Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, 70-Prozent-Regel und Aufbewahrung für Selbstständige
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben nach § 4 EStG, nur 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, getrennte Aufzeichnung, Aufbewahrung. Mit Checkliste.
Das Essen mit einem Kunden, das Essen mit dem Kunden, der Abend mit dem Lieferanten: Bewirtung gehört zum Alltag vieler Selbstständiger. Das Finanzamt schaut dabei genauer hin als bei anderen Ausgaben. Dieser Beitrag erklärt, was Sie allgemein beachten müssen. Ob eine konkrete Ausgabe abziehbar ist, entscheidet im Zweifel Ihr Steuerberater.
Die 70-Prozent-Regel
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass dürfen den Gewinn nur mindern, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind. Dann sind 70 % abziehbar, 30 % nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Beispiel Regelbesteuerung: Das Essen kostet 100 € netto plus 19 € Umsatzsteuer. Als Betriebsausgabe wirken 70 € (70 % von 100 €), die übrigen 30 € mindern den Gewinn nicht. Die 19 € Vorsteuer sind nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG in voller Höhe abziehbar, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist und der Nachweis nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG geführt wird.
Beispiel Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Das Essen kostet 119 € auf der Rechnung. Sie haben keinen Vorsteuerabzug, die Umsatzsteuer ist Teil Ihrer Aufwendung. Abziehbar sind 70 % von 119 €, also 83,30 €.
Ob eine konkrete Bewirtung angemessen und abziehbar ist, entscheidet im Zweifel Ihr Steuerberater. Einfache Aufmerksamkeiten wie Kaffee und Gebäck im Termin werden teils anders behandelt, fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
Was nachzuweisen ist
Das Gesetz verlangt einen schriftlichen Nachweis:
| Bewirtung | Pflichtangaben |
|---|---|
| In einer Gaststätte | Anlass und Teilnehmer der Bewirtung; die Rechnung ist beizufügen |
| An anderem Ort (zum Beispiel selbst bewirtet) | Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen |
Praktisch heißt das: Ein Kassenbon allein reicht nicht. Auf die Rückseite oder in einen Zusatzbeleg gehören
- Datum und Ort (Name der Gaststätte steht meist auf der Rechnung),
- Teilnehmer mit Namen (auch Sie selbst) und Firma,
- Anlass, möglichst konkret („Angebot Webseite Relaunch“ statt „Besprechung“),
- Unterschrift (empfohlen, damit klar ist, wer die Angaben gemacht hat).
Ob die Bewirtung ordentlich dokumentiert ist, entscheidet sich beim Bezahlen: Lassen Sie sich eine ordnungsgemäße Rechnung der Gaststätte geben, nicht nur den Kreditkartenbeleg. Bei Rechnungen über 250 € brutto gehört Ihr Name oder Firmenname als Empfänger auf die Rechnung (§ 33 UStDV). Die Speisen und Getränke sollten einzeln aufgeführt sein.
Getrennt aufzeichnen
Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Sie landen deshalb in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht im großen Topf „Sonstiges“, sondern in einer eigenen Zeile. Das ist auch in der EÜR für Kleinunternehmer so vorgesehen.
Was nicht Bewirtung ist
- Geschenke an Geschäftspartner folgen eigenen Regeln (Wertgrenze 50 € pro Empfänger und Jahr, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Sie sind kein Bewirtungsaufwand.
- Verpflegungsmehraufwand auf Reisen ist eine Pauschale und kein Bewirtungsbeleg.
Aufbewahrung
Der Bewirtungsbeleg ist ein Buchungsbeleg und wird acht Jahre aufbewahrt, mit Beginn am Ende des Kalenderjahres. Mehr dazu in Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege. Wird Ihr Betrieb geprüft, gehört die Bewirtung zu den Positionen, die gern angesehen werden (mehr in Betriebsprüfung: Ablauf und Vorbereitung).
Checkliste
- Rechnung der Gaststätte mitnehmen, nicht nur den Zahlungsbeleg.
- Teilnehmer mit vollem Namen und Firma notieren.
- Anlass konkret beschreiben.
- Beleg am selben Tag oder zeitnah ergänzen (und möglichst unterschreiben).
- Digital ablegen und der Ausgabe zuordnen.
- In der Buchführung als Bewirtung kennzeichnen.
Was Faktigo dabei kann
- Ausgabenkategorie „Bewirtung“. Sie ordnen die Ausgabe der Kategorie zu, das Belegfoto oder PDF hängen Sie an.
- 70 % in der EÜR. Faktigo setzt in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nur 70 % als Betriebsausgabe an und weist die Bewirtung getrennt aus. Bei Regelbesteuerung bleibt die Vorsteuer voll abziehbar, bei Kleinunternehmern rechnet Faktigo vom Bruttobetrag.
- Belege bleiben zugeordnet und lassen sich mit dem GoBD-Export (Z3) herausgeben; die Belegdateien selbst ab dem Tarif Starter.
Was Faktigo derzeit nicht hat: eigene Felder für Teilnehmer und Anlass. Die tragen Sie handschriftlich auf dem Beleg ein oder vermerken sie in der Beschreibung der Ausgabe; eine Prüfung weist Sie auf zu kurze Beschreibungen hin. Einen Bewirtungsbeleg zum Ausdrucken erzeugt Faktigo nicht.
Stand: November 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie viel von der Bewirtung kann ich absetzen?
Bei Bewirtung von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass sind 70 % der angemessenen Aufwendungen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30 % sind nicht abziehbar.
Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?
Bei einer Gaststätte genügen zu der Rechnung Angaben zu Anlass und Teilnehmern der Bewirtung. Die Rechnung muss beigefügt sein (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Bei anderen Bewirtungen sind auch Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen aufzuzeichnen.
Kann ich den Beleg nachträglich ausfüllen?
Das Gesetz verlangt den Nachweis schriftlich. Ausfüllen sollten Sie ihn zeitnah, solange Sie sich an alles erinnern. Wie streng ein Prüfer die Zeitnähe sieht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Gilt die 70-Prozent-Regel auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Kürzung ist eine Regel der Einkommensteuer, nicht der Umsatzsteuer. Sie gilt unabhängig davon, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Sind Bewirtungen von Mitarbeitern auch auf 70 % gekürzt?
Nein, die Kürzung betrifft Personen, die aus geschäftlichem Anlass bewirtet werden. Die Einordnung von Betriebsfeieren, Mitarbeiterbewirtung und gemischten Anlässen ist im Einzelfall schwierig. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.
Wie lange muss ich den Bewirtungsbeleg aufbewahren?
Acht Jahre, da er ein Buchungsbeleg ist (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Quellen
- § 4 EStG (Gewinnbegriff, Betriebsausgaben), Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 5 Satz 1 Nr. 2: Bewirtung aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 % abziehbar; Nachweis mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe, bei Gaststätten Anlass und Teilnehmer plus Rechnung. Abs. 7: getrennte Aufzeichnung.
- § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Buchungsbelege acht Jahre.
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .