XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format wann?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, unterscheiden sich aber im Aufbau. Welches du brauchst, hängt davon ab, an wen du fakturierst.
Deutschland kennt zwei zulässige E-Rechnungsformate. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die gesetzliche Pflicht — sie sind technisch aber sehr unterschiedlich gebaut.
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ein Mensch ohne Hilfsmittel kaum lesen kann. ZUGFeRD ist ein ganz normal aussehendes PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind.
Gegenüberstellung
| XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) | |
|---|---|---|
| Dateityp | .xml | .pdf (PDF/A-3 mit XML im Inneren) |
| Ohne Software lesbar | nein | ja — sieht aus wie ein PDF |
| Maschinell auswertbar | ja | ja, über das eingebettete XML |
| Typischer Empfänger | öffentliche Auftraggeber | Unternehmen (B2B) |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD |
Wann XRechnung
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber — Behörden, Kommunen, Landes- und Bundeseinrichtungen. Dort ist XRechnung der vorgeschriebene Standard.
In diesem Fall brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID. Das ist die Adressierungskennung der Behörde; ohne sie wird die Rechnung von den Rechnungseingangsportalen abgewiesen. Die ID bekommst du vom Auftraggeber — sie steht in der Regel schon in der Bestellung oder im Vertrag. Welches Portal für welchen Auftraggeber zuständig ist, steht unter XRechnung an Behörden.
Wann ZUGFeRD
Bei Rechnungen an andere Unternehmen. ZUGFeRD hat dort einen praktischen Vorteil: Empfänger, deren Software noch nicht auf E-Rechnungen vorbereitet ist, können die Datei trotzdem einfach öffnen und ansehen. Für die Übergangsphase bis 2028 ist das der geringere Reibungspunkt.
Wichtig ist das Profil: Erst ab Profil EN 16931 (auch „COMFORT”) erfüllt
ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen — die vollständige
Profilübersicht steht auf der ZUGFeRD-Seite. Die schlankeren Profile MINIMUM und
BASIC WL genügen nicht — sie enthalten zu wenige strukturierte Felder.
Häufige Missverständnisse
„ZUGFeRD ist nur ein PDF.” Nein. Entscheidend ist das eingebettete XML. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung, egal wie es aussieht.
„Ich muss mich für ein Format entscheiden.” Nein. Du kannst je nach Empfänger unterschiedlich fakturieren — XRechnung an Behörden, ZUGFeRD an Unternehmen. Eine brauchbare Software macht das ohne Zusatzaufwand.
„Beim Archivieren reicht das PDF.” Bei ZUGFeRD ist das PDF mitsamt eingebettetem XML aufzubewahren. Wird das PDF umgewandelt oder neu erzeugt, geht der Datensatz verloren — und damit die Konformität.
Und wenn du unsicher bist
Frag den Empfänger. Öffentliche Auftraggeber nennen ihre Anforderung samt Leitweg-ID von sich aus. Unternehmen akzeptieren fast immer beides.
Grundlagen und Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung, die Sonderregeln für § 19 UStG unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Faktigo erzeugt beide Formate aus demselben Rechnungsentwurf — Format und Leitweg-ID werden pro Kunde hinterlegt, sodass beim Schreiben keine Entscheidung mehr nötig ist. Wie andere Anbieter das handhaben, steht in den Gegenüberstellungen mit sevDesk, Lexware Office und easybill — mit Quelle und Erhebungsdatum, auch dort, wo sie mehr können.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.