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E-Rechnung empfangen: Was Sie als Unternehmer jetzt tun müssen

E-Rechnung empfangen: Seit 2025 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Empfangsweg, Prüfung, Aufbewahrung und was Sie jetzt tun müssen.

Von Rostyslav TulikaQuellen ↓

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für die Schreinerei genauso wie für die Freiberuflerin, und es gilt auch für Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen später oder, als Kleinunternehmer, gar nicht. Empfangen müssen Sie sie schon jetzt.

Diese Seite beantwortet die praktische Frage: Was heißt „empfangen können“ konkret, und was tun Sie Schritt für Schritt? Die Fristen fürs Ausstellen stehen im Überblick zur E-Rechnung.

Was „empfangen können“ bedeutet

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis sind das zwei Formate:

  • XRechnung: eine reine XML-Datei, ohne lesbares Layout.
  • ZUGFeRD: ein PDF, in dem derselbe Datensatz als XML steckt.

Sie bekommen sie in der Regel per E-Mail-Anhang, über ein Lieferantenportal oder bei Behörden über deren Plattform. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne XML ist dagegen keine E-Rechnung. Den Unterschied der beiden Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.

„Empfangen können“ heißt: Sie haben einen Weg, auf dem die Datei bei Ihnen ankommt, und Sie können sie öffnen, lesen und aufbewahren. Ein Postfach, in das niemand schaut, erfüllt das nicht.

In 5 Schritten zum Empfang

  1. Empfangsweg festlegen. Meist ist das eine E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig prüfen. Geben Sie sie Ihren Lieferanten, wenn sie nach einer Adresse für E-Rechnungen fragen.
  2. Datei richtig erkennen. XML-Dateien und PDFs mit eingebettetem XML sind E-Rechnungen. Ein gewöhnliches PDF nicht.
  3. Formal prüfen. Laden Sie die Datei in den kostenlosen E-Rechnung-Prüfer. Er prüft gegen die Regeln der EN 16931 und zeigt Fehler an. Die Prüfung sagt nichts darüber, ob Betrag und Leistung stimmen. Das prüfen Sie wie bei jeder Rechnung.
  4. Lesbar machen. Eine XRechnung ist als Datei kaum lesbar. Sie brauchen ein Programm oder einen Viewer, der die Felder darstellt.
  5. Unverändert aufbewahren. Bewahren Sie die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot. Das ist der Teil, der in der Praxis am häufigsten fehlt.

Aufbewahrung: das eigentliche Risiko

Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz selbst, unveränderbar, im Originalformat und acht Jahre lang maschinell auswertbar (§ 147 AO, GoBD in der Fassung vom 14.07.2025). Wer die E-Rechnung nur ausdruckt oder als Bild ablegt, erfüllt die Pflicht nicht. Bei ZUGFeRD zählt das XML. Den Bildteil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Angaben enthält, die im XML fehlen.

Was dazugehört, steht im Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahren. Wie Sie die Abläufe beschreibst, zeigt die Verfahrensdokumentation.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Dasselbe wie für alle anderen: Empfangen und aufbewahren müssen Sie seit 2025. Ausstellen müssen Sie nicht (§ 34a UStDV). Details und eine Checkliste stehen unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wann darf der Lieferant noch ein PDF schicken?

Für das Empfangen gibt es keine Übergangszeit: Sie müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können. Nur für das Ausstellen gilt nach § 27 Abs. 38 UStG eine Übergangszeit: Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format gestellt werden. Hatte der Aussteller im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz, gilt das noch bis 31.12.2027 (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Sie dürfen daher noch PDFs bekommen, aber Sie müssen auf echte E-Rechnungen vorbereitet sein. Ab 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen, die nicht unter eine Ausnahme fallen.

Was Faktigo beim Empfang übernimmt

Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage. Wie Sie eine E-Rechnung in Faktigo Schritt für Schritt empfangen, steht in der Hilfe: E-Rechnung empfangen: Anleitung.

  • Faktigo nimmt XRechnung im UBL-Format und ZUGFeRD (CII) entgegen: per Belegkorb-Adresse und als Datei-Upload (XML oder ZUGFeRD-PDF, bis 5 MB).
  • Die Datei wird gegen die KoSIT-Regeln zur EN 16931 geprüft, das Ergebnis sehen Sie am Eingang.
  • Der strukturierte Datensatz bleibt im Originalformat erhalten, solange Ihr Konto besteht. Nach einer Kündigung sorgen Sie für die Pflichtfrist von acht Jahren mit dem Export selbst.
  • Aus der empfangenen Rechnung lässt sich eine Ausgabe buchen.
  • Empfangen ist in jedem Tarif enthalten, auch im Free-Tarif.

Faktigo ersetzt nicht Ihre inhaltliche Prüfung: Ob Leistung und Betrag zur Rechnung passen, entscheiden Sie.

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Stand: November 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.

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Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen als Kleinunternehmer nicht (§ 34a UStDV).

Reicht eine normale E-Mail-Adresse zum Empfang?

Sie brauchen einen Weg, auf dem Sie E-Rechnungen tatsächlich bekommen und lesen können. Eine erreichbare, überwachte E-Mail-Adresse ist dafür der übliche Weg. Entscheidend ist, dass Sie die Datei danach öffnen, prüfen und unverändert aufbewahren können.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein, nicht automatisch. Ein normales PDF ist ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz (XML), wie bei XRechnung oder ZUGFeRD. Ein ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung, weil das XML in der PDF-Datei steckt.

Darf ich Rechnungen als PDF weiter akzeptieren?

Für Rechnungen, die Ihr Lieferant nach den Übergangsregeln noch als PDF oder auf Papier stellen darf, ja. Die Übergangszeit (§ 27 Abs. 38 UStG) gilt nur für das Ausstellen: bis 31.12.2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis 31.12.2027. Empfangen und verarbeiten können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem schon heute.

Wie lange muss ich eine empfangene E-Rechnung aufbewahren?

Acht Jahre, im Originalformat und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein Bildscan der E-Rechnung genügt nicht.

Wie prüfe ich, ob die empfangene E-Rechnung korrekt ist?

Mit einem Validator, der die Datei gegen die Regeln der EN 16931 prüft. Der kostenlose E-Rechnung-Prüfer unter /e-rechnung/pruefen/ macht das ohne Anmeldung. Er sagt Ihnen, ob die Datei formal in Ordnung ist, nicht ob der Inhalt stimmt.

Kann Faktigo E-Rechnungen empfangen?

Ja. Faktigo nimmt XRechnung (UBL) und ZUGFeRD entgegen, prüft sie gegen die KoSIT-Regeln, zeigt das Ergebnis an und bewahrt den strukturierten Datensatz im Originalformat auf. Das ist in jedem Tarif enthalten, auch im Free-Tarif.

Quellen

  1. § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Definition der elektronischen Rechnung als Rechnung in einem strukturierten Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
  2. BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der FinanzenEmpfangspflicht seit 01.01.2025 und Übergangsregeln für das Ausstellen.
  3. GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 — Bundesministerium der FinanzenAufbewahrung im Originalformat, maschinelle Auswertbarkeit.
  4. § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege.
  5. § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nicht ausstellen.

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