GoBD-konform archivieren: E-Rechnungen richtig aufbewahren
Acht Jahre, unveränderbar, im Originalformat — und der Ausdruck genügt nicht. Was die GoBD für eingehende und ausgehende E-Rechnungen konkret verlangt.
Die E-Rechnung zu empfangen ist die eine Hälfte der Pflicht. Die andere, deutlich häufiger übersehene, ist die Aufbewahrung. Hier passieren die Fehler, die bei einer Betriebsprüfung auffallen.
GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Pflichten aus der Abgabenordnung für die digitale Buchführung auslegt. Das Finanzamt prüft danach. „GoBD-konform archivieren“ heißt also: so ablegen, dass ein Prüfer jede Rechnung vollständig, unverändert und maschinell auswertbar wiederfindet.
Der häufigste Fehler
Die XRechnung kommt per E-Mail. Sie wird geöffnet, als PDF exportiert oder ausgedruckt, ordentlich abgeheftet — und die XML-Datei landet im Papierkorb.
Damit ist die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz selbst, nicht seine optische Darstellung.
Der Grund ist einleuchtend, sobald man ihn einmal gehört hat: Der Prüfer muss die Rechnung maschinell auswerten können. Ein Ausdruck lässt sich nicht auswerten, ein Screenshot auch nicht.
Was die GoBD verlangt
| Anforderung | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein |
| Originalformat | XML bzw. ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML — nicht konvertiert |
| Vollständigkeit | Jede empfangene und gesendete Rechnung, keine Lücken |
| Nachvollziehbarkeit | Der Weg von der Rechnung zur Buchung muss erkennbar bleiben |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Über die gesamte Frist, nicht nur am Anfang |
| Zeitgerechte Erfassung | Zeitnah nach Eingang, nicht gesammelt am Jahresende; unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen gelten als unbedenklich |
Wie lange
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (in Kraft seit 01.01.2025) gelten nach § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG:
- Rechnungen und andere Buchungsbelege: 8 Jahre
- Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation: 10 Jahre
- Geschäftsbriefe ohne Belegfunktion: 6 Jahre
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus März 2025 ist also bis Ende 2033 aufzubewahren. Länger aufbewahren müssen Sie, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa während einer laufenden Betriebsprüfung.
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil (die XML-Daten) aufzubewahren. Den Bildteil einer ZUGFeRD-Datei müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML fehlen (GoBD in der Fassung vom 14.07.2025). Am einfachsten ist es, die empfangene Datei unverändert abzulegen.
Warum ein Ordner auf dem PC nicht genügt
Auf einem gewöhnlichen Dateisystem lässt sich jede Datei jederzeit überschreiben oder löschen — ohne Spur. Ein normales Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit deshalb in der Regel nicht, solange keine zusätzlichen technischen oder organisatorischen Maßnahmen sie sicherstellen.
Was stattdessen trägt:
- ein System mit revisionssicherer Ablage und Änderungsprotokoll, oder
- ein unveränderbares Speichermedium, oder
- ein Dokumentenmanagementsystem. Zertifikate und Testate binden das Finanzamt allerdings nicht; entscheidend ist, wie das System tatsächlich eingesetzt wird
Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie Rechnungen bei Ihnen eingehen, verarbeitet, abgelegt und gesichert werden. Sie wird oft vergessen und ist bei einer Prüfung eine der ersten Fragen. Was hineingehört und wie umfangreich sie für einen kleinen Betrieb wirklich sein muss, steht in unserem Beitrag zur Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Bei ZUGFeRD besonders aufpassen
Ein ZUGFeRD-PDF enthält das XML eingebettet. Wird die Datei durch ein anderes Programm geöffnet und neu gespeichert — etwa beim Drucken in ein PDF oder bei einer Komprimierung — kann der eingebettete Datensatz verloren gehen. Äußerlich sieht die Datei unverändert aus.
Deshalb: ZUGFeRD-Dateien immer im Original ablegen, nie über einen Zwischenschritt neu erzeugen.
Auch für ausgehende Rechnungen
Die Aufbewahrungspflicht gilt in beide Richtungen. Wer eine E-Rechnung ausstellt, muss den gesendeten Datensatz ebenso acht Jahre vorhalten — nicht nur den Entwurf im Rechnungsprogramm.
Und sie gilt unabhängig von der Umsatzsteuer: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen.
Was zu tun ist
- Prüfen, wo eingehende E-Rechnungen landen — und ob das XML dort überhaupt erhalten bleibt.
- Unveränderbarkeit klären. Kann die Ablage nachträglich geändert werden?
- Verfahrensdokumentation anlegen. Eine Mindestlänge schreiben die GoBD nicht vor. Sie muss den tatsächlichen Ablauf so beschreiben, dass ein sachverständiger Dritter ihn in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Bei einem kleinen Betrieb mit einer Rechnungssoftware bleibt das überschaubar. Einen Entwurf stellt der Generator für die Verfahrensdokumentation aus Ihren Angaben zusammen.
- Rückwärts prüfen. Alles seit dem 01.01.2025 ist bereits aufbewahrungspflichtig.
Wie Faktigo das technisch umsetzt
Eine Software macht Sie nicht allein GoBD-konform. Sie kann aber die Teile übernehmen, an denen Tabellen und Ordner scheitern:
- Festschreibung. Eine freigegebene Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten, ihre Anhänge nicht mehr löschen. Korrigiert wird per Storno.
- Nummern ohne stille Lücken. Rechnungsnummern werden fortlaufend und nur einmal vergeben. Entsteht doch eine Lücke, wird sie im System dokumentiert.
- Änderungsprotokoll mit Prüfsumme. Jede Änderung an steuerrelevanten Daten steht mit Zeitpunkt, Benutzer sowie altem und neuem Wert im Protokoll. Die Einträge sind per SHA-256 verkettet, eine nachträgliche Änderung am Protokoll selbst fällt dadurch auf.
- Auch der Abruf wird protokolliert. Lädt jemand eine E-Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD-XML oder ZUGFeRD-PDF herunter, steht das mit Format, Benutzer und Zeitpunkt im Protokoll, ohne IP-Adresse.
- Belege verschlüsselt, mit Prüfsumme. Hochgeladene Belege werden verschlüsselt gespeichert, zu jedem wird eine SHA-256-Prüfsumme abgelegt. Belege, die an einem Geschäftsvorfall hängen, lassen sich nicht löschen.
- Eingehende E-Rechnungen nimmt Faktigo im Originalformat an, statt sie in ein PDF umzuwandeln.
- Datenzugriff für die Prüfung. Der GoBD-Export liefert ein Paket nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung, das Prüfsoftware wie IDEA einliest, in jedem Tarif. Für das Steuerbüro gibt es ab dem Tarif Solo den DATEV-Export.
Was Faktigo nicht für Sie erledigen kann, ist die Beschreibung Ihres eigenen Ablaufs: wer Belege annimmt, was mit Papier passiert, wer Zugriff hat. Dafür gibt es den kostenlosen Generator für die Verfahrensdokumentation.
Die Fristen im Überblick stehen unter Die Fristen im Detail, die Grundlagen im Überblick zur E-Rechnung.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.
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Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt geändert am 14.07.2025. Es legt fest, wie die Finanzverwaltung die Pflichten aus Abgabenordnung und Steuergesetzen bei digitaler Buchführung auslegt.
Was bedeutet GoBD-konform?
Dass Belege und Aufzeichnungen so geführt und aufbewahrt werden, wie die GoBD es verlangen: vollständig, zeitgerecht, unveränderbar oder mit protokollierter Änderung, im Originalformat und über die ganze Frist maschinell auswertbar. Ein Zertifikat dafür gibt es nicht. GoBD-konform ist nie eine Software allein, sondern ihr Einsatz im Betrieb, beschrieben in der Verfahrensdokumentation.
Was sind GoBD-konforme Rechnungen?
Rechnungen, die nach der Ausstellung nicht mehr unbemerkt geändert werden können, eine eindeutige Nummer tragen, im Originalformat aufbewahrt werden und deren Weg zur Buchung nachvollziehbar ist. Fehler werden per Storno und neuer Rechnung korrigiert, nicht durch Überschreiben.
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von den Aufbewahrungs- und Ordnungsvorschriften. Auch wer Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreibt, muss Belege acht Jahre GoBD-konform archivieren.
Reicht ein Cloud-Speicher wie Dropbox oder OneDrive?
Als alleinige Ablage in der Regel nicht, weil sich Dateien dort ohne Protokoll überschreiben oder löschen lassen. Mit Versionierung, Löschsperre und einer Verfahrensdokumentation, die den Ablauf beschreibt, kann es ausreichen. Entscheidend ist, dass Unveränderbarkeit und Vollständigkeit nachweisbar sind.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit 2025 acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation zehn Jahre, Geschäftsbriefe ohne Belegfunktion sechs Jahre.
Quellen
- § 147 AO — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- § 14b UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 — Bundesministerium der Finanzen
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323 — Bundesgesetzblatt
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .