Abschlagsrechnung schreiben: Pflicht­angaben, Beispiel und Schlussrechnung

Sie bauen ein Bad um, entwickeln eine Software oder fotografieren eine mehrtägige Veranstaltung. Das Projekt läuft Wochen oder Monate, und Sie wollen nicht, dass Ihr Geld bis zum Schluss ausbleibt. Dafür gibt es die Abschlagsrechnung. Hier steht, was sie ist, was draufgehört und wie die Schlussrechnung am Ende die Abschläge wieder abzieht. Bei Werkverträgen können Sie nach § 632a BGB Abschläge verlangen. Bei Dienstverträgen (z. B. laufende Reinigung, Beratung nach Stunden) brauchen Sie dafür eine Vereinbarung im Vertrag. Die Pflichtangaben für diese Branchen stehen unter Rechnung schreiben für Handwerker und Dienstleister.

Abschlagsrechnung in kurzen Worten

• Eine Abschlagsrechnung berechnet einen Teil der Gesamtleistung, bevor das Werk fertig ist.
• Die Schlussrechnung berechnet die gesamte Leistung und zieht alle Abschläge ab.
• Eine Anzahlung ist ein Vorschuss vor der Leistung. Im Alltag werden beide Begriffe oft vermischt.

Anzahlung, Abschlag und Teilrechnung im Vergleich

	Anzahlung	Abschlagsrechnung	Teilrechnung (Teilleistung)
Zeitpunkt	vor der Leistung	während der Arbeit	nach Abschluss eines abgrenzbaren Teils
Bezug	Vorschuss auf das Ganze	bereits erbrachter Teil des Werks	eigenständig abnehmbarer Teil mit eigenem Entgelt
Nachweis	meist Vereinbarung	Leistungsaufstellung (§ 632a BGB)	Abnahme des Teils
Am Ende	Schlussrechnung zieht ab	Schlussrechnung zieht ab	Schlussrechnung enthält nur den Rest

Die Begriffe werden im Alltag vermischt. Steuerlich und vertraglich kommt es auf den Einzelfall an. Im Zweifel fragen Sie Ihr Steuerbüro.

Wann dürfen Sie einen Abschlag verlangen?

Für Werkverträge gilt § 632a BGB. Sie können eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von Ihnen erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Maßstab ist also, was Sie bis zum Stichtag tatsächlich geleistet haben, nicht ein „fertiger Abschnitt“. Diesen Wert müssen Sie durch eine Aufstellung nachweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht: Aufmaß, Stundenzettel, Leistungsverzeichnis mit Fortschritt oder Zwischenstand. Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, darf Ihr Kunde einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten (§ 632a Abs. 1 Satz 2 BGB). Bis zur Abnahme müssen Sie beweisen, dass die Leistung vertragsgemäß ist.

In Ihrem Vertrag können Sie Abschläge und Termine ausdrücklich vereinbaren, etwa als Zahlungsplan: 30 % bei Start, 30 % nach Rohbau, Rest nach Abnahme. Das schafft Klarheit und verhindert Streit über Höhe und Zeitpunkt. Ob ein Abschlag in Ihrem Fall zulässig ist, hängt vom Vertrag ab. Bei größeren Projekten lassen Sie ihn prüfen.

Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung. Es gelten dieselben Pflichtangaben wie sonst (§ 14 Abs. 4 UStG):

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID,
• Ausstellungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Leistung,
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung,
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (bei Kleinunternehmern stattdessen der Hinweis auf § 19 UStG).

Zusätzlich sollten Sie sie klar benennen: „Abschlagsrechnung Nr. 1 zum Auftrag …“, mit Bezug auf Angebot (Muster: Angebot-Vorlage) oder Vertrag und der Angabe, welchen Teil der Leistung der Abschlag betrifft. So erkennt jeder, dass weitere Rechnungen folgen. Die vollständige Liste der Pflichtangaben steht in der Anleitung Rechnung schreiben.

Beispiel: zwei Abschläge und eine Schlussrechnung

Auftrag über 10.000,00 Euro netto, Umsatzsteuer 19 %. Zwei Abschläge über je 3.000,00 Euro netto.

ABSCHLAGSRECHNUNG Nr. 2026-0101
Abschlag 1 von 2 zum Auftrag vom 05.10.2026, Rohbau abgeschlossen
Netto                                          3.000,00
Umsatzsteuer 19 %                                570,00
Gesamt                                         3.570,00

Der zweite Abschlag sieht genauso aus („Abschlag 2 von 2“), mit eigener Nummer (2026-0115). Die Schlussrechnung ist die dritte Rechnung:

SCHLUSSRECHNUNG Nr. 2026-0140
Gesamtleistung laut Auftrag, abgenommen am 12.12.2026
Netto                                         10.000,00
Umsatzsteuer 19 %                              1.900,00
Gesamt                                        11.900,00

abzüglich Abschlag 2026-0101: Entgelt          -3.000,00
                              USt                -570,00
abzüglich Abschlag 2026-0115: Entgelt          -3.000,00
                              USt                -570,00
Restentgelt netto                               4.000,00
Restliche Umsatzsteuer 19 %                       760,00
Noch zu zahlen                                  4.760,00

Die Schlussrechnung setzt die vereinnahmten Teilentgelte samt Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Weicht der Zeitpunkt der Vereinnahmung vom Rechnungsdatum ab, gehört er auf die Abschlagsrechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Die Probe: Der Kunde hat 2 × 3.570,00 Euro = 7.140,00 Euro gezahlt, dazu die 4.760,00 Euro Rest, zusammen 11.900,00 Euro. Die Umsatzsteuer stimmt mit 1.140 Euro in den Abschlägen und 760 Euro im Rest, zusammen 1.900 Euro.

Steuerausweis: brutto, netto und § 14c

Auf einer Abschlagsrechnung gelten die Regeln für Rechnungen sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Sie weisen Steuersatz und Steuerbetrag auf den Teilbetrag aus, den Sie vereinnahmen. In der Schlussrechnung weisen Sie die gesamte Leistung mit der gesamten Umsatzsteuer aus und setzen die vereinnahmten Teilentgelte samt Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Wer stattdessen einfach die gezahlten Bruttobeträge abzieht, bekommt oft Beträge, bei denen die Steuer nicht mehr zur Leistung passt. Ihr Kunde kann dann Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen.

Risiko § 14c: Weisen Sie in einer Rechnung mehr Steuer aus, als Sie schulden, schulden Sie den Mehrbetrag trotzdem (§ 14c Abs. 1 UStG). Weisen Sie auf Abschlägen Steuer aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, schulden Sie sie ebenfalls (§ 14c Abs. 2 UStG). Eine Berichtigung ist nur auf schriftlichen Antrag beim Finanzamt und mit dessen Zustimmung möglich (§ 14c Abs. 2 Satz 3 bis 5 UStG).

Vergessen Sie auch nicht die Schlussrechnung selbst: Ohne sie sind die Abschläge nur Zwischenstände, die Leistung ist steuerlich und buchhalterisch nicht sauber abgeschlossen.

Umsatzsteuer: wann entsteht sie?

Das hängt von Ihrer Versteuerungsart ab (§ 13 UStG). Bei der Sollversteuerung entsteht die Steuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Vereinnahmen Sie Geld vorher, also einen Abschlag, entsteht sie für diesen Betrag schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie ihn erhalten haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Bei der Istversteuerung zählt ohnehin der Zahlungseingang. Die Abschläge landen daher oft in früheren Voranmeldungen als die Schlussrechnung. Wie das in die Umsatzsteuervoranmeldung einfließt, hängt von Ihrem Fall ab.

Abschlag ist nicht Teilleistung: Ein Abschlag ist Geld für eine Leistung, die noch nicht oder nicht vollständig erbracht ist. Eine Teilleistung (Satz 3) liegt nur vor, wenn ein wirtschaftlich abgrenzbarer Teil der Leistung bereits erbracht und abgenommen ist und dafür ein eigenes Entgelt vereinbart wurde. Bei Teilleistungen entsteht die Steuer mit Ausführung dieses Teils.

Als Kleinunternehmer

Der Ablauf bleibt gleich: Abschläge, dann Schlussrechnung. Sie weisen aber keine Umsatzsteuer aus, und auf jeder Rechnung steht der Hinweis auf § 19 UStG. Ein Beispiel für den Hinweistext steht unter Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) endet, sobald Sie nicht mehr unter § 19 Abs. 1 UStG fallen, z. B. bei Überschreiten der 100.000 Euro. Seit 2025 gilt: Ihr Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 Euro betragen und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro (§ 19 Abs. 1 UStG). Überschreiten Sie die 100.000 Euro, gilt die Regelbesteuerung sofort, schon für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Bei laufenden Projekten sollten Sie das früh prüfen. Fragen Sie bei Zweifeln Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Abschlagsrechnung als E-Rechnung

Auch Abschlags- und Schlussrechnungen unterliegen der E-Rechnungspflicht, wenn Sie an ein anderes Unternehmen im Inland leisten. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze, die bis zum 31.12.2026 ausgeführt werden, darf die Rechnung noch auf Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 Euro betrug. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Ob für Abschläge im Übergang etwas Besonderes gilt, lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater bestätigen. Faktigo erzeugt XRechnung und ZUGFeRD. Mehr im Überblick zur E-Rechnung. Ihr Kunde muss sie jedenfalls schon heute empfangen können.

Handwerker und Projektbetriebe

Im Handwerk sind Abschläge nach Baufortschritt üblich, bei Verträgen nach VOB/B gelten eigene Regeln. Wer Privatkunden Handwerkerleistungen berechnet, sollte außerdem Lohnkosten getrennt ausweisen. Ein Kunde kann den Arbeitsanteil nach § 35a EStG unter Umständen steuerlich geltend machen (Material nicht). Hilfe zu Aufbau und Pflichtangaben gibt die Seite Rechnung schreiben, die Funktionen einer Rechnungssoftware zeigt das Rechnungsprogramm für Selbstständige.

Sonderfall § 13b (Bauleistungen): Erbringen Sie Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 UStG), schuldet in der Regel Ihr Kunde die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG). Ihre Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Das gilt auch für Abschläge. Ob das auf Sie zutrifft, ist Einzelfall: Klären Sie es mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, bevor Sie die erste Abschlagsrechnung stellen.

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Stand: November 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

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Häufige Fragen

Was ist eine Abschlagsrechnung?+

Eine Rechnung über einen Teilbetrag, die Sie stellen, bevor das ganze Werk fertig ist. Grundlage im Werkvertrag ist § 632a BGB: Sie können eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von Ihnen erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Diesen Wert weisen Sie nach, zum Beispiel mit Aufmaß, Stundenzettel oder Leistungsaufstellung.

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung?+

Die Abschlagsrechnung berechnet einen Teil, die Schlussrechnung die gesamte Leistung. In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits gestellten Abschlagsrechnungen ab. Der Kunde zahlt nur den Rest.

Was ist eine kumulierte Rechnung?+

Im Sprachgebrauch ist das meist die Schlussrechnung oder eine Abschlagsrechnung, die alle bisher erbrachten Leistungen zusammenfasst und die früheren Abschläge abzieht. Maßgeblich ist, dass am Ende Gesamtleistung, bereits berechnete Beträge und Restforderung nachvollziehbar sind.

Wird bei der Schlussrechnung brutto oder netto abgezogen?+

Sie weisen die Gesamtleistung mit der Umsatzsteuer darauf aus und setzen die bereits berechneten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab (§ 14 Abs. 5 UStG). Wer nur den Bruttobetrag abzieht, kann eine falsche Steuer ausweisen. Wird zu viel Steuer ausgewiesen, schulden Sie den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG.

Brauche ich als Kleinunternehmer Abschlagsrechnungen mit Umsatzsteuer?+

Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf Abschlagsrechnungen. Sie schreiben den Hinweis auf § 19 UStG wie auf jeder Rechnung. Die Aufteilung in Abschläge und Schlussrechnung gilt trotzdem.

Ist eine Abschlagsrechnung dasselbe wie eine Anzahlungsrechnung?+

Nicht ganz. Eine Anzahlung wird vor der Leistung verlangt, oft als Vorschuss. Ein Abschlag gehört zu einem Teil der Leistung, der schon erbracht ist. Umsatzsteuerlich ist ein Abschlag vor der Leistung vereinnahmtes Entgelt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Eine Teilleistung ist etwas anderes (siehe unten). Fragen Sie bei Zweifeln Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Gibt es ein Muster für eine Abschlagsrechnung?+

Ja, das Beispiel auf dieser Seite zeigt zwei Abschläge und die Schlussrechnung mit Zahlen. Es ist ein Muster zum Nachvollziehen, kein Vertragstext. Für Ihre Bezeichnungen und Beträge nehmen Sie Ihren Vertrag oder Ihr Angebot als Grundlage.

Wann lohnt sich eine Abschlagsrechnung für Handwerker und Dienstleister?+

Bei Aufträgen, die sich über mehrere Wochen ziehen oder bei denen Sie viel Material vorfinanzieren. Für kurze Aufträge reicht eine Rechnung nach Abschluss. Ob und wann Sie Abschläge verlangen dürfen, hängt von Ihrem Vertrag ab (§ 632a BGB bei Werkverträgen).

Quellen

1. § 632a BGB (Abschlagszahlungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern (Satz 2). Gilt für Werkverträge.
2. § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 4: Pflichtangaben. Abs. 5: Anzahlungen und Abschläge, Endrechnung mit Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge.
3. § 14c UStG (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Wer einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Abs. 2: Kleinunternehmer und andere, die Steuer unberechtigt ausweisen; Berichtigung nach Abs. 2 Satz 3 bis 5.
4. § 13b UStG (Leistungsempfänger als Steuerschuldner) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 2 Nr. 4: Bauleistungen. Abs. 5: Steuerschuld des Empfängers, der selbst Bauleistungen erbringt.
5. § 13 UStG (Entstehung der Steuer) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1 Nr. 1a: Entstehung der Steuer bei Sollversteuerung. Satz 3: Teilleistungen. Satz 4: Entgelt, das vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wird.
6. § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-11-08.