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E-Rechnung: Pflichten, Fristen und Formate im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Was ab 2027 und 2028 zusätzlich gilt.

Von Rostyslav TulikaQuellen ↓

Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsmusik mehr, sondern seit dem 1. Januar 2025 geltendes Recht. Viele Selbstständige haben das bislang verpasst — verständlicherweise, denn die Berichterstattung drehte sich fast ausschließlich um die Pflicht zum Ausstellen. Die greift erst später. Die Pflicht zum Empfangen gilt schon heute, und zwar für alle.

Dieser Leitfaden ordnet die Fristen, erklärt die Formate und sagt Ihnen, was Sie konkret tun müssen — ohne Paragrafendeutsch.

Das Wichtigste zuerst

Drei Sätze, die den Großteil der Verwirrung auflösen:

  1. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 — ausnahmslos jedes Unternehmen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
  2. Ausstellen müssen Sie sie erst ab 2027 beziehungsweise 2028, gestaffelt nach Vorjahresumsatz.
  3. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Das ist der häufigste Irrtum.

Was eine E-Rechnung rechtlich ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Entscheidend ist die maschinelle Auswertbarkeit. Ein PDF ist ein Bild von einer Rechnung — ein Mensch kann es lesen, eine Software nicht zuverlässig auswerten. Deshalb zählt ein per E-Mail verschicktes PDF nicht als E-Rechnung, auch wenn es digital ist. Papier und PDF heißen im Gesetz „sonstige Rechnungen”.

Die beiden gängigen Formate

FormatAufbauTypischer Einsatz
XRechnungreines XMLRechnungen an öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD (ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC WL)PDF/A-3 mit eingebettetem XMLRechnungen zwischen Unternehmen

Zulässig ist jedes Format nach der Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). XRechnung und ZUGFeRD sind in Deutschland die verbreitetsten.

ZUGFeRD ist für den Einstieg oft angenehmer: Die Datei sieht aus wie ein gewohntes PDF und lässt sich ganz normal ansehen — im Inneren steckt aber zusätzlich der strukturierte Datensatz, den die Software Ihres Kunden ausliest. Aufbau, Profile und woran Sie eine echte erkennen, steht unter ZUGFeRD-Format.

Fakturieren Sie an Behörden, kommen zwei Dinge hinzu: XRechnung als Format und eine Leitweg-ID zur Adressierung. Welches Portal wofür zuständig ist, steht unter XRechnung an Behörden; wie Faktigo das erledigt, zeigt XRechnung an Behörden erstellen.

E-Rechnung-Pflicht: die Fristen 2025, 2027 und 2028

Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Wer nur die Schlagzeile „ab 2025 Pflicht” gelesen hat, unterschätzt den ersten Termin und überschätzt die späteren.

Die Stufen auf einen Blick

Ab wannWen betrifft esWas gilt
01.01.2025alle UnternehmenE-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren
01.01.2027Vorjahresumsatz über 800.000 €E-Rechnungen ausstellen (B2B)
01.01.2028alle übrigen UnternehmenE-Rechnungen ausstellen (B2B)

E-Rechnung-Pflicht 2025: Empfang für alle

Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Es genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. Die Praxis ist allerdings unbequemer als die Theorie: Sie müssen die Rechnung nicht nur entgegennehmen, sondern auch GoBD-konform archivieren — unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Originalformat.

Das XML wegzuwerfen und nur einen Ausdruck abzuheften genügt ausdrücklich nicht.

Für diese Stufe gibt es keine Übergangsregelung und keine Kleinunternehmer-Ausnahme — sie gilt auch für Nebenerwerbe und für Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.

Eine eigene Strafe dafür gibt es nicht. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, hat aber keinen Anspruch darauf, stattdessen Papier oder ein PDF zu bekommen. Der Absender hat seine Pflicht erfüllt, sobald er die E-Rechnung nachweislich verschickt hat. Die Folgen landen also bei Ihnen: Belege, die Sie nicht öffnen oder nicht ordnungsgemäß aufbewahren können.

E-Rechnung-Pflicht 2027: Ausstellen ab 800.000 € Umsatz

Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des Vorjahres, also 2026: Wer 2026 über 800.000 € liegt, stellt ab dem 01.01.2027 aus (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer 2026 bei höchstens 800.000 € bleibt, hat ein weiteres Jahr Zeit.

E-Rechnung-Pflicht 2028: Ausstellen für alle übrigen

Ab dem 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht im B2B-Bereich flächendeckend, unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben davon ausgenommen.

Was in der Übergangszeit erlaubt bleibt

Bis Ihre Ausstellungsfrist greift, dürfen Sie weiter so fakturieren wie bisher (§ 27 Abs. 38 UStG):

  • Papierrechnungen sind ohne Zustimmung des Empfängers zulässig.
  • PDF-Rechnungen und andere nicht strukturierte elektronische Formate brauchen die Zustimmung des Empfängers. Sie ist an keine Form gebunden. Wer PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt und bezahlt, hat in der Regel zugestimmt.
  • EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung bis Ende 2027 erlaubt, auch wenn sie nicht der EN 16931 entsprechen.
  • Eine echte E-Rechnung dürfen Sie jederzeit ohne Zustimmung schicken. Der Empfänger muss sie seit 2025 annehmen.

Sie können also früher umstellen, als Sie müssen — und das ist meist die ruhigere Variante. Welche Angaben jede Rechnung unabhängig vom Format braucht, steht in der Anleitung Rechnung schreiben.

Wer dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen muss

Auch ab 2028 gilt die Pflicht nur zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Ausgenommen bleiben:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV)
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
  • Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa viele Heilbehandlungen oder Vermietungsumsätze

Was für Kleinunternehmer gilt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber seit 2025 empfangen und GoBD-konform aufbewahren wie jedes andere Unternehmen. Was das konkret heißt und was zu tun ist, steht unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Aufbewahrung: acht Jahre

Rechnungen unterliegen nach § 147 AO und § 14b UStG einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, gültig seit 2025). Für Bücher und Abschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre.

Bei einer E-Rechnung heißt das: Der strukturierte Datensatz ist aufbewahrungspflichtig, nicht die optische Darstellung. Wer nur den Ausdruck behält, erfüllt die Pflicht nicht. Den Bildteil einer ZUGFeRD-Datei müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Angaben enthält, die im XML fehlen (GoBD in der Fassung vom 14.07.2025).

Was Sie jetzt tun sollten

  1. Empfang sicherstellen. Eine Adresse, die zuverlässig erreichbar ist und überwacht wird — kein Postfach, in das niemand schaut.
  2. Archivierung klären. Kann Ihr System XML unveränderbar und im Originalformat über acht Jahre ablegen? Ein Ordner auf dem Schreibtisch-PC erfüllt das nicht.
  3. Formate testen. Lassen Sie sich von einem Kunden oder Lieferanten eine XRechnung schicken und prüfen Sie, ob Ihre Software sie sauber einliest.
  4. Ausstellung vorbereiten. Auch wenn Ihre Frist erst 2027 oder 2028 greift: Wer früher umstellt, hat den Umstieg hinter sich, bevor es eilt.

Wie Faktigo das abdeckt

Faktigo empfängt XRechnung und ZUGFeRD per Belegkorb-Adresse, prüft sie gegen die KoSIT-Regeln zu EN 16931 und zeigt Ihnen das Ergebnis am Eingang an. Den strukturierten Datensatz bewahrt Faktigo im Originalformat auf, solange Ihr Konto besteht — für die Pflichtfrist von acht Jahren sorgen Sie nach einer Kündigung mit dem Export selbst.

Das Ausstellen ist ebenfalls enthalten, in XRechnung, ZUGFeRD und als hybrides PDF/A-3. Jede E-Rechnung läuft vor dem Versand durch den offiziellen KoSIT-Validator; findet er Fehler, zeigt Faktigo sie Ihnen und versendet erst, wenn Sie sie behoben oder den Versand ausdrücklich bestätigt haben. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung wird die Leitweg-ID gesetzt — ohne sie weist der Empfänger die Rechnung zurück, auch wenn sie sonst fehlerfrei ist. Was wann versendet wurde, hält ein Protokoll am Beleg fest; das ist nach GoBD nötig, weil sich das erzeugte XML später nicht reproduzieren lässt.

Senden und Empfangen sind in jedem Tarif enthalten, auch im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif. Beides ist gesetzliche Pflicht — Empfangen seit 2025, Ausstellen ab 2027 beziehungsweise 2028. Eine Pflicht hinter eine Bezahlschranke zu legen, halten wir für den falschen Weg. Wo die anderen Anbieter diese Grenze ziehen, steht in den Gegenüberstellungen — mit Quelle und Erhebungsdatum.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Vertiefende Beiträge

Häufige Fragen

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

In drei Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG).

Was gilt 2026 bei der E-Rechnung?

2026 gilt noch die Übergangsregel: Sie dürfen auf Papier fakturieren und, wenn der Empfänger zustimmt, als PDF. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit 2025. Ihr Gesamtumsatz 2026 entscheidet darüber, ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen: Die Grenze liegt bei 800.000 Euro.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den eine Software auslesen kann. Ein gewöhnliches PDF ist im Gesetz eine „sonstige Rechnung“. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD: Dort steckt der strukturierte Datensatz als XML in der PDF-Datei.

Was ist EN 16931?

EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und was sie bedeuten (das semantische Datenmodell), und lässt dafür zwei technische Schreibweisen zu: UBL und UN/CEFACT CII. § 14 UStG verweist auf diese Norm. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL) setzen sie um. Die Norm selbst müssen Sie nicht lesen; Ihre Software muss sie einhalten.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfang ja: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen seit 2025 annehmen und im Originalformat aufbewahren. Ausstellen müssen sie keine, auch nicht ab 2028 (§ 34a UStDV).

Muss ich an Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen dürfen Sie weiter auf Papier schreiben oder, mit Zustimmung, als PDF verschicken.

Wie exportiere ich Faktigo-Rechnungen für den Steuerberater oder DATEV?

Ab dem Solo-Tarif erzeugt Faktigo je Kalenderjahr einen Buchungsstapel im DATEV-Format als CSV-Datei, mit Ihren Ausgangsrechnungen und Ausgaben. Beraternummer und Mandantennummer hinterlegen Sie in den Einstellungen. Die Datei laden Sie herunter und geben sie Ihrem Steuerbüro. Welche Konten und Steuerschlüssel gebucht werden (Kontenrahmen, Erlöskonten, Sammeldebitor), stimmen Sie vor dem Import mit Ihrem Steuerbüro ab; der Export ersetzt keine Kontierung. Eine direkte Verbindung zu DATEV gibt es nicht, und Belegbilder sind in der Datei nicht enthalten. E-Rechnungen laden Sie je Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD herunter. In jedem Tarif kann Ihr Steuerbüro außerdem bis zu drei eigene Lesezugänge mit Exportrecht bekommen.

Quellen

  1. § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  2. § 27 UStG (Abs. 38: Übergangsregeln) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  3. § 33 UStDV — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  4. § 34 UStDV — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  5. § 34a UStDV — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  6. BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
  7. FAQ zur E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
  8. § 147 AO — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  9. § 14b UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  10. GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 — Bundesministerium der Finanzen

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