Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Vorlage
Welche Angaben eine Rechnung ohne Umsatzsteuer enthalten muss, welcher Hinweis auf § 19 UStG gehört — und warum eine Word-Vorlage die GoBD nicht erfüllt.
Eine Rechnung als Kleinunternehmer unterscheidet sich in genau zwei Punkten von einer gewöhnlichen: Es steht keine Umsatzsteuer darauf, und dafür steht ein Hinweis darauf, warum nicht. Alles Übrige ist identisch.
Die Pflichtangaben
Nach § 14 UStG muss jede Rechnung enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift — deine und die des Empfängers
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
- Menge und Bezeichnung der Leistung oder Ware
- Zeitpunkt der Leistung — oder der Leistungszeitraum
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Positionen
- Hinweis auf die Steuerbefreiung
Punkt 8 ist die Besonderheit. Punkt 4 ist die häufigste Fehlerquelle.
Der Hinweis auf § 19 UStG
Ohne diesen Hinweis fehlt der Rechnung die Begründung, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Eine Formulierung wie diese genügt:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Ein vorgeschriebener Wortlaut existiert nicht — der Grund muss nur erkennbar sein. Was du dagegen nicht tun darfst: Umsatzsteuer ausweisen, obwohl du keine abführst. Wer das tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG trotzdem, auch versehentlich.
Die fortlaufende Rechnungsnummer
Sie muss lückenlos und einmalig sein. „Fortlaufend” heißt nicht zwingend „aufsteigend um eins” — mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa je Jahr oder je Geschäftsbereich. Nur eindeutig muss jede Nummer sein, und nachvollziehbar vergeben.
Was nicht geht: eine Nummer nachträglich ändern, eine überspringen und die Lücke offen lassen, oder eine Rechnung löschen und die Nummer neu vergeben. Genau daran scheitern Tabellen und Textdokumente regelmäßig.
Warum eine Word-Vorlage nicht reicht
Eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel erzeugt ein formal korrektes Dokument. Sie erfüllt aber die GoBD nicht — und die gelten für Kleinunternehmer genauso.
Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine Word-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass es jemand sieht. Damit fehlt der Nachweis, dass die Rechnung von heute dieselbe ist wie die von vor zwei Jahren.
Praktisch heißt das:
- Nachträgliche Änderung ist unzulässig. Wird eine Rechnung nach dem Versand fehlerhaft, gehört sie storniert und neu geschrieben — nicht überschrieben.
- Aufbewahrung acht Jahre, im Originalformat. Ein Ausdruck genügt nicht.
- Der Ablauf muss dokumentiert sein. Wie Rechnungen entstehen, nummeriert und abgelegt werden, gehört in eine Verfahrensdokumentation.
Für den Anfang mit wenigen Rechnungen im Jahr mag eine Vorlage tragbar sein. Verlassen solltest du dich darauf nicht — und spätestens bei einer Betriebsprüfung wird die Frage gestellt.
Was die GoBD im Einzelnen verlangen, steht unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Und die E-Rechnung?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du vom Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft befreit — du darfst weiter PDF oder Papier verwenden, sofern der Empfänger einverstanden ist.
Empfangen musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025. Schickt dir ein Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, musst du sie annehmen, lesen und GoBD-konform archivieren können. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Ob eine erhaltene Datei den Regeln entspricht, kannst du kostenlos prüfen: XRechnung und ZUGFeRD prüfen.
Was zu tun ist
- Alle acht Pflichtangaben auf jede Rechnung, den § 19-Hinweis eingeschlossen
- Nummernkreis festlegen und nie rückwirkend ändern
- Korrekturen als Storno, nicht als Überschreiben
- Acht Jahre aufbewahren, im Originalformat
- Eingehende E-Rechnungen annehmen können
Faktigo vergibt die Nummern lückenlos, setzt den § 19-Hinweis automatisch, sobald die Kleinunternehmerregelung hinterlegt ist, und verhindert das Ändern festgeschriebener Belege — Korrekturen laufen als Storno.
Die Grenzen der Regelung selbst stehen im Überblick zur Kleinunternehmerregelung. Wer noch zwischen Programmen schwankt: die Gegenüberstellungen mit sevDesk, Lexware Office und easybill nennen Tarife und Funktionsumfang mit Quelle und Datum.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: August 2026.