Aufbewahrungsfristen 2026: Wie lange Sie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge aufbewahren müssen

Wie lange Sie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge aufheben müssen, regelt vor allem die Abgabenordnung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine kürzere Frist als früher: acht statt zehn Jahre. Für Bücher und Aufzeichnungen bleibt es bei zehn Jahren. Für Belege ab 2025 gilt die kürzere Frist sicher; für ältere Belege hängt es von der Übergangsregelung ab. Lösche sie nur nach Rücksprache. Die Tabelle fasst es zusammen.

Die Fristen im Überblick

Unterlage	Frist	Rechtsgrundlage
Ausgestellte Rechnungen (Doppel) und erhaltene Rechnungen	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO
Buchungsbelege (Quittungen, Eigenbelege, Kassenbelege)	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO

Eine E-Rechnung ist wie jede Rechnung acht Jahre aufzubewahren, im elektronischen Original. Wie das technisch geht, steht im Beitrag GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.

Für Kontoauszüge, Verträge und Angebote nennt das Gesetz keine eigene Zeile. Ob sie Buchungsbeleg (8 Jahre) oder sonstige Unterlage (6 Jahre) sind, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel heben Sie sie acht Jahre auf. Das kostet bei digitaler Ablage fast nichts.

Wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde oder der Beleg entstand (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).

Beispiel: Sie stellen am 12. März 2026 eine Rechnung aus. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und läuft acht Jahre. Sie dürfen die Rechnung also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichten, vorausgesetzt, es gilt keine Ausnahme.

Wann läuft die Frist länger?

Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das betrifft zum Beispiel:

• eine laufende Betriebsprüfung,
• ein Einspruchs- oder Klageverfahren,
• Steuerbescheide, die noch geändert werden können.

Zusätzlich können außersteuerliche Gesetze längere Fristen vorsehen. Ein Beispiel: Wer eine Forderung gerichtlich durchsetzen will, braucht seine Rechnungen unter Umständen auch länger als Beweismittel. Wie lange eine Forderung durchsetzbar bleibt, erklärt Verjährung einer Rechnung.

Auch Angebote sind Geschäftsbriefe und werden sechs Jahre aufbewahrt. Eine Vorlage steht unter Angebot-Vorlage.

Papier oder digital?

Sie dürfen Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO). Die Wiedergabe muss

1. mit dem Original bildlich oder inhaltlich übereinstimmen,
2. während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein,
3. unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, die im Original bleiben. Bei einer eingehenden E-Rechnung gilt: Das XML ist der Beleg, nicht das daraus gerenderte PDF.

Ein Ordner „Scans“ auf dem Desktop ohne Backup ist keine Aufbewahrung im Sinne der GoBD: Die Daten müssen die ganze Frist über verfügbar und unverändert bleiben.

Praktische Regeln

• Nach Jahren sortieren, dann nach Art (Ausgang, Eingang, Bank).
• Nichts nachträglich verändern. Korrekturen sind eigene Belege (siehe Stornorechnung und Gutschrift).
• Frist nicht auf den Tag genau ausreizen. Gerade bei Streit mit dem Finanzamt oder Kunden lohnt ein Puffer.
• Datenschutz beachten. Personenbezogene Daten dürfen nach Fristende nicht ohne Grund weiterlaufen. Das ist ein eigenes Thema; sprechen Sie dazu mit Ihrem Datenschutzberater.

Was Faktigo dabei kann

• Rechnungen bleiben unveränderbar. Ausgestellte Rechnungen werden archiviert, Korrekturen laufen über Storno und neue Belege.
• Eingangsrechnungen als Original. E-Rechnungen werden im Original archiviert; die Echtheits-Prüfung des Archivs gehört zum GoBD-Paket ab dem Tarif Starter.
• Export, wenn jemand fragt. Der Z3-Export der Tabellen ist in jedem Tarif enthalten, die Belegdateien dazu ab Starter. Die Verfahrensdokumentation dazu erklärt der Beitrag Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Steuerberater-Zugang. Das Steuerbüro darf lesen und exportieren.

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Stand: November 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?+

Acht Jahre, sowohl ausgestellte als auch erhaltene (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Kleinunternehmer?+

Ja. Rechnungen müssen Sie nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren, auch als Kleinunternehmer. Auch für die übrigen Belege Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist acht Jahre die sichere Empfehlung; wie die Pflicht im Einzelfall begründet ist, klärt Ihr Steuerberater.

Darf ich Papierbelege einscannen und wegwerfen?+

Unter Bedingungen ja: Die Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen, während der Frist jederzeit lesbar verfügbar sein und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen (§ 147 Abs. 2 AO). Ob das bei Ihren Belegen und Ihrem Scan-Verfahren erfüllt ist, klären Sie mit dem Steuerberater. Bei E-Rechnungen ist ohnehin das elektronische Original aufzubewahren.

Muss ich Kontoauszüge aufbewahren?+

Kontoauszüge sind in der Regel Buchungsbelege oder zumindest für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen. Rechnen Sie mit mindestens acht Jahren. Welche Frist im Einzelfall gilt, hängt von der Einordnung ab, die Ihr Steuerberater kennt.

Kann die Frist länger laufen als acht Jahre?+

Ja. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem Einspruchsverfahren.

Quellen

1. § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 3: 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für sonstige Unterlagen; die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist läuft. Abs. 4: Fristbeginn.
2. § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Rechnungen und Doppel acht Jahre aufbewahren, Fristbeginn am Jahresende der Ausstellung.
3. § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Kaufleute.
4. GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025 — Bundesministerium der FinanzenAnforderungen an die elektronische Aufbewahrung.

Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am 2026-11-04.