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Barzahlung ohne Registrierkasse: offene Ladenkasse, Kassenbuch oder Quittung?

Bar kassieren ohne Registrierkasse: wann § 146a AO (TSE) greift, was offene Ladenkasse und Kassenbuch verlangen und wann eine Quittung reicht.

Von Rostyslav TulikaQuellen ↓

Wer bar kassiert, hört schnell von Registrierkasse, TSE und Belegpflicht. Dieser Beitrag erklärt, wann diese Pflichten tatsächlich greifen und was Sie stattdessen beachten müssen, wenn Sie ohne elektronische Kasse arbeiten. Ob die Regeln in Ihrem Betrieb so anzuwenden sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Stand: 07.11.2026. Die Rechtsgrundlagen sind unten im Abschnitt Quellen verlinkt.

Hinweis: Gesetzentwurf zur Kassenpflicht, noch nicht beschlossen. Die Bundesregierung hat am 09.10.2026 einen Gesetzentwurf vorgelegt (BR-Drs. 585/26). Nach dem Entwurf (§ 146b AO-E) sollen Betriebe und Freiberufler mit einem Gesamtumsatz über 100.000 Euro im Kalenderjahr ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE verwenden müssen. Betriebe mit Bargeldumsatz unter 12.000 Euro im Jahr sollen ausgenommen sein. Die Pflicht soll frühestens ab dem 01.01.2028 gelten. Das ist ein Entwurf (Stand der Prüfung: 07.11.2026); im Gesetzgebungsverfahren kann er sich ändern. Die Regeln auf dieser Seite gelten nach heutigem Recht. Prüfen Sie vor einer Anschaffung oder Umstellung den aktuellen Stand.

Wann Kassenpflicht und TSE greifen

Nach geltendem Recht gibt es keine allgemeine Pflicht, eine Registrierkasse zu betreiben (zum Gesetzentwurf siehe den Hinweis oben). § 146a AO knüpft an etwas anderes an: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss dieses System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (§ 146a Abs. 1 AO).

Was ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist, sagt § 1 KassenSichV: „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“. Elektronische Buchhaltungsprogramme zählen ausdrücklich nicht dazu.

Nach dem Anwendungserlass (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2) hat ein System „Kassenfunktion“, wenn es der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann. Eine Kassenlade ist dafür nicht nötig. Buchhaltungsprogramme erfüllen nach Nr. 1.5.3 für bare Vorgänge keine Grundaufzeichnungsfunktion: Sie übernehmen nur die täglich saldierten Bareinnahmen und -ausgaben, die in einem Kassensystem, einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht aufgezeichnet wurden.

Sie kassieren bar mit …TSE nach § 146a AO?
Registrierkasse oder Kassen-App (elektronisch)Ja
offener Ladenkasse (Geldkassette, Kassenbericht ohne technisches Hilfsmittel)Nein
handgeführtem Kassenbuch (Papier)Nein
Kassenbuch in einem Buchhaltungsprogramm, das Sie nachträglich selbst befüllenkommt auf die Ausgestaltung an (§ 1 KassenSichV, AEAO Nr. 1.2 und 1.5.3)

Die letzte Zeile hängt von der Ausgestaltung des Programms ab: Ein Programm, das bare Einzelvorgänge zeitnah erfasst, kann nach Nr. 1.2 Kassenfunktion haben. Ob Ihr konkretes Programm als Kassensystem gilt, entscheidet die Finanzverwaltung im Einzelfall. Lassen Sie es sich im Zweifel von Ihrem Steuerberater bestätigen.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist kein eigener Rechtsbegriff im Gesetz, sondern die gängige Bezeichnung für eine Kassenführung ohne elektronisches Aufzeichnungssystem: Das Bargeld liegt in einer Kasse, und die Tageseinnahmen werden am Ende des Tages ermittelt. In der Praxis der Finanzverwaltung gehören dazu:

  • Kassenbericht: tägliche Aufstellung von Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen, Einlagen und Endbestand.
  • Retrograde Ermittlung: Die Tageseinnahmen ergeben sich rückwärts aus dem gezählten Endbestand, abzüglich Anfangsbestand und Einlagen und zuzüglich Ausgaben und Entnahmen. Beispiel: Endbestand 1.250 Euro, Anfangsbestand 500 Euro, Einlage 100 Euro, Ausgaben 150 Euro, Entnahme 0 Euro. Tageseinnahmen: 1.250 − 500 − 100 + 150 + 0 = 800 Euro.
  • Zählprotokoll: Sie zählen den Kassenbestand am Tagesende und halten Stückelung und Summe fest.

Diese Bausteine sind keine Gesetzestexte, sondern die übliche Auslegung der Finanzverwaltung. Maßgeblich bleibt § 146 AO: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (Abs. 1).

Einzelaufzeichnung: Grundsätzlich ist jeder Vorgang einzeln aufzuzeichnen. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt diese Pflicht aus Zumutbarkeitsgründen, aber nur, solange Sie kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwenden (§ 146 Abs. 1 AO). Die Ausnahme gilt nach dem Wortlaut und der gängigen Auslegung für den Verkauf von Waren, nicht für Dienstleistungen. Wer Dienstleistungen bar abrechnet, zeichnet daher in der Regel jede Zahlung einzeln auf, zum Beispiel mit einer Quittung samt Durchschlag oder einem Kassenbucheintrag je Vorgang. Bei gemischten Betrieben (Ware und Dienstleistung) ist die Abgrenzung nicht eindeutig; klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater. Einzelheiten zur Verwaltungsauffassung finden Sie im AEAO zu § 146 und in den GoBD.

Kassenbuch: Anforderungen

Ein Kassenbuch ist die laufende Aufzeichnung aller Bareinnahmen und -ausgaben. Aus § 146 AO und den GoBD ergeben sich diese Anforderungen:

  1. Täglich führen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Wochen später aus dem Gedächtnis nachtragen reicht nicht.
  2. Vollständig und einzeln. Datum, Betrag, Art des Vorgangs und ein Beleg je Eintrag.
  3. Nicht nachträglich verändern. Eine Aufzeichnung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist, und es muss erkennbar bleiben, ob eine Änderung ursprünglich oder später erfolgte (§ 146 Abs. 4 AO). Fehler korrigieren Sie mit einer Gegenbuchung, nicht durch Überschreiben.
  4. Kassensturzfähigkeit. Der Sollbestand laut Kassenbuch muss sich jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Bestand abgleichen lassen. Ein negativer Kassenbestand ist ein Warnzeichen für fehlende Buchungen.
  5. Belege aufbewahren. Zu jedem Eintrag gehört ein Beleg, zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung oder Eigenbeleg (Fristen: Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege).

Die Punkte 2, 4 und 5 sind Auslegung der Finanzverwaltung (GoBD vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025), nicht Wortlaut des Gesetzes. Das Kassenbuch kann auf Papier, in einer Tabelle oder in einer Software geführt werden. Prüfen Sie bei einer Tabelle, ob Änderungen nachvollziehbar bleiben. Mehr zum Prüfungsablauf in Betriebsprüfung: Ablauf und Vorbereitung.

Quittung oder Kleinbetragsrechnung?

Eine Quittung bestätigt, dass Sie Geld erhalten haben. Eine Rechnung weist eine Leistung aus. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro lässt § 33 UStDV eine vereinfachte Rechnung zu, die Kleinbetragsrechnung. Eine Quittung, die diese Angaben enthält, ist zugleich eine Kleinbetragsrechnung:

  1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. Ausstellungsdatum,
  3. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
  4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz; bei Steuerbefreiung genügt ein Hinweis darauf.

Name und Anschrift des Kunden sind nicht verlangt. Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (zum Beispiel Fernverkäufe und Reverse Charge). Über 250 Euro reicht die Quittung als Rechnung nicht mehr; dann gelten die vollen Pflichtangaben, bei Kleinunternehmern die nach § 34a UStDV (Rechnung schreiben: Anleitung).

Kleinunternehmer: § 34a UStDV regelt die Rechnung über steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG. Nach § 34a Satz 2 UStDV bleiben die §§ 33 und 34 unberührt. Bis 250 Euro können Sie also ebenfalls nach § 33 UStDV abrechnen und nennen statt eines Steuersatzes den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Über 250 Euro verlangt § 34a Satz 1 UStDV unter anderem Name und Anschrift des Empfängers sowie Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr. Mehr dazu unter Kleinunternehmerregelung.

E-Rechnung: Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern können nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rz. 22) immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auch auf Papier. Eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig. Papier ist immer möglich; ein anderes elektronisches Format (zum Beispiel PDF per E-Mail) nur mit Zustimmung des Empfängers.

Eine Quittung, die Sie am Verkaufsort von Hand ausfüllen, können Sie mit unserer Vorlage Quittung erstellen vorbereiten.

Belegausgabepflicht

§ 146a Abs. 2 AO verpflichtet dazu, dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen. Die Vorschrift steht im Zusammenhang mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem: Sie trifft also Nutzer einer Kasse mit TSE. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen von der Pflicht befreien.

Wer ohne elektronisches System kassiert, unterliegt der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO nach dieser Systematik nicht. Das heißt nicht, dass Sie nie einen Beleg schulden: Verlangt der Kunde eine Rechnung oder Quittung, oder verpflichtet Sie eine andere Vorschrift dazu, gilt das unabhängig davon. Und für Ihre eigene Aufzeichnung brauchen Sie ohnehin einen Beleg je Vorgang.

Meldepflicht und Kassen-Nachschau

Meldepflicht: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss das zuständige Finanzamt per Datenfernübertragung in einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz informieren, und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Mitgeteilt werden unter anderem Art und Seriennummer des Systems und der Sicherheitseinrichtung. Ohne elektronisches Aufzeichnungssystem entfällt diese Meldung.

Kassen-Nachschau: Das Finanzamt darf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung prüfen (§ 146b Abs. 1 AO). Sie müssen auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und die zum Verständnis nötigen Organisationsunterlagen vorlegen und Auskunft geben (Abs. 2). Das betrifft auch die offene Ladenkasse. Halten Sie deshalb Kassenberichte, Zählprotokolle und Belege griffbereit. Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO). Bei Mängeln in den Aufzeichnungen kann es die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).

Checkliste für Barzahlung ohne Kasse

Allgemeine Orientierung, keine Prüfung Ihres Betriebs.

  • Kein elektronisches Kassensystem im Einsatz (sonst gelten TSE, Belegausgabe und Meldung).
  • Jeden Tag Anfangs- und Endbestand festhalten und den Bestand zählen.
  • Bei Dienstleistungen jede Zahlung einzeln aufzeichnen.
  • Quittungen mit den Angaben nach § 33 UStDV ausstellen, bis 250 Euro.
  • Kleinunternehmer: Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG nicht vergessen.
  • Fehler per Gegenbuchung korrigieren, nie überschreiben.
  • Belege 8 Jahre, Aufzeichnungen 10 Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO); Rechnungsdoppel 8 Jahre (§ 14b UStG).
  • Unterlagen für eine unangekündigte Kassen-Nachschau bereithalten.

Was Faktigo dabei kann

Faktigo hat ein Kassenbuch, in dem Sie Bareinnahmen und -ausgaben selbst erfassen. Das Kassenbuch ist in allen Tarifen enthalten (siehe Preise). Die Schnellrechnung erstellt eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDV mit den Zahlarten Überweisung, Karte und PayPal. Barzahlung gehört nicht dazu. Faktigo ist nicht als Kassensystem gedacht und stellt keine Kassenbelege mit TSE aus. Ob eine Software Kassenfunktion hat, entscheidet die Finanzverwaltung im Einzelfall; eine Zusicherung geben wir dazu nicht. Den Kassensturz, das Zählprotokoll und den Kassenbericht führen Sie selbst.

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Stand: 07.11.2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich eine Registrierkasse haben?

Nach geltendem Recht (Stand 07.11.2026) nein. § 146a AO knüpft an die Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems an. Eine Pflicht, ein solches System anzuschaffen, enthält die Vorschrift nicht. Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung sieht eine Kassenpflicht vor; er ist noch nicht beschlossen (siehe Hinweis oben im Beitrag). Wer bar kassiert, kann eine offene Ladenkasse oder ein Kassenbuch führen, muss dann aber täglich aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO).

Wann brauche ich eine TSE?

Wenn Sie Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, also mit einem elektronischen oder computergestützten Kassensystem oder einer Registrierkasse (§ 146a Abs. 1 AO, § 1 KassenSichV). Dieses System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein.

Muss ich bei Barzahlung immer einen Beleg ausgeben?

Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO trifft Nutzer elektronischer Aufzeichnungssysteme. Ob Sie dem Kunden aus anderen Gründen eine Rechnung oder Quittung schulden, ist davon getrennt zu beurteilen, zum Beispiel, wenn er sie verlangt.

Reicht eine Quittung als Rechnung?

Bis 250 Euro Gesamtbetrag kann eine Quittung eine Kleinbetragsrechnung sein, wenn sie die Angaben nach § 33 UStDV enthält: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Darüber ist sie keine ausreichende Rechnung mehr.

Gilt § 33 UStDV auch für Kleinunternehmer?

Ja. Nach § 34a Satz 2 UStDV bleiben die §§ 33 und 34 unberührt. Statt eines Steuersatzes genügt der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Über 250 Euro gelten die Pflichtangaben nach § 34a Satz 1 UStDV, darunter Name und Anschrift des Empfängers.

Kündigt sich die Kassen-Nachschau an?

Nein. Sie erfolgt ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung (§ 146b Abs. 1 AO). Die Nachschau kann auch Betriebe mit offener Ladenkasse betreffen, denn sie prüft die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen.

Quellen

  1. § 146a AO (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: TSE-Pflicht für Nutzer eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Abs. 2: Belegausgabe, Befreiung nach § 148 AO. Abs. 4: Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats.
  2. § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten; Einzelaufzeichnung, Ausnahme beim Warenverkauf an unbekannte Kunden. Abs. 4: keine unkenntlichen oder undatierten Änderungen.
  3. § 146b AO (Kassen-Nachschau) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Prüfung der Kassenaufzeichnungen ohne vorherige Ankündigung, außerhalb einer Außenprüfung. Abs. 3: Übergang zur Außenprüfung ohne Prüfungsanordnung möglich.
  4. § 1 KassenSichV (Elektronische Aufzeichnungssysteme) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen; elektronische Buchhaltungsprogramme zählen nicht dazu.
  5. § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Gesamtbetrag bis 250 Euro; vier Pflichtangaben; gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG.
  6. § 34a UStDV (Rechnungen über steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Satz 1: Pflichtangaben bei Rechnungen über steuerfreie Umsätze, darunter Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr. des Leistenden. Satz 2: Die §§ 33 und 34 bleiben unberührt.
  7. BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung, Rz. 22 — Bundesministerium der Finanzen (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)Rz. 22: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern können immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (keine E-Rechnungspflicht).
  8. AEAO zu § 146a, Nr. 1.2 und Nr. 1.5.3 (BMF-Schreiben vom 26.10.2026, Neufassung) — Bundesministerium der FinanzenNr. 1.2: Kassenfunktion. Nr. 1.5.3: Buchhaltungsprogramme übernehmen nur saldierte Bareinnahmen und -ausgaben aus Kassensystem, Kassenbuch oder Kassenbericht. Aktuell gilt der AEAO zu § 146a in der Fassung vom 30.06.2023, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 17.03.2026. Die Neufassung vom 26.10.2026 gilt grundsätzlich ab 01.01.2029. Wir haben Nr. 1.2 und Nr. 1.5.3 der Neufassung mit der Fassung 2023 abgeglichen: Sie sind wörtlich unverändert.
  9. § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 3: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre.
  10. § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Doppel ausgestellter und erhaltene Rechnungen acht Jahre aufbewahren.
  11. GoBD, 2. Änderung (BMF-Schreiben vom 14.07.2025; GoBD-Fassung vom 28.11.2019) — Bundesministerium der FinanzenVerwaltungsauffassung zu ordnungsmäßiger Buchführung und Aufzeichnung, auch bei Kasseneinnahmen. Randziffern bitte im Schreiben nachlesen.
  12. Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung (Gesetzentwurf der Bundesregierung, BR-Drs. 585/26 vom 09.10.2026) — BundesratGesetzentwurf, noch nicht beschlossen. Enthält u. a. den geplanten § 146b AO-E (Kassenpflicht). Stand der Prüfung: 07.11.2026.
  13. Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO), Übersicht und aktuelle Fassungen — Bundesministerium der FinanzenFundstelle für die jeweils gültige Fassung des AEAO zu §§ 146, 146a.

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .