E-Rechnung empfangen: So landen Lieferantenrechnungen in Faktigo
XRechnung und ZUGFeRD empfangen: per Belegadresse oder Upload in den Rechnungseingang, mit Prüfung, Aufbewahrung und Buchung als Ausgabe.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine XRechnung (reine XML-Datei) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebetteter XML). Den Unterschied erklärt XRechnung oder ZUGFeRD. Faktigo nimmt beide im Rechnungseingang entgegen.
Stand: 4. November 2026.
Zwei Wege in den Rechnungseingang
- Belegadresse: Faktigo gibt Ihnen eine eigene E-Mail-Adresse für Belege. Leiten Sie Rechnungen dorthin weiter. XRechnung und ZUGFeRD landen im Rechnungseingang, Fotos und normale PDFs bei den Ausgaben. Die Adresse können Sie erneuern. Die alte nimmt dann nichts mehr an.
- Upload: Ziehen Sie die Datei oben im Rechnungseingang in das Feld.
Den Rechnungseingang finden Sie unter Finanzen, Rechnungseingang.
Was Sie dort sehen
Die Liste zeigt Lieferant, Rechnung, Fälligkeit, Betrag und Status. Im Detail stehen Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Format. Fehlt in der Rechnung die IBAN, zeigt Faktigo „ohne IBAN, nur von Hand zahlbar“.
Prüfung
Bei Eingang prüft Faktigo die Rechnung gegen die KoSIT-Regeln und zeigt das Ergebnis, in jedem Tarif. Ist sie ungültig, bitten Sie den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung. Die Echtheitsprüfung des Eingangsarchivs, also ob archivierte Originale unverändert sind, gehört zum GoBD-Paket ab dem Tarif Starter, siehe Preise.
Aufbewahren und buchen
Faktigo bewahrt die Rechnung auf und zeigt „Aufbewahrt bis …“. Bis dahin lässt sie sich nicht löschen (§ 147 AO). Zum Buchen wählen Sie als Ausgabe buchen. Bei Reverse Charge bleibt die Ausgabe offen, bis Sie sie geprüft haben.
Das Original können Sie jederzeit herunterladen. Eine Rechnung, die nicht an Sie gerichtet ist, weisen Sie mit Zurückweisen ab. Bezahlen können Sie ausgewählte Rechnungen per Überweisung.
Wie das Senden funktioniert, zeigt die Anleitung zur ersten Rechnung. Einen Überblick gibt die E-Rechnung-Pflicht. Was rechtlich gilt (Empfangspflicht, Übergangsfristen, Aufbewahrung), steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür einen bestimmten Tarif?
Empfangen, Prüfen, Ansehen und Buchen können Sie in jedem Tarif. Nur die Echtheitsprüfung des Eingangsarchivs (Teil des GoBD-Pakets) gibt es ab dem Tarif Starter.
Was ist mit Fotos und normalen PDFs?
Sie sind keine E-Rechnung. Faktigo legt sie als Entwurf bei den Ausgaben ab. Dort gleichen Sie sie mit dem Beleg ab, bevor Sie buchen.
Kann ich eine Rechnung zurückweisen?
Ja, zum Beispiel wenn sie nicht an Sie gerichtet ist. Im Rechnungseingang gibt es dafür die Aktion Zurückweisen.
Quellen
- § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Begriff der E-Rechnung; Empfangspflicht seit 1. Januar 2025.
- § 147 AO — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Finanzen)Aufbewahrung von Unterlagen.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
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