KI in der Buchhaltung: Was sie heute kann und wo Sie selbst prüfen müssen

Wer in die Suche „KI Buchhaltung“ tippt, will meistens eines wissen: Spare ich Zeit, ohne dass es teuer oder riskant wird? Die ehrliche Antwort: Bei Tipparbeit hilft KI heute spürbar, bei Verantwortung nicht. Hier steht, was funktioniert, wo Sie prüfen müssen und worauf Sie bei Datenschutz achten.

Wo KI in der Buchhaltung heute hilft

• Belege auslesen. Aus Foto oder PDF zieht KI Datum, Lieferant, Betrag, Steuersatz. Das ist der größte Zeitgewinn, weil Sie weniger abtippen.
• Kategorien vorschlagen. Für die EÜR ordnet sie eine Ausgabe einer Kategorie zu, Sie bestätigen oder korrigieren.
• Texte vorbereiten. Entwürfe für Mahnungen, Leistungsbeschreibungen oder Rückfragen an Kunden.
• Fragen erklären. „Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Abschlag?“ beantwortet sie meist brauchbar, aber nicht verbindlich.

Wo Sie selbst prüfen müssen

KI liefert Wahrscheinlichkeiten, keine Gewissheiten. Typische Stellen, an denen sie irrt:

• Beträge und Datum, vor allem bei Fotos, Knicken oder Thermopapier.
• Mehrere Steuersätze auf einem Beleg (7 und 19 Prozent).
• Sonderfälle: Reverse-Charge, steuerfreie Leistungen, Belege aus dem Ausland.
• Die Kategorie: Bewirtung, Arbeitsmittel oder Geschenk sind steuerlich verschieden, auch wenn der Beleg ähnlich aussieht.

Die Regel: Ein KI-Ergebnis ist ein Entwurf. Gebucht ist erst, was Sie geprüft und bestätigt haben. KI-Vorschläge sind Teil Ihres Verfahrens nach GoBD (Rz. 100 ff.) und gehören in die Verfahrensdokumentation. Sie bestätigen jede Buchung.

KI und Rechnung schreiben

Mit einem Chatdienst lässt sich ein Rechnungstext formulieren. Eine rechtssichere Rechnung entsteht daraus nicht, weil fortlaufende Nummern, Pflichtangaben nach § 14 UStG, Festschreibung und Aufbewahrung fehlen. Die Pflichtangaben stehen in der Anleitung Rechnung schreiben. Für wiederkehrende Rechnungen und die Archivierung nehmen Sie ein Rechnungsprogramm.

Datenschutz: wohin gehen Ihre Belege?

Belege enthalten personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Schicken Sie sie an einen Cloud-Dienst, ist das eine Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), und ein Serverstandort außerhalb der EU braucht zusätzliche Garantien. Bevor Sie ein Werkzeug einsetzen, klären Sie:

1. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
2. Wo stehen die Server?
3. Werden Ihre Daten zum Training verwendet?

Was Faktigo mit KI macht, und was nicht

• KI-Belegerfassung (ab Tarif Solo, Limits: Solo 20, Starter 50, Pro 300 Belege pro Monat): Sie laden ein Foto oder PDF einer Ausgabe hoch, das Modell liest Datum, Lieferant, Betrag und Steuersatz aus und legt einen Entwurf an. Sie prüfen und bestätigen. Ist der Steuersatz unklar, bleibt er offen, statt geraten zu werden.
• Standardmäßig auf eigenen Servern: Das Modell (Ollama) läuft auf Faktigos eigener Infrastruktur. Voreingestellt ist nur dieser eigene Dienst. Andere KI-Endpunkte lassen sich nur durch ausdrückliche Konfiguration freigeben (Freigabeliste).
• Was Faktigo nicht tut: Es bucht nichts ungeprüft, schreibt keine Rechnungen von selbst und gibt keine Steuerberatung.

Die Funktion im Detail beschreibt die Seite KI-Belegerfassung. Mehr zum Funktionsumfang steht unter Preise und im Ratgeber Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

So prüfen Sie einen KI-Entwurf in 30 Sekunden

1. Stimmt das Datum mit dem Beleg überein?
2. Stimmt der Bruttobetrag, und passen Netto und Steuer zusammen?
3. Ist der Steuersatz der richtige, besonders bei gemischten Belegen?
4. Passt die Kategorie zur Ausgabe?
5. Ist der Originalbeleg angehängt? Er ist es, der aufbewahrt wird (siehe GoBD und Aufbewahrung).

Papierbelege wegwerfen? Das sogenannte ersetzende Scannen ist nur zulässig, wenn Sie es in der Verfahrensdokumentation regeln (Scanvorgang, Kontrolle, Zeitpunkt, Aufbewahrung; GoBD Rz. 130 ff.) und sich daran halten. Vernichten Sie Originale erst, wenn das Verfahren dokumentiert ist. Ausnahmen, zum Beispiel für Urkunden, bleiben bestehen. Das Foto in der KI-Erfassung ersetzt diese Dokumentation nicht. Siehe Verfahrensdokumentation.

E-Rechnungen brauchen keine KI

Eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) ist bereits strukturiert. Sie wird gelesen und geprüft, nicht „erkannt“. Wie das beim Empfang abläuft, steht unter E-Rechnung empfangen. Die KI-Erfassung ist für Belege gedacht, die nur als Bild oder normales PDF vorliegen.

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Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie steuerliche Einzelfragen mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Häufige Fragen

Kann KI meine Buchhaltung machen?+

Teile davon. KI liest Belege aus, schlägt Kategorien vor und bereitet Daten auf. Verantwortlich für die Buchführung bleiben Sie. Die Werte müssen Sie prüfen, bevor sie in die Auswertung gehen.

Kann ich mit ChatGPT Rechnungen schreiben?+

Sie können sich einen Text oder eine Struktur vorschlagen lassen. Eine rechtssichere Rechnung entsteht so nicht von selbst: Pflichtangaben, fortlaufende Nummer, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung braucht eine Rechnungssoftware. Außerdem sollten Sie keine Kundendaten in einen Chatdienst kopieren, ohne die Datenschutzfragen geklärt zu haben.

Ist KI-Buchhaltung GoBD-konform?+

Die GoBD gelten für Ihr gesamtes Verfahren, also auch für eingesetzte KI. Ein KI-Vorschlag ist Teil dieses Verfahrens und gehört in die Verfahrensdokumentation. Er ist ein Entwurf: Erst der von Ihnen bestätigte Beleg ist die Buchung, und Sie bestätigen jede Buchung selbst. Ob Ihr Gesamtverfahren GoBD-konform ist, kann keine Software allein zusichern.

Wie sicher sind meine Belege bei KI-Erfassung?+

Das hängt davon ab, wohin die Datei geschickt wird. Bei Diensten großer Anbieter verlassen Belege oft das Land oder die EU. Fragen Sie nach Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort. Bei Faktigo verarbeitet die KI-Belegerfassung Anfragen standardmäßig auf Faktigos eigener Infrastruktur (selbst betriebenes Modell über Ollama). Andere KI-Endpunkte werden nur nach ausdrücklicher Konfiguration freigegeben.

Welche Fehler macht KI bei Belegen?+

Typisch sind falsch gelesene Beträge oder Datumsangaben, unklare Steuersätze bei mehreren Sätzen auf einem Beleg, schlecht lesbare Fotos und die falsche Kategorie. Prüfen Sie deshalb Datum, Betrag und Steuersatz jedes Entwurfs.

Ersetzt KI die Steuerberaterin oder den Steuerberater?+

Nein. KI nimmt Ihnen Tipparbeit ab. Steuerliche Einschätzungen, etwa zur Abzugsfähigkeit oder zur Umsatzsteuer im Ausland, bleiben Beratung.

Was kostet KI-Belegerfassung in Faktigo?+

Sie ist ab dem Tarif Solo enthalten, mit Monatslimit: Solo 20, Starter 50, Pro 300 KI-erfasste Belege pro Monat. Im Tarif Free ist sie nicht enthalten. Aktuelle Preise stehen auf der Seite Preise.

Quellen

1. GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 — Bundesministerium der FinanzenDie GoBD gelten für das gesamte Verfahren (Rz. 100 ff. Verfahrensdokumentation, Rz. 130 ff. Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung), unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine Software erfasst.
2. § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
3. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 und Art. 44 ff. — EUR-LexAuftragsverarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer.

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-11-04.