeschlossene Länder | OZG-RE — OZG-Rechnungseingangsplattform |
| Länder und Kommunen | eigene Landesportale, je nach Bundesland unterschiedlich |
Welches der beiden Bundesportale zuständig ist, sagt Ihnen der Auftraggeber. Die Leitweg-ID allein verrät es nicht zuverlässig.
Für Länder und Kommunen gibt es keine einheitliche Lösung: Manche Bundesländer sind an OZG-RE angeschlossen, andere betreiben ein eigenes Portal, manche Kommunen nehmen Rechnungen weiterhin per E-Mail entgegen. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.
In Hessen gilt die E-Rechnungspflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern seit dem 18. April 2024. Ein zentrales Portal für alle gibt es nicht: Das Land vergibt Leitweg-IDs nur für seine eigenen Behörden, Kommunen organisieren den Rechnungseingang selbst. Fragen Sie deshalb bei jeder Stelle nach Leitweg-ID und Einreichungsweg.
Die Einreichungswege
Beide Bundesportale bieten mehrere Wege an:
- Weberfassung — die Rechnung im Browser eintippen. Für Einzelfälle brauchbar, bei mehreren Rechnungen im Monat mühsam.
- Upload — eine fertige XRechnung-Datei hochladen. Der übliche Weg für kleine und mittlere Anbieter.
- E-Mail — an eine portalspezifische Adresse, die Datei im Anhang.
- Peppol — automatisierte Übertragung über das europäische Netzwerk, ohne Portal. Lohnt sich ab regelmäßigem Rechnungsaufkommen.
Für die Weberfassung und den Upload brauchen Sie ein Konto beim jeweiligen Portal. Das legen Sie einmal an; die Zugangsdaten verwalten Sie dort, nicht in Ihrer Rechnungssoftware.
Warum Rechnungen abgewiesen werden
Typische Gründe:
- Leitweg-ID fehlt oder ist falsch.
- Formatfehler im XML. Die Portale prüfen gegen die offiziellen KoSIT-Regeln. Eine Datei, die dort durchfällt, wird nicht angenommen.
- Falsches Portal. An ZRE geschickt, was zu OZG-RE gehört — oder umgekehrt.
- Pflichtfelder unvollständig. Häufig fehlen Zahlungsbedingungen oder die Bankverbindung.
Punkt 2 können Sie vorher ausschließen: Unser kostenloser Prüfer validiert gegen dieselben KoSIT-Regeln, die auch die Portale einsetzen, und nennt jeden Verstoß im Klartext samt Regelnummer.
Was zu tun ist
- Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen, bevor die Rechnung geschrieben wird
- XRechnung erzeugen, nicht PDF
- Vor dem Einreichen prüfen lassen
- Zuständiges Portal beim Auftraggeber erfragen
- Bei einem Fehler in einer eingereichten Rechnung: siehe Stornorechnung und Gutschrift
- Die eingereichte Datei im Original aufbewahren — acht Jahre, unverändert
Faktigo hinterlegt die Leitweg-ID beim jeweiligen Kunden, sodass sie bei jeder Rechnung an diese Stelle automatisch mitgeschrieben wird, und erzeugt die XRechnung KoSIT-konform. Wie das im Programm aussieht, steht unter XRechnung an Behörden erstellen.
Grundlagen und Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: September 2026.
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Häufige Fragen
Wie schicke ich eine XRechnung an eine Behörde?
Sie erzeugen eine XRechnung, tragen die Leitweg-ID des Auftraggebers ein und reichen die Datei über das Portal ein, das der Auftraggeber nennt. Welches das ist, hängt davon ab, ob es sich um Bundesverwaltung, ein Land oder eine Kommune handelt.
Was ist OZG-RE?
OZG-RE ist die OZG-Rechnungseingangsplattform. Sie nimmt XRechnungen für die mittelbare Bundesverwaltung und angeschlossene Länder entgegen. Für die unmittelbare Bundesverwaltung ist die ZRE zuständig.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber. Sie steht in der Regel in der Bestellung oder im Vertrag. Fragen Sie nach, bevor Sie die Rechnung schreiben, denn ohne sie wird die Rechnung abgewiesen.
Reicht ein PDF für eine Rechnung an die Behörde?
Meist nicht. Öffentliche Auftraggeber erwarten in der Regel eine XRechnung als XML-Datei. ZUGFeRD nehmen manche Stellen an, aber nicht alle.
Was ist die Norm hinter der XRechnung?
Die europäische Norm EN 16931. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung davon mit zusätzlichen Regeln, zum Beispiel der Leitweg-ID.
Quellen
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen — EUR-Lex
- Elektronische Rechnungen an das Land Hessen — Verwaltungsportal Hessen
- XRechnung — KoSIT (XStandards Einkauf)
- Leitweg-ID Formatspezifikation v2.0.2 (28.07.2021) — KoSIT / FITKO
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .