KI-Belegerfassung: Beleg fotografieren, Werte prüfen, selbst entscheiden
Beleg als Foto oder PDF hochladen: Faktigo liest Datum, Betrag und Steuersatz aus, markiert Unsicheres und bucht erst, wenn Sie es bestätigen.
Belege abtippen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Bei der KI-Belegerfassung laden Sie ein Foto oder PDF hoch und Faktigo füllt einen Ausgaben-Entwurf vor. Prüfen und buchen tun Sie selbst.
1. Beleg hochladen, Werte werden gelesen
Sie fotografieren den Beleg oder laden das PDF hoch, in den Ausgaben oder per E-Mail an Ihre Belegadresse. Faktigo liest daraus:
- Datum und Lieferant,
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag und den Steuersatz (0, 7 oder 19 Prozent),
- bei mehreren Steuersätzen eine Zeile je Satz,
- eine passende Kategorie für die EÜR,
- falls vorhanden Rechnungsnummer, Fälligkeit und IBAN.
Steht ein Steuersatz nicht eindeutig auf dem Beleg, rät Faktigo ihn nicht, sondern markiert ihn als offen.
2. Jede Zeile ist prüfbar, mit Hinweisen
Das Ergebnis ist ein Entwurf, kein fertiger Buchungssatz. Faktigo schreibt dazu, was unsicher ist oder Aufmerksamkeit verdient:
- Datum oder Betrag nicht erkannt: Das Feld bleibt leer, Sie tragen es nach.
- Steuersatz errechnet: Wurde er aus Netto und Brutto berechnet, steht dort die Aufforderung, ihn mit dem Beleg zu vergleichen.
- Mehrere Steuersätze: Faktigo prüft, ob die Summen zum Beleg passen. Bei größerer Abweichung bleibt die Buchung gesperrt, bis Sie verglichen haben.
- § 19 UStG: Steht auf dem Beleg ein Kleinunternehmerhinweis, enthält der Betrag keine abziehbare Vorsteuer. Die Summe ist dann der Bruttobetrag.
- § 13b UStG / Reverse Charge: Faktigo weist darauf hin, setzt aber nichts automatisch.
- Kategorie unklar: Die Ausgabe landet in „Sonstiges“.
Die Hinweise zu § 19 und § 13b erkennt Faktigo am Text des Belegs. Das klappt bei PDF mit Text, nicht bei einem reinen Foto.
3. Sie entscheiden
Nichts wird korrigiert oder geschätzt und nichts ohne Sie gebucht. Auf dem Entwurf steht: „Bitte mit dem Beleg abgleichen, erst dann buchen.“ Erst Ihre Bestätigung macht daraus eine Buchung. Ihr Beleg bleibt zusätzlich als Datei gespeichert, die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 AO in der Regel mehrere Jahre.
Welche Rolle KI in der Buchhaltung rechtlich und organisatorisch spielt (GoBD, Verfahrensdokumentation, Datenschutz, ersetzendes Scannen), steht im Ratgeber KI in der Buchhaltung. Diese Seite beschreibt nur, was Faktigo tut.
Was nicht geht
- Eingescannte PDFs ohne lesbaren Text: Machen Sie ein Foto.
- Die KI kann sich irren, besonders bei Handyfotos mit Schatten oder verknitterten Kassenbons. Deshalb die Prüfung.
- Eingegangene E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) brauchen keine KI: Faktigo liest ihre Daten direkt aus der XML. Mehr dazu in der Anleitung E-Rechnung empfangen.
Tarife
| Tarif | KI-erfasste Belege pro Kalendermonat |
|---|---|
| Free | nicht enthalten |
| Solo | 20 |
| Starter | 50 |
| Pro | 300 |
Abgelehnte Dateien zählen nicht mit. Alle Tarife sehen Sie auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Welche Dateien kann ich hochladen?
Fotos (JPEG, PNG, WebP), PDF sowie Word-Dokumente (DOC, DOCX), jeweils bis 10 MB. Bei PDF liest Faktigo den Text in der Datei. Ein eingescanntes PDF ohne Text lässt sich nicht lesen, mach davon besser ein Foto.
Wird etwas automatisch gebucht?
Nein. Das Ergebnis ist ein Entwurf in den Ausgaben. Gebucht wird erst, wenn Sie Datum, Beträge und Steuersatz mit dem Beleg abgeglichen und bestätigt haben.
Zählt ein abgelehnter Upload zum Monatskontingent?
Nein. Dateien, die schon bei der Formprüfung abgelehnt werden (zum Beispiel falscher Typ oder zu groß), kosten kein Kontingent.
In welchen Tarifen gibt es die KI-Belegerfassung?
Solo: 20 Belege pro Kalendermonat, Starter: 50, Pro: 300. Der Free-Tarif enthält sie nicht. Details stehen auf der Preisseite.
Quellen
- § 19 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, kein Vorsteuerabzug.
- § 13b UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
- § 147 AO — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Finanzen)Aufbewahrung von Buchungsbelegen.
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