Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Vorlage
Welche Angaben eine Rechnung ohne Umsatzsteuer enthalten muss, welcher Hinweis auf § 19 UStG gehört — und warum eine Word-Vorlage die GoBD nicht erfüllt.
Eine Rechnung als Kleinunternehmer unterscheidet sich von einer gewöhnlichen: Es steht keine Umsatzsteuer darauf, dafür ein Hinweis darauf, warum nicht. Und seit 2025 schreibt das Gesetz dafür eine eigene, kürzere Liste an Pflichtangaben vor.
Weisen Sie Umsatzsteuer aus, gilt die allgemeine Anleitung: Rechnung schreiben für alle Selbstständigen.
Die Pflichtangaben
Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 eine eigene, kürzere Liste (§ 34a UStDV). Ihre Rechnung muss enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift, Ihre und die des Empfängers
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum schreibt § 34a UStDV nicht vor. Beides gehört trotzdem auf jede Rechnung: Die Nummer macht jede Rechnung eindeutig auffindbar, das Datum zeigt, in welches Jahr der Umsatz fällt, und beides fragt spätestens die Betriebsprüfung ab.
Der Hinweis auf § 19 UStG
Ohne diesen Hinweis fehlt der Rechnung die Begründung, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Eine Formulierung wie diese genügt:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Ein vorgeschriebener Wortlaut existiert nicht, der Grund muss nur erkennbar sein. Was Sie dagegen nicht tun dürfen: Umsatzsteuer ausweisen, obwohl Sie steuerfrei leisten. Stellen Sie eine solche Rechnung an ein Unternehmen, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, auch wenn es ein Versehen war.
Die Rechnungsnummer
Pflicht ist sie für Kleinunternehmer seit 2025 nicht mehr. Wer sie vergibt, sollte sie aber sauber führen: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen, mehrere Nummernkreise (etwa je Jahr) sind zulässig. Eine lückenlose Folge verlangt das Umsatzsteuerrecht nicht. Lücken sollten Sie aber erklären können, denn bei einer Prüfung sind sie die erste Frage.
Was nicht geht: eine Rechnung nachträglich ändern oder löschen und die Nummer neu vergeben. Genau daran scheitern Tabellen und Textdokumente regelmäßig.
Warum eine Word-Vorlage nicht reicht
Eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel erzeugt ein formal korrektes Dokument. Sie erfüllt aber die GoBD nicht — und die gelten für Kleinunternehmer genauso.
Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine Word-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass es jemand sieht. Damit fehlt der Nachweis, dass die Rechnung von heute dieselbe ist wie die von vor zwei Jahren.
Praktisch heißt das:
- Nachträgliche Änderung ist unzulässig. Wird eine Rechnung nach dem Versand fehlerhaft, gehört sie storniert und neu geschrieben — nicht überschrieben.
- Aufbewahrung acht Jahre, im Originalformat. Ein Ausdruck genügt nicht.
- Der Ablauf muss dokumentiert sein. Wie Rechnungen entstehen, nummeriert und abgelegt werden, gehört in eine Verfahrensdokumentation.
Für den Anfang mit wenigen Rechnungen im Jahr mag eine Vorlage tragbar sein. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht — und spätestens bei einer Betriebsprüfung wird die Frage gestellt.
Was die GoBD im Einzelnen verlangen, steht unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Und die E-Rechnung?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Sie vom Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Papier dürfen Sie immer verwenden, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Empfangen müssen Sie sie aber seit dem 1. Januar 2025. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, müssen Sie sie annehmen, lesen und GoBD-konform archivieren können. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Ob eine erhaltene Datei den Regeln entspricht, können Sie kostenlos prüfen: XRechnung und ZUGFeRD prüfen.
Was zu tun ist
- Alle Pflichtangaben nach § 34a UStDV, den § 19-Hinweis eingeschlossen, dazu Rechnungsnummer und Leistungsdatum
- Nummernkreis festlegen und nie rückwirkend ändern
- Korrekturen als Storno, nicht als Überschreiben
- Acht Jahre aufbewahren, im Originalformat
- Eingehende E-Rechnungen annehmen können
Faktigo vergibt die Nummern fortlaufend und ohne Lücken, setzt den § 19-Hinweis automatisch, sobald die Kleinunternehmerregelung hinterlegt ist, und verhindert das Ändern festgeschriebener Belege — Korrekturen laufen als Storno.
Die Grenzen der Regelung selbst stehen im Überblick zur Kleinunternehmerregelung. Wer noch zwischen Programmen schwankt: die Gegenüberstellungen mit sevDesk, Lexware Office und easybill nennen Tarife und Funktionsumfang mit Quelle und Datum.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: September 2026.
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Quellen
- § 34a UStDV — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 14c UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 33 UStDV — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Sonderregelung für Kleinunternehmer — Bundesministerium der Finanzen
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