XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchen Sie?
XRechnung an Behörden, ZUGFeRD an Unternehmen: Unterschiede in einer Tabelle und eine Entscheidungshilfe nach Empfänger.
ZUGFeRD oder XRechnung? In Deutschland sind diese zwei E-Rechnungsformate verbreitet (XRechnung wird oft auch „X-Rechnung“ geschrieben). Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die gesetzliche Pflicht. Zulässig ist aber jedes Format, das dieser Norm entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Technisch sind die beiden sehr unterschiedlich gebaut.
Kurz: An Behörden gehört eine XRechnung mit Leitweg-ID, an Unternehmen meist ZUGFeRD. Entscheidend ist der Empfänger.
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ein Mensch ohne Hilfsmittel kaum lesen kann. ZUGFeRD ist ein ganz normal aussehendes PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Gegenüberstellung
| XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) | |
|---|---|---|
| Dateityp | .xml | .pdf (PDF/A-3 mit XML im Inneren) |
| Ohne Software lesbar | nein | ja — sieht aus wie ein PDF |
| Maschinell auswertbar | ja | ja, über das eingebettete XML |
| Typischer Empfänger | öffentliche Auftraggeber | Unternehmen (B2B) |
| Syntax | UBL oder CII | immer CII |
| Leitweg-ID nötig | ja, bei Behörden | nein |
| Aufbewahren | die XML-Datei | PDF mit eingebettetem XML |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD |
Welches Format an wen?
| Empfänger | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Behörde, Kommune, Landes- oder Bundeseinrichtung | XRechnung mit Leitweg-ID | Das Format, das die Rechnungseingangsportale annehmen |
| Unternehmen, das E-Rechnungen schon verarbeitet | ZUGFeRD (Profil EN 16931) oder XRechnung | Beides zulässig; fragen Sie nach der Präferenz |
| Unternehmen ohne E-Rechnungs-Software | ZUGFeRD | Die Datei öffnet sich wie ein PDF |
| Unklar | Empfänger fragen | Behörden nennen ihre Vorgabe von sich aus |
Der Aufbau des Formats steht unter ZUGFeRD-Format: Aufbau und Profile.
Wann XRechnung: das Format für Behörden
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber — Behörden, Kommunen, Landes- und Bundeseinrichtungen. Dort ist XRechnung der Standard, den alle Rechnungseingangsportale annehmen. Andere EN-16931-Formate wie ZUGFeRD akzeptieren nicht alle Stellen.
In diesem Fall brauchen Sie zusätzlich die Leitweg-ID. Das ist die Adressierungskennung der Behörde; ohne sie wird die Rechnung von den Rechnungseingangsportalen abgewiesen. Die ID bekommen Sie vom Auftraggeber — sie steht in der Regel schon in der Bestellung oder im Vertrag. Welches Portal für welchen Auftraggeber zuständig ist, steht unter XRechnung an Behörden.
Wann ZUGFeRD: das Format für Rechnungen an Unternehmen
Bei Rechnungen an andere Unternehmen. ZUGFeRD hat dort einen praktischen Vorteil: Empfänger, deren Software noch nicht auf E-Rechnungen vorbereitet ist, können die Datei trotzdem einfach öffnen und ansehen. Für die Übergangsphase bis 2028 ist das der geringere Reibungspunkt.
Nicht jede ZUGFeRD-Datei zählt als E-Rechnung: Es kommt auf das Profil an, Regelfall ist EN 16931. Die Profile stehen unter ZUGFeRD-Profile im Überblick.
Häufige Missverständnisse
„ZUGFeRD ist nur ein PDF.” Nein, entscheidend ist das eingebettete XML (Details: ZUGFeRD-Format).
„Ich muss mich für ein Format entscheiden.” Nein. Sie können je nach Empfänger unterschiedlich fakturieren — XRechnung an Behörden, ZUGFeRD an Unternehmen. Eine brauchbare Software macht das ohne Zusatzaufwand.
„Archivieren ist bei beiden gleich.” Nicht ganz. Die Regeln stehen unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Und wenn Sie unsicher sind
Fragen Sie den Empfänger. Öffentliche Auftraggeber nennen ihre Anforderung samt Leitweg-ID von sich aus. Unternehmen akzeptieren fast immer beides.
Wie Sie eine fehlerhafte E-Rechnung korrigieren, steht unter Stornorechnung und Gutschrift. Wird die Rechnung nicht bezahlt, hilft die Mahnung-Vorlage.
Die Format-Frage stellt sich spätestens zu den Fristen: Empfangen müssen alle Unternehmen seit 1. Januar 2025, ausstellen ab 1. Januar 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 1. Januar 2028 (alle übrigen). Grundlagen und Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung, die Sonderregeln für § 19 UStG unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Faktigo erzeugt beide Formate aus demselben Rechnungsentwurf — Format und Leitweg-ID werden pro Kunde hinterlegt, sodass beim Schreiben keine Entscheidung mehr nötig ist. Wie andere Anbieter das handhaben, steht in den Gegenüberstellungen mit sevDesk, Lexware Office und easybill — mit Quelle und Erhebungsdatum, auch dort, wo sie mehr können.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.
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Häufige Fragen
ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist besser?
Keines ist besser, sie sind für verschiedene Empfänger gedacht. An öffentliche Auftraggeber schicken Sie in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. An andere Unternehmen ist ZUGFeRD meist bequemer, weil der Empfänger die Datei wie ein PDF öffnen kann. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn sie der Norm EN 16931 entsprechen.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine XRechnung?
Nicht automatisch. ZUGFeRD kennt das Profil XRECHNUNG, dessen XML den Regeln der XRechnung entspricht. Ob eine Behörde eine solche Datei annimmt oder reines XML verlangt, legt das jeweilige Rechnungseingangsportal fest.
Muss ich mich zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheiden?
Nein. Sie können je nach Empfänger unterschiedlich fakturieren. Eine Rechnungssoftware erzeugt beide Formate aus denselben Rechnungsdaten.
Kann ich eine XRechnung ohne Software lesen?
Kaum. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Um sie wie eine gewohnte Rechnung zu sehen, brauchen Sie ein Programm, das sie darstellt. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie dagegen mit jedem PDF-Betrachter.
Darf ich an Unternehmen auch eine XRechnung schicken?
Ja. Zulässig ist jedes Format, das der Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, also auch eine XRechnung.
Was ist EN 16931 und was hat sie mit beiden Formaten zu tun?
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine E-Rechnung enthält. XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, in den zulässigen Profilen) setzen sie um. Deshalb erfüllen beide die gesetzliche Pflicht.
Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?
In der Regel XRechnung, dazu die Leitweg-ID des Auftraggebers. Andere Formate nach EN 16931 akzeptieren nicht alle Stellen. Fragen Sie den Auftraggeber, welches Portal und welches Format er erwartet.
Quellen
- § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
- XRechnung — KoSIT (XStandards Einkauf)
- ZUGFeRD / Factur-X — FeRD
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
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