ZUGFeRD-Format: Aufbau, Profile und Prüfung der Rechnung
ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Aufbau, Profile (BASIC, EN 16931, EXTENDED), Unterschied zu Factur-X und wie Sie eine Datei prüfen.
ZUGFeRD ist eines der verbreitetsten E-Rechnungsformate im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland. Der Name steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD); die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist eine elektronische Rechnung, die wie ein PDF aussieht. Diese Seite erklärt, wie das Format aufgebaut ist, welche Profile als E-Rechnung zählen und wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen und prüfen.
Das ZUGFeRD-Format: PDF mit eingebettetem XML
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Beides zusammen in einer Datei:
- Das PDF ist die für Menschen lesbare Rechnung — sie sieht aus und öffnet sich wie jedes andere PDF.
- Das XML enthält dieselben Angaben strukturiert, sodass eine Software sie ohne Texterkennung auslesen kann.
Genau diese Doppelnatur ist der praktische Vorteil: Ein Empfänger, dessen Software noch nicht auf E-Rechnungen vorbereitet ist, kann die Datei trotzdem öffnen und ansehen. Für die Übergangszeit bis 2028 ist das der geringste Reibungspunkt.
| Teil der Datei | Inhalt | Wer liest es |
|---|---|---|
| PDF/A-3 | die sichtbare Rechnung | Menschen |
factur-x.xml (CII) | dieselben Angaben strukturiert | Software |
Das eingebettete XML folgt dem Standard CII (UN/CEFACT Cross Industry
Invoice) und heißt in der Datei in der Regel factur-x.xml. XRechnung nutzt dagegen
üblicherweise UBL — beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Die ZUGFeRD-Profile — und welche zählen
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Felder strukturiert vorliegen. Das ist keine Feinheit, sondern entscheidet darüber, ob die Rechnung die gesetzliche Pflicht erfüllt.
| Profil | Erfüllt die E-Rechnungspflicht | Wofür geeignet |
|---|---|---|
MINIMUM | nein — nur Eckdaten, keine vollständige Rechnung | Begleitdaten zu einem Papierprozess |
BASIC WL | nein — ohne Positionsdaten | Begleitdaten ohne Positionen |
BASIC | ja, für einfache Fälle | einfache Rechnungen |
EN 16931 (früher „COMFORT”) | ja — der Regelfall | Standardrechnungen an Unternehmen |
EXTENDED | ja, mit zusätzlichen Feldern | Branchen mit Zusatzdaten |
XRECHNUNG | ja, entspricht den XRechnung-Regeln | Rechnungen an Behörden |
Praktische Regel: Ab Profil EN 16931 sind Sie auf der sicheren Seite.
MINIMUM und BASIC WL sind ausdrücklich keine E-Rechnungen im Sinne des
Gesetzes — sie waren als Begleitdaten zu einem Papierprozess gedacht.
Maßgeblich ist außerdem die Version: Erst ab ZUGFeRD 2.0.1 entspricht das Format der EN 16931. Ältere Dateien nach 1.0 erfüllen die Pflicht nicht.
ZUGFeRD-Versionen und Factur-X
Es gibt mehrere Versionen, von 1.0 bis zur aktuellen 2.5.x. Für die E-Rechnungspflicht
zählt ab 2.0.1. Ab Version 2.1 ist ZUGFeRD mit dem französischen Factur-X
identisch: Dieselbe Datei trägt beide Namen, und das XML heißt deshalb meist
factur-x.xml.
ZUGFeRD-Rechnung prüfen: woran Sie eine echte erkennen
Ein PDF, das aussieht wie eine Rechnung, ist noch keine ZUGFeRD-Rechnung. Entscheidend ist ausschließlich das eingebettete XML.
Prüfen können Sie das so:
- Im PDF-Betrachter unter den Anhängen oder eingebetteten Dateien nachsehen. Fehlt dort eine XML-Datei, ist es ein gewöhnliches PDF.
- Die Datei prüfen lassen. Unser Prüfer (ZUGFeRD-Rechnung kostenlos prüfen) nimmt die PDF direkt an, liest das eingebettete XML aus und validiert es gegen die offiziellen Regeln und nennt Verstöße im Klartext.
Umgekehrt gilt: Ein eingescanntes oder gedrucktes und wieder eingelesenes PDF verliert das XML. Damit ist es keine E-Rechnung mehr — auch wenn es vorher eine war.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Das Format richtet sich nach dem Empfänger: Behörden erwarten in aller Regel XRechnung, Unternehmen meist ZUGFeRD. Die Entscheidungshilfe steht unter XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format wann?; die Norm dahinter erklärt EN 16931.
Beim Archivieren aufpassen
Aufzubewahren ist die Originaldatei mitsamt eingebettetem XML. Wird das PDF neu erzeugt, konvertiert oder durch ein Archivsystem „optimiert”, geht der strukturierte Datensatz verloren — und mit ihm die Konformität.
Das ist der häufigste Fehler beim Umgang mit ZUGFeRD, und er fällt erst bei der Prüfung auf. Mehr dazu unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Von Hand geht das nicht sinnvoll: Das XML muss der Norm entsprechen und zum sichtbaren PDF passen. Weichen beide voneinander ab, gilt das XML. Die strukturierten Daten sind der führende Teil der Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Was nur im PDF steht, kann zu Rückfragen oder sogar zu einer doppelt geschuldeten Steuer führen.
In der Praxis erzeugt das die Rechnungssoftware: Sie schreiben die Rechnung einmal, das Programm erzeugt PDF und XML aus denselben Daten.
Faktigo erzeugt ZUGFeRD und XRechnung aus demselben Entwurf. Welches Format ein Kunde bekommt, wird bei ihm hinterlegt, sodass beim Schreiben keine Entscheidung mehr nötig ist.
Grundlagen und Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung, die Pflichtangaben mit Beispielrechnung unter Rechnung schreiben.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
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Häufige Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei im Format PDF/A-3, in die dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML. Ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG ist sie eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Was bedeutet ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gibt das Format heraus. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Sie sieht aus wie ein gewöhnliches PDF: Absender, Positionen, Beträge, wie bei jeder Rechnung. Der Unterschied steckt im Inneren. In der PDF-Datei liegt zusätzlich eine XML-Datei, meist factur-x.xml, die dieselben Angaben strukturiert enthält. Sie sehen sie in der Anhangsliste des PDF-Betrachters.
Ist jede ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige strukturierte Daten und erfüllen die E-Rechnungspflicht nicht. Dasselbe gilt für Dateien nach ZUGFeRD 1.0. Erst ab Version 2.0.1 entspricht das Format der Norm EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Technisch keiner. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format; ZUGFeRD ab Version 2.1 und Factur-X 1.0 sind identisch. Die eingebettete XML-Datei heißt deshalb in der Regel factur-x.xml.
Kann ich ein PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?
Nicht zuverlässig. Für eine ZUGFeRD-Rechnung braucht es die Rechnungsdaten in strukturierter Form: Beträge, Steuersätze, Positionen, Adressen. Aus einem fertigen PDF müsste ein Programm sie erst per Texterkennung erraten, und Fehler dabei landen im XML, also im führenden Teil der Rechnung. Sicherer ist es, die Rechnung in einem Programm zu schreiben, das PDF und XML aus denselben Daten erzeugt.
Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Öffnen Sie die Anhänge der PDF-Datei: Dort muss eine XML-Datei liegen. Ob das XML den Regeln der EN 16931 entspricht, zeigt ein Validator. Der kostenlose Prüfer unter faktigo.de/e-rechnung/pruefen/ nimmt die PDF-Datei an, liest das XML aus und prüft es mit dem KoSIT-Validator. Die Datei wird dazu übertragen und nicht gespeichert.
Kann ich mit Faktigo ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?
Ja, in jedem Tarif, auch im kostenlosen. Faktigo erzeugt aus einem Rechnungsentwurf wahlweise ZUGFeRD oder XRechnung und prüft jede E-Rechnung vor dem Versand mit dem KoSIT-Validator; gefundene Fehler zeigt Faktigo Ihnen vor dem Versand an.
Quellen
- ZUGFeRD / Factur-X — FeRD
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
- § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 — Bundesministerium der Finanzen
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