Rechnung per SEPA-Lastschrift: Mandat für wiederkehrende Rechnungen
Rechnung per Lastschrift einziehen: Gläubiger-ID, SEPA-Mandat mit Mustertext, Mandatsreferenz, Vorabankündigung, Fristen und wiederkehrende Rechnungen.
Monatliche Wartungsverträge, Abos, Mieten, Mitgliedsbeiträge: Wer jeden Monat denselben Betrag in Rechnung stellt, will nicht jeden Monat hinterhertelefonieren. Die SEPA-Lastschrift dreht das um. Sie ziehen den Betrag ein, statt auf die Überweisung zu warten.
Dafür braucht es drei Dinge: eine Gläubiger-ID, ein unterschriebenes Mandat Ihres Kunden und eine Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank. Diese Seite erklärt alle drei, mit Mustertext für das Mandat und einem Rechenbeispiel. Am Ende steht, was Faktigo dabei übernimmt und was nicht.
So funktioniert die SEPA-Lastschrift
- Gläubiger-ID beantragen. Bei der Deutschen Bundesbank, online und kostenlos.
- Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank abschließen. Erst damit dürfen Sie Lastschriften einreichen. Die Bank prüft dabei Ihre Bonität, weil sie für Rückgaben einsteht.
- Mandat einholen. Ihr Kunde unterschreibt, dass Sie von seinem Konto einziehen dürfen.
- Vorab ankündigen. Betrag und Termin, grundsätzlich 14 Kalendertage vorher (Pre-Notification).
- Lastschrift einreichen, im Online-Banking oder über Ihre Buchhaltungssoftware, spätestens einen Geschäftstag vor dem Fälligkeitstag.
Das Geld liegt danach nicht endgültig bei Ihnen. Bei der Basislastschrift kann der Kunde acht Wochen lang ohne Begründung widersprechen (§ 675x BGB). Darauf ist das ganze Verfahren ausgelegt: Der Zahler gibt sein Konto aus der Hand, dafür bekommt er ein Rückgaberecht.
Die Gläubiger-ID
Die Gläubiger-Identifikationsnummer (englisch Creditor Identifier) weist Sie gegenüber jeder Bank im SEPA-Raum als Einreicher aus. Sie bekommen sie bei der Deutschen Bundesbank. Der Antrag läuft ausschließlich online, kostet nichts, und die Nummer kommt per E-Mail als PDF. Mit diesem Bescheid gehen Sie zu Ihrer Bank.
Eine deutsche Gläubiger-ID hat 18 Zeichen und ist so aufgebaut:
| Teil | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Länderkennzeichen | DE | Deutschland |
| Prüfziffer | 98 | zwei Stellen, rechnerisch geprüft |
| Geschäftsbereich | ZZZ | frei wählbar, Standard ZZZ |
| Nationale Kennung | 09999999999 | elf Stellen, von der Bundesbank vergeben |
DE98ZZZ09999999999 ist die offizielle Beispielnummer und funktioniert nicht.
Die Gläubiger-ID gehört dem Unternehmen, nicht dem Konto: Wechseln Sie die Bank,
nehmen Sie sie mit.
Das Lastschriftmandat
Das Mandat ist die schriftliche Zustimmung Ihres Kunden. Ohne Unterschrift ist jede Lastschrift nicht autorisiert. Der Kunde kann sie dann bis zu 13 Monate lang zurückholen (§ 676b BGB), und im Streit haben Sie keinen Beleg.
Ins Mandat gehören:
- Ihr Name und Ihre Anschrift als Zahlungsempfänger
- Ihre Gläubiger-ID
- die Mandatsreferenz, eine eindeutige Kennung je Mandat (bis zu
35 Zeichen, zum Beispiel
MND-0001). Sie darf auch nachträglich mitgeteilt werden, spätestens mit der Vorabankündigung. - wiederkehrende oder einmalige Zahlung
- Name, Anschrift und IBAN des Zahlers
- Ort, Datum und Unterschrift
Mustertext: SEPA-Basislastschriftmandat
Der Wortlaut der Ermächtigung ist im deutschen Kreditgewerbe einheitlich. Diesen Text können Sie übernehmen und um die Angaben oben ergänzen:
SEPA-Lastschriftmandat
Ich ermächtige [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
Bewahren Sie das unterschriebene Mandat auf, solange Sie davon einziehen, und danach mindestens so lange, wie der Kunde eine Lastschrift noch zurückgeben könnte. Ein Scan oder eine PDF-Unterschrift ist im Streitfall schwächer als das Original. Wie streng Ihre Bank das sieht, steht in der Inkassovereinbarung.
Basislastschrift oder Firmenlastschrift?
| Basislastschrift (CORE) | Firmenlastschrift (B2B) | |
|---|---|---|
| Zahler | Verbraucher und Unternehmen | nur Unternehmen |
| Rückgabe ohne Grund | 8 Wochen | ausgeschlossen |
| Mandat bei der Bank des Zahlers | nicht nötig | muss der Zahler seiner Bank bestätigen |
| typischer Einsatz | Abos, Verträge, Mitgliedsbeiträge | größere Beträge zwischen Unternehmen |
Die Firmenlastschrift ist für Sie sicherer, setzt aber voraus, dass Ihr Kunde das Mandat ausdrücklich so unterschrieben und seiner Bank gemeldet hat. Ist das nicht der Fall, wird die Lastschrift zurückgegeben. Für die meisten kleinen Betriebe ist die Basislastschrift der Normalfall.
Vorabankündigung und Fristen
Vor jeder Lastschrift sagen Sie Ihrem Kunden wie viel Sie wann einziehen. Das Regelwerk sieht dafür 14 Kalendertage vor, Sie können eine kürzere Frist vereinbaren. Bei wiederkehrenden Rechnungen bietet sich die Rechnung selbst als Ankündigung an, etwa so:
Den Rechnungsbetrag von 119,00 € ziehen wir am 15.11.2026 per SEPA-Lastschrift von Ihrem Konto DE12 **** **** **** 3456 ein. Mandatsreferenz MND-0001, Gläubiger-ID DE98ZZZ09999999999.
Bei gleichbleibenden Beträgen reicht eine einmalige Ankündigung mit allen Terminen, etwa im Vertrag. Weitere Fristen:
- Einreichung: spätestens einen Geschäftstag vor Fälligkeit. Viele Banken verlangen in der Inkassovereinbarung mehr Vorlauf.
- Erste und Folgelastschrift: Die erste Lastschrift eines Mandats wird als
Erstlastschrift (
FRST) gekennzeichnet, jede weitere als Folgelastschrift (RCUR). - Verfall: Ein Mandat, von dem 36 Monate lang nicht eingezogen wurde, verfällt.
Rechenbeispiel: Wartungsvertrag
Eine IT-Dienstleisterin betreut zwölf Kunden mit einem Wartungsvertrag über je 99 € netto im Monat. Als regelbesteuertes Unternehmen stellt sie 117,81 € brutto in Rechnung.
- Mit Überweisung: zwölf Rechnungen, zwölf Zahlungseingänge zum Abgleichen. Wer nicht zahlt, fällt erst beim Blick auf die offenen Posten auf.
- Mit Lastschrift: zwölf Rechnungen mit Ankündigung, eine Einreichung bei der Bank am Monatsanfang, ein Sammelbetrag von 1.413,72 € auf dem Konto. Einzelne Rücklastschriften meldet die Bank.
Was eine Rücklastschrift kostet, regelt Ihre Bank. Diese Kosten dürfen Sie Ihrem Kunden nur in Rechnung stellen, wenn er die Rückgabe zu verantworten hat, etwa weil sein Konto nicht gedeckt war.
Was Faktigo dabei übernimmt
Faktigo ist kein Zahlungsdienstleister und zieht kein Geld ein. Eingereicht wird bei Ihrer Bank, mit Ihrer Gläubiger-ID und Ihrer Inkassovereinbarung. Was Faktigo übernimmt, ist der Teil davor:
- Das Mandat steht am Kunden. Mandatsreferenz, Datum der Unterschrift, Art (Basis- oder Firmenlastschrift) und IBAN tragen Sie einmal im Kundenstamm ein. Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert. Pro Kunde legen Sie fest, ob er per Lastschrift oder per Überweisung zahlt. Wurde von dem Mandat schon in einem anderen Programm eingezogen, markieren Sie das, damit die nächste Lastschrift als Folgelastschrift gilt.
- Wiederkehrende Rechnungen. Eine Vorlage je Vertrag: wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich, mit festem Tag im Monat und eigenem Zahlungsziel. Faktigo legt die Rechnung zum Termin als Entwurf an, Sie geben sie frei.
- Fehler werden sichtbar statt still. Kann ein Lauf keine Rechnung anlegen, etwa weil der Kunde inzwischen gelöscht wurde, steht der Grund an der Vorlage. Der Termin geht nicht verloren: „Jetzt ausführen“ holt genau die verpasste Rechnung nach, ohne den nächsten Termin zu verschieben. Ein Doppelklick erzeugt keine zweite Rechnung.
- Die Lastschrift-Datei für Ihr Online-Banking. Tragen Sie Ihre Gläubiger-ID in den Einstellungen unter „Steuer & Buchhaltung“ neben IBAN und BIC ein, erzeugt Faktigo aus offenen Rechnungen mit Mandat eine SEPA-Lastschrift-Datei im Format pain.008. Sie wählen die Rechnungen und den Fälligkeitstag, Faktigo zeigt vorher, welche Posten nicht mitkönnen und warum, etwa wegen fehlenden Mandats. Die Datei laden Sie im Online-Banking hoch; einreichen und einziehen tut weiterhin Ihre Bank.
- Kein Kunde verschwindet unter einem laufenden Vertrag. Solange eine aktive wiederkehrende Rechnung an einem Kunden hängt, lässt er sich nicht löschen.
- Überfälliges fällt auf. Jeden Morgen um 6:00 Uhr markiert Faktigo überfällige Rechnungen. Wer Admin ist, bekommt eine Zusammenfassung, einschließlich fehlgeschlagener wiederkehrender Rechnungen. Wie es danach weitergeht, steht unter Mahnung und Zahlungserinnerung.
Für Kleinunternehmer gilt bei wiederkehrenden Rechnungen nichts anderes: kein Steuerausweis, dafür der Hinweis nach § 19 UStG, den Faktigo automatisch setzt. Was sonst auf die Rechnung gehört, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung. Rechnungen an Unternehmen müssen Sie ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung ausstellen, je nach Vorjahresumsatz. Die Fristen stehen im Überblick zur E-Rechnung.
Faktigo kostenlos testen: Der Free-Tarif enthält zwei wiederkehrende Rechnungen, die bezahlten Tarife mehr. Die Übersicht steht unter Preise.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt das Verfahren allgemein verständlich und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Was Ihre Bank für die Einreichung verlangt, steht in Ihrer Inkassovereinbarung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Einzugsermächtigung und SEPA-Lastschriftmandat?
Die Einzugsermächtigung war das alte deutsche Lastschriftverfahren. Seit der SEPA-Umstellung 2014 gibt es nur noch das SEPA-Lastschriftmandat. Alte Einzugsermächtigungen durften als Mandat weiter genutzt werden, sofern der Zahler vorher informiert wurde. Wer heute neu einzieht, holt ein SEPA-Mandat ein.
Wo bekomme ich eine Gläubiger-ID und was kostet sie?
Bei der Deutschen Bundesbank, ausschließlich online. Der Antrag ist kostenlos. Die Nummer kommt per E-Mail als PDF. Mit diesem Bescheid beantragen Sie anschließend bei Ihrer Bank die Teilnahme am Lastschriftverfahren.
Muss ich jede Lastschrift vorher ankündigen?
Ja. Die Vorabankündigung (Pre-Notification) nennt Betrag und Termin und muss dem Zahler grundsätzlich 14 Kalendertage vorher zugehen, sofern ihr keine kürzere Frist vereinbart habt. Bei gleichbleibenden Beträgen genügt eine einmalige Ankündigung mit allen Terminen, etwa im Vertrag oder auf der ersten Rechnung.
Wie lange kann ein Kunde eine Lastschrift zurückgeben?
Bei der SEPA-Basislastschrift acht Wochen ab Belastung ohne Angabe von Gründen. Fehlt ein gültiges Mandat, gilt die Lastschrift als nicht autorisiert, dann sind es bis zu 13 Monate. Bei der Firmenlastschrift gibt es kein Rückgaberecht ohne Grund.
Verfällt ein Lastschriftmandat?
Ja. Ziehen Sie 36 Monate lang nicht auf Grundlage des Mandats ein, verfällt es nach dem SEPA-Regelwerk. Dann brauchen Sie ein neues, unterschriebenes Mandat.
Zieht Faktigo das Geld selbst ein?
Nein. Faktigo verwaltet das Mandat am Kunden, erzeugt die wiederkehrenden Rechnungen und mit Ihrer Gläubiger-ID die Lastschrift-Datei (pain.008) fürs Online-Banking. Eingereicht wird die Lastschrift bei Ihrer Bank, mit Ihrer Gläubiger-ID und Ihrer Inkassovereinbarung. Faktigo ist kein Zahlungsdienstleister.
Quellen
- Gläubiger-Identifikationsnummer: Antragstellung und Ausgabe — Deutsche BundesbankGläubiger-ID: nur online, kostenlos, für Unternehmen, Selbstständige und Vereine mit Sitz in Deutschland.
- § 675x BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Erstattungsanspruch des Zahlers, Frist von acht Wochen ab Belastung.
- § 676b BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Nicht autorisierte Zahlungen: Anzeige bis 13 Monate nach Belastung.
- SEPA Direct Debit Core Rulebook und Implementation Guidelines — European Payments CouncilRegelwerk der Basislastschrift: Vorabankündigung 14 Kalendertage, Verfall nach 36 Monaten, FRST/RCUR.
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .