Rechnung als Fotograf schreiben: Pflichtangaben, 7 % oder 19 %, Muster
Rechnung als Fotograf schreiben: 7 % oder 19 % Umsatzsteuer, Kleinunternehmer oder nicht, Nutzungsrechte, KSK-Abgabe, Beispielpositionen und Vorlage.
Als Fotograf schreiben Sie Rechnungen an sehr unterschiedliche Kunden: an das Brautpaar, an die Agentur, an die Redaktion, an den Betrieb von nebenan. Die Pflichtangaben sind bei Regelbesteuerung immer dieselben; für Kleinunternehmer gilt die kürzere Liste des § 34a UStDV. Zwei Fragen machen die Rechnung für Fotografen besonders: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung? Und, wenn Umsatzsteuer anfällt: 7 % oder 19 %?
Was auf jede Fotografen-Rechnung gehört
Es gelten die Pflichtangaben des § 14 UStG, wie für alle Selbstständigen (Kleinunternehmer brauchen weniger, siehe unten): Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste mit Erklärungen steht unter Rechnung schreiben.
Bei Fotografen hakt es meist an zwei Stellen:
- Leistungsbeschreibung. „Fotoshooting“ allein ist zu wenig. Schreiben Sie, was es war und in welchem Umfang: „Hochzeitsreportage am 12.09.2026, 8 Stunden, 400 bearbeitete Bilder als Online-Galerie“.
- Leistungsdatum. Bei einem Shooting ist das der Tag der Aufnahme oder der Tag, an dem Sie die Bilder übergeben. Der Kalendermonat genügt.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Sie können auf sie verzichten; der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
| Kleinunternehmer | Regelbesteuerung | |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer auf der Rechnung | keine, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung | 19 % oder 7 % |
| Vorsteuer aus Kamera, Objektiven, Software, Studio | nicht abziehbar | abziehbar |
| Umsatzsteuervoranmeldung | in der Regel keine | ja |
| Preis für Privatkunden | ohne Steueraufschlag | Steuer ist im Preis enthalten |
| Preis für Geschäftskunden | für vorsteuerabzugsberechtigte Kunden wirtschaftlich gleich | Kunde zieht die Steuer als Vorsteuer ab |
Als Faustregel: Arbeiten Sie vor allem für Privatkunden, also Hochzeiten, Familien, Porträts, ist die Kleinunternehmerregelung meist günstiger, weil Privatkunden die Umsatzsteuer nicht zurückbekommen. Arbeiten Sie vor allem für Unternehmen und investierst viel in Ausrüstung, kann sich die Regelbesteuerung lohnen. Das ist eine Rechnung mit Ihren Zahlen, keine allgemeine Empfehlung.
Die Einzelheiten stehen im Überblick zur Kleinunternehmerregelung, die Angaben für die Rechnung ohne Umsatzsteuer unter Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Ob Sie noch unter der Grenze liegen, zeigt der Kleinunternehmer-Rechner.
7 % oder 19 % Umsatzsteuer?
Diese Frage stellt sich nur bei Regelbesteuerung. Der Regelsteuersatz ist 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt für „die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben“ (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG). Fotos sind urheberrechtlich geschützt, deshalb kann der ermäßigte Satz für Fotografen gelten.
Entscheidend ist, was der wesentliche Inhalt Ihrer Leistung ist. So sieht es die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 12.7):
| Fall | Steuersatz | Warum |
|---|---|---|
| Bildjournalisten, Bildagenturen, Foto-Designer, die Nutzungsrechte einräumen | 7 % | Der Kunde bezahlt für das Recht, die Bilder zu veröffentlichen oder zu verwerten. |
| Passbilder, Familien- und Gruppenaufnahmen: Übergabe der bestellten Abzüge oder Bilddateien | 19 % | Die Rechteübertragung geht in der Lieferung der Bilder auf. |
| Luftbilder für Planung, Vermessung oder bestimmte wissenschaftliche Zwecke | 19 % | Ausdrücklich nicht begünstigt, auch wenn Nutzungsrechte übertragen werden. |
| Vermietung von Studio oder Technik | 19 % | Keine Rechteübertragung. |
Drei Punkte, die in der Praxis über den Steuersatz entscheiden:
- Die Bezeichnung auf der Rechnung zählt nicht. Der Erlass sagt ausdrücklich, dass eine Formulierung wie „Übertragung von Nutzungsrechten“ nicht ausschlaggebend ist. Maßgeblich ist das wirtschaftliche Ergebnis nach dem Vertrag.
- Aufteilen hilft nicht. Liegt im Kern eine nicht begünstigte Lieferung vor, ändert eine Aufteilung des Betrags in „Honorar“ und „Bilder“ daran nichts.
- Der Vertrag muss zur Rechnung passen. Wer 7 % berechnet, sollte schriftlich vereinbart haben, wofür der Kunde die Bilder nutzen darf: Zweck, Medien, Gebiet, Dauer.
Dazwischen liegt ein Bereich, den das Gesetz nicht mit einem Satz klärt: Businessporträts für die Firmenwebsite, Produktfotos für einen Onlineshop, Hochzeitsfotos, bei denen das Paar die Dateien frei verwenden darf. Hier hängt es vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich die Einordnung für Ihre typischen Aufträge einmal von Ihrem Steuerbüro bestätigen. Ein falscher Satz ist teuer: Bei 7 % statt 19 % fordert das Finanzamt die Differenz von Ihnen nach. Bei 19 % statt 7 % schulden Sie den zu hoch ausgewiesenen Betrag trotzdem (§ 14c UStG).
Nebenkosten wie Fahrtkosten teilen in der Regel das Schicksal der Hauptleistung (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 3.10 Abs. 5). Sie bekommen denselben Steuersatz wie das Shooting, zu dem sie gehören.
Nutzungsrechte auf der Rechnung
Räumen Sie Nutzungsrechte ein, gehört das in die Leistungsbeschreibung oder in einen Vertrag, auf den die Rechnung verweist. Üblich sind vier Angaben:
- Zweck und Medien: zum Beispiel Website, Social Media, Print, Werbung.
- Art des Rechts: einfach oder ausschließlich.
- Gebiet: zum Beispiel Deutschland oder weltweit.
- Dauer: zum Beispiel zwei Jahre oder zeitlich unbegrenzt.
Ein Satz dazu, ob und wie Sie als Urheber genannt werden, erspart später Diskussionen. Das ist keine steuerliche Pflichtangabe, sondern gute Vertragspraxis.
Künstlersozialabgabe: was Ihr Kunde wissen muss
Die Künstlersozialabgabe (KSK-Abgabe) taucht auf Ihrer Rechnung nicht auf. Sie ist eine Abgabe Ihres Auftraggebers, nicht Ihre.
- Wer zahlt: Unternehmen, die typischerweise künstlerische Leistungen verwerten, etwa Verlage, Presseagenturen und Werbeagenturen. Außerdem Unternehmen, die für ihre eigene Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit selbstständige Künstler beauftragen, wenn die Entgelte dafür im Kalenderjahr zusammen 1.000 € übersteigen (§ 24 KSVG).
- Wie viel: 2026 sind es 4,9 % des Entgelts, ohne die ausgewiesene Umsatzsteuer (§ 25 KSVG).
- An wen: Der Auftraggeber meldet und zahlt direkt an die Künstlersozialkasse.
- Unabhängig von Ihnen: Die Abgabe fällt auch an, wenn Sie selbst nicht über die Künstlersozialkasse versichert sind.
- Kein Abzug: Ihr Kunde darf die Abgabe nicht von Ihrem Honorar abziehen. Vereinbarungen dazu sind unwirksam (Künstlersozialkasse, FAQ für Unternehmen).
- Privatkunden zahlen keine Künstlersozialabgabe.
Ob eine fotografische Leistung als künstlerisch im Sinne des Gesetzes gilt, beurteilt die Künstlersozialkasse. Nach ihrer Auffassung zählen Fotografen unabhängig von der künstlerischen Qualität ihrer Bilder als Künstler, wenn die Fotos Werbezwecken dienen. Auftraggeber, die Fotos für Werbung oder Presse bestellen, müssen deshalb in der Regel mit der Abgabe rechnen. Fragt ein Kunde nach, verweisen Sie ihn an die Künstlersozialkasse oder sein Steuerbüro.
Beispielpositionen für Fotografen
Diese Positionen kommen auf Fotografen-Rechnungen am häufigsten vor. Die Preise sind Rechenbeispiele, keine Empfehlung.
| Position | Einheit | Beispiel |
|---|---|---|
| Hochzeitsreportage, 12.09.2026, inkl. Online-Galerie | 8 Std. | 1.600,00 € |
| Porträtshooting im Studio | pauschal | 180,00 € |
| Businessporträts vor Ort, 6 Personen | pauschal | 540,00 € |
| Produktfotos, freigestellt | 20 Stück | 400,00 € |
| Bildbearbeitung und Retusche | 3 Std. | 180,00 € |
| Nutzungsrechte: Website und Social Media, einfach, Deutschland, 2 Jahre | pauschal | 250,00 € |
| Abzüge 20 × 30 cm | 10 Stück | 60,00 € |
| Fahrtkosten | 84 km | 42,00 € |
Beispiel 1: Hochzeit, Kleinunternehmer
Rechnung Nr. 2026-031 Rechnungsdatum: 16.09.2026
Leistungsdatum: 12.09.2026
Hochzeitsreportage, 8 Stunden, 400 bearbeitete Bilder
als Online-Galerie 1.600,00 €
Fahrtkosten, 84 km 42,00 €
Rechnungsbetrag 1.642,00 €
abzüglich Anzahlung vom 02.03.2026 -400,00 €
Noch zu zahlen 1.242,00 €
Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
(§ 19 UStG).Beispiel 2: Auftrag für ein Unternehmen, Regelbesteuerung
Rechnung Nr. 2026-032 Rechnungsdatum: 16.10.2026
Leistungszeitraum: Oktober 2026
Businessporträts vor Ort, 6 Personen, inkl. Bearbeitung 720,00 €
Fahrtkosten, 84 km 42,00 €
Nettobetrag 762,00 €
Umsatzsteuer 19 % 144,78 €
Rechnungsbetrag 906,78 €Im zweiten Beispiel steht bewusst der Regelsteuersatz. Ob für einen solchen Auftrag 7 % in Frage kommen, hängt vom Vertrag ab, siehe oben.
E-Rechnung für Fotografen
Rechnungen an Unternehmen im Inland müssen künftig E-Rechnungen sein: ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit 2025 in jedem Fall, zum Beispiel vom Labor oder vom Softwareanbieter. Mehr dazu im Überblick zur E-Rechnung.
Gewerbe oder freier Beruf?
Das entscheidet nicht über die Rechnung, aber über die Anmeldung. Künstlerische Fotografie und die Arbeit als Bildberichterstatter zählen zu den freien Berufen (§ 18 EStG). Die meiste Auftragsfotografie, etwa Hochzeiten, Porträts und Produktfotos, gilt als Gewerbe. Fotograf ist außerdem ein zulassungsfreies Handwerk (Anlage B der Handwerksordnung); wer es gewerblich ausübt, hat in der Regel mit der Handwerkskammer zu tun. Die Abgrenzung trifft im Zweifel das Finanzamt.
So schreiben Sie die Rechnung
Für den Anfang reicht die kostenlose Rechnungsvorlage: im Browser ausfüllen, als PDF speichern, ohne Anmeldung. Sie kennt beide Fälle, mit Umsatzsteuer und als Kleinunternehmer.
Mit Faktigo legen Sie Ihre typischen Positionen einmal an und schreiben daraus Rechnungen:
- Die Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben.
- Der Steuersatz lässt sich je Position wählen, 19 % oder 7 %. Welcher Satz richtig ist, entscheiden Sie; Faktigo prüft das nicht.
- Als Kleinunternehmer steht der Hinweis auf § 19 UStG automatisch auf der Rechnung.
- Rechnungen an Unternehmen gehen als ZUGFeRD oder XRechnung hinaus.
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und umfasst derzeit 10 Rechnungen im Monat und 25 Kunden.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Der richtige Steuersatz hängt von Ihren Verträgen ab; klären Sie ihn mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Gilt für Fotografen 7 % oder 19 % Umsatzsteuer?
Beides kommt vor. 7 % gelten, wenn der wesentliche Inhalt Ihrer Leistung darin besteht, Nutzungsrechte an den Bildern einzuräumen (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG), typisch bei Bildjournalisten, Bildagenturen und Foto-Designern. 19 % gelten, wenn Sie dem Kunden nur die bestellten Abzüge oder Bilddateien übergeben, etwa bei Passbildern, Familien- und Gruppenaufnahmen. Als Kleinunternehmer weisen Sie gar keine Umsatzsteuer aus.
Reicht es, „Nutzungsrechte“ auf die Rechnung zu schreiben, um 7 % zu berechnen?
Nein. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass entscheidet nicht die Bezeichnung in der Rechnung, sondern was nach dem Vertrag wirtschaftlich im Vordergrund steht. Auch eine Aufteilung des Betrags in Honorar und Lieferung ändert nichts, wenn es im Kern um die Übergabe der Bilder geht.
Muss ich als Fotograf die Künstlersozialabgabe auf die Rechnung schreiben?
Nein. Die Künstlersozialabgabe zahlt Ihr Auftraggeber direkt an die Künstlersozialkasse, wenn er abgabepflichtig ist. Sie gehört nicht auf Ihre Rechnung und darf nicht von Ihrem Honorar abgezogen werden. 2026 beträgt der Abgabesatz 4,9 % des Nettoentgelts.
Kann ich als Fotograf Kleinunternehmer sein?
Ja, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Sie schreiben dann Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung, können aber auch keine Vorsteuer aus Kamera, Objektiven oder Software abziehen.
Was gehört bei Fotografen in die Leistungsbeschreibung?
Was Sie fotografiert haben, wann und in welchem Umfang: Art des Shootings, Datum oder Zeitraum, Dauer oder Anzahl der Bilder, dazu Bearbeitung, Abzüge und Fahrtkosten als eigene Positionen. Räumen Sie Nutzungsrechte ein, nennen Sie Zweck, Medien, Gebiet und Dauer der Nutzung.
Wie rechne ich eine Anzahlung für ein Shooting ab?
Mit einer Anzahlungsrechnung, die dieselben Pflichtangaben enthält wie jede Rechnung. In der Endrechnung ziehen Sie die erhaltene Anzahlung und, wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, den darauf entfallenden Steuerbetrag wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG).
Müssen Fotografen E-Rechnungen ausstellen?
An Unternehmen im Inland ja, sobald die Pflicht greift: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Rechnungen an Privatkunden, etwa Brautpaare, sind nicht betroffen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber seit 2025 empfangen können.
Quellen
- § 12 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c: 7 % für die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 12.7 (konsolidierte Fassung, Stand 2. Juni 2026) — Bundesministerium der FinanzenAbs. 1: Die Rechteübertragung muss wesentlicher Inhalt der Leistung sein; die Bezeichnung in der Rechnung entscheidet nicht. Abs. 18: Lichtbildwerke und Lichtbilder, Passbilder und Familienaufnahmen.
- § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Pflichtangaben (Abs. 4), Anzahlungs- und Endrechnung (Abs. 5).
- § 19 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Umsatzgrenzen 25.000 und 100.000 Euro; Verzicht bindet fünf Jahre (Abs. 3).
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 24 KSVG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Wer Künstlersozialabgabe zahlt; Grenze von 1.000 Euro im Jahr.
- § 25 KSVG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Bemessungsgrundlage: Entgelt ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.
- Künstlersozialabgabe: Abgabesätze — KünstlersozialkasseAbgabesatz 2026: 4,9 %.
- Künstlersozialkasse: FAQ für Unternehmen und Verwerter — KünstlersozialkasseKein Abzug vom Honorar (Frage 14); Fotografen und Werbezwecke (Frage 11); Grenze 1.000 Euro ab 2026 (Frage 1).
- § 18 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Freiberufliche Tätigkeit: künstlerische Tätigkeit, Bildberichterstatter.
- Handwerksordnung, Anlage B Abschnitt 1 — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Fotografen als zulassungsfreies Handwerk.
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .