Datenschutz­erklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website. Für die Nutzung der Faktigo-Anwendung selbst gilt die separateDatenschutzerklärung der App.

1. Verantwortlicher

Tail Forge Technologies, Inhaber Rostyslav Tulika
Hauswiesenweg 4, 36358 Herbstein-Steinfurt, Deutschland
E-Mail: contact@faktigo.de

2. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keineTracking-, Analyse- oder Werbedienste. Es werden keine Einwilligungen benötigt — deshalb gibt es hier auch keinen Cookie-Banner. Alle Schriften und sonstigen Ressourcen werden von unserem eigenen Server geladen; es findet keine Einbindung von Drittanbieter-CDNs statt.

Links von dieser Website zur Faktigo-Anwendung enthalten den Zusatz ?src= mit dem Namen der Seite, von der Sie kommen (zum Beispiel preise). Er enthält keine Angaben zu Ihrer Person und wird erst in der Anwendung ausgewertet (siehe deren Datenschutzerklärung).

3. Server-Logdateien

Beim Aufruf dieser Website verarbeiten unsere Server technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Geräts, um die Verbindung herzustellen und Ihnen die Seite auszuliefern. In den Zugriffsprotokollen (Server-Logdateien) speichern wir dabei nur:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei, Statuscode und übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent) und die Referrer-URL

Ihre IP-Adresse wird in diesen Zugriffsprotokollen nicht gespeichert. Nur wenn bei der Bearbeitung einer Anfrage ein technischer Fehler auftritt (zum Beispiel eine Zeitüberschreitung), kann die IP-Adresse in einem Fehlerprotokoll des Servers stehen. Diese Protokolle nutzen wir ausschließlich zur Fehlersuche; sie werden nicht ausgewertet, nicht mit anderen Daten zusammengeführt und automatisch überschrieben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website und in der Abwehr von Angriffen und Missbrauch.

4. E-Rechnungs-Prüfwerkzeug

Unter /e-rechnung/pruefen/ können Sie eine E-Rechnung im XML-Format oder als ZUGFeRD-/Factur-X-PDF auf formale Fehler prüfen lassen. Dazu überträgt Ihr Browser die ausgewählte Datei verschlüsselt an unseren eigenen Server (api.app.faktigo.de). Bei einer PDF wird die vollständige Datei übertragen; geprüft wird nur die darin eingebettete XML-Rechnung, der übrige Inhalt der PDF wird nicht ausgewertet. Die Prüfung erfolgt mit dem Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT-Validator), und das Ergebnis wird an Ihren Browser zurückgeschickt. Die Prüfung läuft vollständig auf unserem Server; Dritte oder externe Prüfdienste sind nicht beteiligt. Ist unser Server nicht erreichbar, führt Ihr Browser bei XML-Dateien stattdessen eine vereinfachte Prüfung selbst durch; die Datei verlässt Ihr Gerät dann nicht.

Welche Daten verarbeitet werden:

• der Inhalt der Datei. Rechnungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten, auch von Dritten, etwa Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Steuernummern und Bankverbindungen (IBAN) von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sowie Angaben zu den abgerechneten Leistungen
• die IP-Adresse Ihres Geräts und der Zeitpunkt der Anfrage

Zweck und Rechtsgrundlage: Zweck ist die Prüfung Ihrer Datei und die Bereitstellung des Ergebnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb eines kostenlosen Prüfwerkzeugs und am Schutz vor Missbrauch); soweit Sie die Prüfung für sich selbst anfordern, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Enthält Ihre Rechnung Daten Dritter (z. B. Rechnungspartner), verarbeiten wir diese ausschließlich für die Dauer der Prüfung im Arbeitsspeicher; wir speichern sie nicht und geben sie nicht weiter. Eine gesonderte Information dieser Personen nach Art. 14 DSGVO erfolgt nicht einzeln, da sie uns nicht bekannt sind und eine Information unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO); diese Datenschutzerklärung dient der Information.

Bitte laden Sie nur Rechnungen hoch, die Sie verarbeiten dürfen, also in der Regel Rechnungen, die Sie selbst ausgestellt oder erhalten haben. Wenn Sie nur das Format testen wollen, genügt eine Rechnung mit Beispieldaten.

Keine Speicherung: Die Datei wird nur für die Dauer der Prüfung verarbeitet und nicht in eine Datenbank geschrieben. Die Prüfung erfolgt in einem getrennten Prüfdienst (KoSIT-Validator), der nur intern erreichbar ist. Der Inhalt Ihrer Datei wird dabei nicht dauerhaft gespeichert; temporäre Betriebsdaten des Dienstes liegen in einem flüchtigen Speicher, der beim Entfernen des Dienstes gelöscht wird. Den Inhalt der Datei schreibt unsere Anwendung nicht in Protokolle. Das Prüfergebnis speichern wir ebenfalls nicht. Das Prüfwerkzeug setzt keine Cookies und verwendet kein Tracking.

IP-Adresse und Protokolle: Um Missbrauch und Überlastung zu verhindern, sind höchstens zehn Prüfungen pro Minute und IP-Adresse möglich. Dafür bildet unser Server aus Ihrer IP-Adresse einen Prüfwert (SHA-256-Hash) und legt ihn zusammen mit einem Zähler im Arbeitsspeicher eines Zwischenspeichers (Redis) auf unserem Server ab. Die IP-Adresse selbst wird dort nicht im Klartext gespeichert; der Zwischenspeicher wird nicht auf einen Datenträger gesichert. Zähler und Prüfwert werden nach Ablauf des Zeitfensters von einer Minute automatisch gelöscht; wurde die Grenze überschritten, bleibt eine Sperrmarkierung für eine weitere Minute bestehen. Spätestens nach zwei Minuten sind die Daten also gelöscht. Unsere Anwendung protokolliert zu jeder Anfrage nur die aufgerufene Adresse, das Ergebnis (Statuscode) und die Bearbeitungsdauer, ohne IP-Adresse und ohne Dateiinhalt. Zu den Server-Logdateien siehe Nr. 3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb des Dienstes und an der Abwehr von Missbrauch).

Verarbeitungsort: Die Prüfung läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland; zum Hosting siehe Nr. 7. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (E-Mail- Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5a. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular auf der Seite „Kontakt“ nutzen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie eingeben: Name, E-Mail-Adresse, optional Firma und den Inhalt Ihrer Nachricht. Zusätzlich verarbeitet unser Server technisch bedingt Ihre IP-Adresse (zur Begrenzung der Anfragen pro Zeitraum, Schutz vor Missbrauch) und den Zeitpunkt, an dem das Formular geladen wurde (Spam-Schutz).

Die Daten werden an unseren Server (api.app.faktigo.de, eigene Server in Deutschland) übertragen und von dort als E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Zusätzlich senden wir Ihnen eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse; sie enthält keine Ihrer Eingaben. Das Formular speichert Ihre Nachricht nicht in einer Datenbank. Wir setzen keine externen Formular-Dienste und kein Captcha eines Drittanbieters ein. Es werden keine Cookies gesetzt.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). IP-Adresse und Zeitstempel dienen dem Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die E-Mail mit Ihrer Nachricht löschen wir, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die IP-Adresse für die Anfragebegrenzung wird nur kurzzeitig (Minuten) im Zwischenspeicher gehalten. Die Pflichtfelder sind erforderlich, damit wir antworten können. Sie können uns stattdessen jederzeit per E-Mail oder WhatsApp kontaktieren.

5b. Support-Anfragen (hilfe.faktigo.de)

Für Support-Anfragen nutzen wir das Ticketsystem Zammad unter hilfe.faktigo.de. Es läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland; einen externen Support-Dienstleister setzen wir nicht ein. Eine Anfrage wird zu einem Ticket, wenn Sie uns an support@faktigo.de schreiben oder das Hilfeformular in der Faktigo-Anwendung nutzt.

Welche Daten verarbeitet werden: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, der Inhalt Ihrer Nachricht samt Anhängen, Datum und Uhrzeit sowie unsere Antworten und internen Notizen zum Ticket. Über das Hilfeformular in der Anwendung kommen der Name Ihrer Organisation (samt Kennung), Ihre Benutzer-ID und, wenn Sie es auswählen, die Adresse der Seite hinzu, auf der Sie sich gerade befinden. So können wir Ihr Anliegen zuordnen und nachvollziehen. Bitte schreiben Sie in Support-Anfragen keine Zugangsdaten und keine Rechnungs- oder Kundendaten Dritter, die wir nicht brauchen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und das Problem zu lösen. Sind Sie Kunde von Faktigo oder betrifft die Anfrage einen Vertrag oder ein Angebot, ist das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen, etwa bei allgemeinen Fragen, beruht es auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger, nachvollziehbarer Support und die Verbesserung von Produkt und Hilfetexten.

Empfänger: Zugriff haben nur wir als Betreiber. Wir geben die Daten nicht an Dritte weiter. Mails an und von support@faktigo.de laufen technisch über unseren Mailserver und den Internet-Eingang bei der netcup GmbH (siehe Nr. 7, Hosting); eine Auswertung zu eigenen Zwecken findet dort nicht statt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Speicherort und Speicherdauer: Die Tickets liegen in der Zammad-Datenbank auf unseren Servern in Deutschland. Die abgerufene E-Mail löschen wir aus dem Postfach; das Ticket bleibt in Zammad. Geschlossene Tickets löschen wir automatisch drei Jahre nach Abschluss. Muss ein Ticket als Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO, 6 Jahre bei Geschäftsbriefen, 8 Jahre bei Buchungsbelegen), speichern wir es bis zum Ablauf dieser Frist. Gelöschte Tickets sind nach höchstens 30 Tagen auch aus unseren Datensicherungen verschwunden. Sie können die Löschung auch früher verlangen (Nr. 8).

Die Angaben im Hilfeformular sind nötig, damit wir antworten können. Sie können uns stattdessen jederzeit per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.

6. Kontaktaufnahme per WhatsApp

Auf dieser Website finden Sie einen Link, über den Sie uns per WhatsApp schreiben können. Das istfreiwillig: Sie erreichen uns genauso per E-Mail (contact@faktigo.de) oder telefonisch. Der Link ist ein gewöhnlicher Verweis. Beim Aufruf dieser Seite wird nichts von WhatsApp geladen und es werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Erst wenn Sie den Link anklicken, werden Sie zu WhatsApp (wa.me) weitergeleitet. Dabei erhält WhatsApp technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Gerätedaten.

Schreiben Sie uns dort, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, ggf. Ihren WhatsApp-Profilnamen und -bild sowie den Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachrichten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wir nutzen dafür die WhatsApp-Business-App auf einem Mobiltelefon. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder ein Angebot zielt, ansonsten unser berechtigtes Interesse an einer unkomplizierten Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen (Nr. 8).

Empfänger und Drittland: WhatsApp wird in der EU von der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland betrieben. Sie verarbeitet nach eigenen Angaben Nachrichten-Metadaten (z. B. Telefonnummer, Zeitpunkte, Geräte- und Verbindungsdaten) zu eigenen Zwecken und ist dafür selbst datenschutzrechtlich verantwortlich; Näheres steht in derDatenschutzrichtlinie von WhatsApp. Die Inhalte der Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp Ireland übermittelt Daten an WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. in den USA. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Beschluss (EU) 2023/1795), unter dem WhatsApp LLC zertifiziert ist (Stand: Oktober 2026; die gegen den Beschluss eingelegte Rechtsmittelklage ist beim EuGH anhängig).

Speicherdauer: Wir löschen den Chat, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, spätestens nach sechs Monaten. Führt die Anfrage zu einem Auftrag, bewahren wir geschäftlich relevante Nachrichten nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (§ 257 HGB, § 147 AO), dann außerhalb von WhatsApp. Auf Servern von WhatsApp gelten deren eigene Fristen.

Bitte keine sensiblen Daten: Schicken Sie uns über WhatsApp keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), keine Zugangsdaten, Kontodaten, Steuernummern oder Rechnungs- und Kundendaten. Für solche Inhalte nutze bitte E-Mail oder die Faktigo-Anwendung.

7. Hosting

Diese Website, das Prüfwerkzeug und das Kontaktformular werden auf unseren eigenen Servern in Deutschland betrieben. Die Verbindung aus dem Internet läuft über einen virtuellen Server der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, die in unserem Auftrag tätig ist (Art. 28 DSGVO). Anwendung, Datenbank und Datensicherung betreiben wir selbst auf eigenen Servern in Deutschland. Der virtuelle Server leitet die Verbindung einschließlich Ihrer IP-Adresse verschlüsselt an unsere Server weiter, damit wir die unter Nr. 4 beschriebene Missbrauchsbegrenzung pro Besucher anwenden können; er protokolliert dabei keine einzelnen Verbindungen. Beim Hosting findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt.

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail ancontact@faktigo.de.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wiesbaden.