GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren
Acht Jahre, unveränderbar, im Originalformat — und der Ausdruck genügt nicht. Was die GoBD für eingehende und ausgehende E-Rechnungen konkret verlangt.
Die E-Rechnung zu empfangen ist die eine Hälfte der Pflicht. Die andere, deutlich häufiger übersehene, ist die Aufbewahrung. Hier passieren die Fehler, die bei einer Betriebsprüfung auffallen.
Der häufigste Fehler
Die XRechnung kommt per E-Mail. Sie wird geöffnet, als PDF exportiert oder ausgedruckt, ordentlich abgeheftet — und die XML-Datei landet im Papierkorb.
Damit ist die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz selbst, nicht seine optische Darstellung.
Der Grund ist einleuchtend, sobald man ihn einmal gehört hat: Der Prüfer muss die Rechnung maschinell auswerten können. Ein Ausdruck lässt sich nicht auswerten, ein Screenshot auch nicht.
Was die GoBD verlangt
| Anforderung | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein |
| Originalformat | XML bzw. ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML — nicht konvertiert |
| Vollständigkeit | Jede empfangene und gesendete Rechnung, keine Lücken |
| Nachvollziehbarkeit | Der Weg von der Rechnung zur Buchung muss erkennbar bleiben |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Über die gesamte Frist, nicht nur am Anfang |
| Zeitgerechte Erfassung | Zeitnah nach Eingang, nicht gesammelt am Jahresende |
Wie lange
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (gültig seit 2025) gelten verkürzte Fristen nach § 147 AO:
- Rechnungen und Belege: 8 Jahre
- Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse: 10 Jahre
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung aus März 2025 ist also bis Ende 2033 aufzubewahren.
Warum ein Ordner auf dem PC nicht genügt
Auf einem gewöhnlichen Dateisystem lässt sich jede Datei jederzeit überschreiben oder löschen — ohne Spur. Damit ist die Unveränderbarkeit nicht gegeben.
Was stattdessen trägt:
- ein System mit revisionssicherer Ablage und Änderungsprotokoll, oder
- ein unveränderbares Speichermedium, oder
- ein Dokumentenmanagementsystem mit entsprechender Zertifizierung
Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie Rechnungen bei dir eingehen, verarbeitet, abgelegt und gesichert werden. Sie wird oft vergessen und ist bei einer Prüfung eine der ersten Fragen. Was hineingehört und wie umfangreich sie für einen kleinen Betrieb wirklich sein muss, steht in unserem Beitrag zur Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Bei ZUGFeRD besonders aufpassen
Ein ZUGFeRD-PDF enthält das XML eingebettet. Wird die Datei durch ein anderes Programm geöffnet und neu gespeichert — etwa beim Drucken in ein PDF oder bei einer Komprimierung — kann der eingebettete Datensatz verloren gehen. Äußerlich sieht die Datei unverändert aus.
Deshalb: ZUGFeRD-Dateien immer im Original ablegen, nie über einen Zwischenschritt neu erzeugen.
Auch für ausgehende Rechnungen
Die Aufbewahrungspflicht gilt in beide Richtungen. Wer eine E-Rechnung ausstellt, muss den gesendeten Datensatz ebenso acht Jahre vorhalten — nicht nur den Entwurf im Rechnungsprogramm.
Was zu tun ist
- Prüfen, wo eingehende E-Rechnungen landen — und ob das XML dort überhaupt erhalten bleibt.
- Unveränderbarkeit klären. Kann die Ablage nachträglich geändert werden?
- Verfahrensdokumentation anlegen. Zwei Seiten genügen oft; wichtig ist, dass sie existiert und den tatsächlichen Ablauf beschreibt. Einen Entwurf dafür stellt der Generator für die Verfahrensdokumentation aus deinen Angaben zusammen.
- Rückwärts prüfen. Alles seit dem 01.01.2025 ist bereits aufbewahrungspflichtig.
Faktigo archiviert eingehende wie ausgehende E-Rechnungen im Originalformat, unveränderbar und über die achtjährige Frist — inklusive Protokoll für die Nachvollziehbarkeit.
Die Fristen im Überblick stehen unter E-Rechnungspflicht: Alle Fristen, die Grundlagen im Überblick zur E-Rechnung.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.