XRechnung an Behörden erstellen: Leitweg-ID eintragen und prüfen

Wer für eine Gemeinde, einen Landkreis oder ein Land arbeitet, schreibt die Rechnung nicht wie für einen Privat- oder Geschäftskunden. Die Verwaltung erwartet in der Regel eine XRechnung als Datei, adressiert mit einer Leitweg-ID, und ein Portal weist die Rechnung automatisch ab, wenn davon etwas nicht stimmt. Faktigo ist eine Rechnungssoftware, die diese Teile für Sie vorbereitet. Sie läuft im Browser und startet im Free-Tarif kostenlos. Was eine Leitweg-ID ist, wie sie aufgebaut ist und woher Sie sie bekommen, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID: Aufbau und Herkunft.

Leitweg-ID und XRechnung: was Faktigo übernimmt

• Kunde als öffentlichen Auftraggeber markieren. Ein Haken im Kundendialog genügt. Danach erklärt Faktigo im Dialog, was gilt: Beim Bund ist die Leitweg-ID Pflicht, bei Ländern und Kommunen genügt oft eine andere Käuferreferenz, und eine fehlende Referenz kann zur Zurückweisung führen.
• Leitweg-ID mit Prüfziffer-Check. Beim Eintragen prüft Faktigo Form und Prüfziffer. Ein vertippter Block fällt beim Anlegen des Kunden auf, nicht erst bei der Zurückweisung durch das Portal.
• XRechnung automatisch. Bei einem öffentlichen Auftraggeber ist XRechnung als Versandformat vorgewählt. Die Leitweg-ID wandert aus den Kundendaten in das Feld BT-10 und damit auf jede weitere Rechnung dieser Stelle. Fehlt jede Käuferreferenz (Leitweg-ID oder Referenz an der Rechnung), meldet Faktigo das vor dem Versand.
• Prüfung vor dem E-Mail-Versand. Verschicken Sie die E-Rechnung aus Faktigo, prüft Faktigo die erzeugte Datei vorher mit dem KoSIT-Validator, der Referenzimplementierung für XRechnung. Eine abgelehnte Datei geht nicht raus. Das ist eine formale Prüfung gegen den Standard. Ob Ihre Angaben inhaltlich stimmen, bleibt Ihre Sache.
• Hinweis bei hinterlegter Leitweg-ID. Hat ein Kunde eine Leitweg-ID, ist aber nicht als Behörde markiert, fragt Faktigo: „Leitweg-ID vorhanden. Ist das eine Behörde?“ Ein Klick übernimmt die Markierung.

Leitweg-ID eintragen und die erste Behördenrechnung schreiben

1. Leitweg-ID erfragen. Sie steht meist in Bestellung, Vertrag oder Auftragsbestätigung. Fehlt sie, fragen Sie vor der Rechnung nach. Woher Sie sie sonst bekommen, steht im Ratgeber Leitweg-ID.
2. Kunden anlegen und als öffentlichen Auftraggeber markieren. Leitweg-ID eintragen; Faktigo prüft sie sofort.
3. Rechnung wie gewohnt schreiben. Positionen, Steuersatz, Zahlungsziel. Das Format ist bereits XRechnung.
4. Datei prüfen. Im Versand-Dialog zeigt Faktigo Verstöße gegen die XRechnung-Regeln mit einer Erklärung, bevor etwas rausgeht. Brauchen Sie die Datei für ein Portal, laden Sie die XRechnung (XML) herunter; prüfen können Sie sie vorab mit dem kostenlosen E-Rechnung-Prüfer.
5. Einreichen. Per E-Mail aus Faktigo oder im Portal, je nachdem, was der Auftraggeber verlangt. Das Portal nennt Ihnen der Auftraggeber. Welches wofür zuständig ist, steht im Ratgeber Rechnung an Behörden.

Was Faktigo nicht tut

• Kein Einreichen im Portal. Sie laden die XRechnung selbst bei ZRE, OZG-RE oder dem Landesportal hoch. Faktigo verschickt sie nur per E-Mail.
• Keine Aussage, ob die Leitweg-ID existiert. Die Prüfziffer erkennt Tippfehler, aber keine erfundene oder falsche Stelle.
• Keine Rechtsberatung. Zahlungsziele und Vergaberecht der öffentlichen Hand hängen vom Vertrag ab. Bei Zweifeln hilft die Vergabestelle oder Ihr Steuerbüro.

Die Leitweg-ID gehört nach § 14 Abs. 4 UStG nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Sie wird erst durch die Verwaltung verlangt, beim Bund durch § 5 ERechV. Deshalb ist die Leitweg-ID in Faktigo ein optionales Feld; nur eine fehlende Käuferreferenz insgesamt stoppt den XRechnung-Versand.

Was es kostet

XRechnung ist in jedem Tarif enthalten. Alle Preise sind Endpreise, Umsatzsteuer kommt nicht dazu (§ 19 UStG).

Tarif	Preis pro Monat	Rechnungen pro Monat
Free	0 €	10
Solo	9 €	50
Starter	19 €	200
Pro	25 €	1.000

Details stehen unter Preise. Sie können mit dem Free-Tarif kostenlos starten, ohne Kreditkarte.

Sie wollen erst verstehen, wie das System funktioniert?

Diese Seite beschreibt das Werkzeug. Die Hintergründe stehen in den Ratgebern: Rechnung an Behörden erklärt Portale und Einreichungswege, Leitweg-ID Aufbau und Herkunft der Nummer. Ob eine fertige Datei den Regeln entspricht, zeigt der kostenlose E-Rechnung-Prüfer. Zum Format selbst: XRechnung oder ZUGFeRD.

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Dieser Beitrag beschreibt das Produkt und die Rechtslage allgemein verständlich. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: November 2026.

Häufige Fragen

Reicht Faktigo die Rechnung bei der Behörde ein?+

Nein. Faktigo erzeugt und prüft die XRechnung, die Einreichung im Portal des Auftraggebers machen Sie selbst: Datei herunterladen und dort hochladen oder an die genannte Adresse schicken. Welcher Weg gilt, sagt Ihnen der Auftraggeber.

Muss ich für jede Behörde eine Leitweg-ID eintragen?+

Beim Bund ist sie Pflicht (§ 5 ERechV). Bei Ländern und Kommunen legt der Auftraggeber fest, ob er eine verlangt. Faktigo macht sie nicht zum Pflichtfeld. Ohne Leitweg-ID brauchen Sie aber irgendeine Käuferreferenz an der Rechnung (Aktenzeichen, Bestellnummer), sonst lässt Faktigo den XRechnung-Versand an einen öffentlichen Auftraggeber nicht zu. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.

Was prüft die Prüfziffer?+

Sie fängt Tippfehler ab: Stimmt die Prüfziffer rechnerisch nicht zur übrigen Nummer, meldet Faktigo das beim Eintragen. Ob die Leitweg-ID tatsächlich existiert und zu Ihrem Auftraggeber gehört, kann keine Rechnungssoftware prüfen. Das steht in den Unterlagen des Auftrags.

Kostet XRechnung extra?+

Nein. XRechnung und ZUGFeRD sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Free-Tarif mit 10 Rechnungen pro Monat.

Ich bin Kleinunternehmer. Gilt das auch für Behörden?+

Die Übergangsregeln für E-Rechnungen zwischen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG) kennen für Kleinunternehmer Erleichterungen. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber richten sich zusätzlich nach deren Vorgaben, und die verlangen in der Regel eine XRechnung. Fragen Sie bei der Behörde nach, was sie für Ihren Auftrag erwartet.

Quellen

1. E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), § 5 — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Beim Bund gehört die Leitweg-ID zu den Pflichtangaben der E-Rechnung.
2. XRechnung — KoSIT (XStandards Einkauf)Der deutsche Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.
3. Leitweg-ID Formatspezifikation v2.0.2 (28.07.2021) — KoSIT / FITKOAufbau der Leitweg-ID: Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer.
4. § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Die Leitweg-ID steht nicht unter den Pflichtangaben des Absatzes 4.

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-11-05.