ZUGFeRD-Rechnung: Format, Profile und wie du sie erstellst

ZUGFeRD ist das in Deutschland verbreitetste E-Rechnungsformat im Geschäft zwischen Unternehmen. Der Name steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Was ZUGFeRD technisch ist

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Beides zusammen in einer Datei:

• Das PDF ist die für Menschen lesbare Rechnung — sie sieht aus und öffnet sich wie jedes andere PDF.
• Das XML enthält dieselben Angaben strukturiert, sodass eine Software sie ohne Texterkennung auslesen kann.

Genau diese Doppelnatur ist der praktische Vorteil: Ein Empfänger, dessen Software noch nicht auf E-Rechnungen vorbereitet ist, kann die Datei trotzdem öffnen und ansehen. Für die Übergangszeit bis 2028 ist das der geringste Reibungspunkt.

Das eingebettete XML folgt dem Standard CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). XRechnung nutzt dagegen üblicherweise UBL — beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Die Profile — und welche zählen

ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Felder strukturiert vorliegen. Das ist keine Feinheit, sondern entscheidet darüber, ob die Rechnung die gesetzliche Pflicht erfüllt.

Profil	Erfüllt die E-Rechnungspflicht
MINIMUM	nein — nur Eckdaten, keine vollständige Rechnung
BASIC WL	nein — ohne Positionsdaten
BASIC	ja, für einfache Fälle
EN 16931 (früher „COMFORT”)	ja — der Regelfall
EXTENDED	ja, mit zusätzlichen Feldern
XRECHNUNG	ja, entspricht den XRechnung-Regeln

Praktische Regel: Ab Profil EN 16931 bist du auf der sicheren Seite. MINIMUM und BASIC WL sind ausdrücklich keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes — sie waren als Begleitdaten zu einem Papierprozess gedacht.

Maßgeblich ist außerdem die Version: Erst ab ZUGFeRD 2.0.1 entspricht das Format der EN 16931. Ältere Dateien nach 1.0 erfüllen die Pflicht nicht.

Woran du eine echte ZUGFeRD-Rechnung erkennst

Ein PDF, das aussieht wie eine Rechnung, ist noch keine ZUGFeRD-Rechnung. Entscheidend ist ausschließlich das eingebettete XML.

Prüfen kannst du das so:

• Im PDF-Betrachter unter den Anhängen oder eingebetteten Dateien nachsehen. Fehlt dort eine XML-Datei, ist es ein gewöhnliches PDF.
• Die Datei prüfen lassen. Unser kostenloser Prüfer validiert das XML gegen die offiziellen Regeln und nennt Verstöße im Klartext.

Umgekehrt gilt: Ein eingescanntes oder gedrucktes und wieder eingelesenes PDF verliert das XML. Damit ist es keine E-Rechnung mehr — auch wenn es vorher eine war.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Die Kurzfassung: ZUGFeRD an Unternehmen, XRechnung an Behörden. Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung und dazu eine Leitweg-ID; im B2B-Geschäft ist ZUGFeRD der geringere Reibungspunkt.

Ausführlich steht der Vergleich unter XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format wann?

Beim Archivieren aufpassen

Aufzubewahren ist die Originaldatei mitsamt eingebettetem XML. Wird das PDF neu erzeugt, konvertiert oder durch ein Archivsystem „optimiert”, geht der strukturierte Datensatz verloren — und mit ihm die Konformität.

Das ist der häufigste Fehler beim Umgang mit ZUGFeRD, und er fällt erst bei der Prüfung auf. Mehr dazu unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.

Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Von Hand geht das nicht sinnvoll — das XML muss der Norm entsprechen und zum sichtbaren PDF passen. Weichen beide voneinander ab, ist die Rechnung fehlerhaft, selbst wenn jede Datei für sich stimmt.

In der Praxis erzeugt das die Rechnungssoftware: Du schreibst die Rechnung einmal, das Programm erzeugt PDF und XML aus denselben Daten.

Faktigo erzeugt ZUGFeRD und XRechnung aus demselben Entwurf. Welches Format ein Kunde bekommt, wird bei ihm hinterlegt, sodass beim Schreiben keine Entscheidung mehr nötig ist.

Grundlagen und Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung.

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Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: August 2026.

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