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Rechnung schreiben für Handwerker und Dienstleister: Pflicht­angaben und Muster

Pflichtangaben, Stunden und Material richtig aufführen, Kleinunternehmer-Hinweis. Mit Beispielzeilen für Reinigung, Garten, Elektrik und Maler.

Von Rostyslav TulikaQuellen ↓

Ob Reinigung, Gartenpflege, Hausmeisterdienst, Elektroinstallation oder Malerarbeiten: Eine gute Rechnung zeigt dem Kunden, wofür er zahlt, und erfüllt die gesetzlichen Pflichtangaben. Hier steht, was draufgehört, wie Sie Stunden, Anfahrt und Material aufführen und welche Sonderfälle Sie kennen sollten. Das ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Beratung für Ihren Einzelfall.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

  • vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
  • Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Ausstellungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer,
  • Menge und Art der Leistung,
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung,
  • das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Skonto), Steuersatz und Steuerbetrag, oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Diese Liste gilt für Regelbesteuerer. Kleinunternehmer finden die verkürzten Angaben unter Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (§ 34a UStDV).

Leisten Sie als Regelbesteuerer an einem Grundstück oder Gebäude für Privatkunden (Handwerk, Garten, Reinigung), müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen und darauf hinweisen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 Nr. 9 UStG).

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und nennen stattdessen den Grund, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Welche Angaben für Sie gelten, erklärt Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Die vollständige Anleitung für alle Selbstständigen steht unter Rechnung schreiben. Zum Ausprobieren gibt es die Rechnungsvorlage zum Ausfüllen.

Leistung, Stunden, Anfahrt und Material aufführen

Das Gesetz schreibt keine Gliederung vor, verlangt aber Menge und Art der Leistung. In der Praxis hat sich bewährt:

  • Arbeitszeit mit Stundensatz und Stunden, wenn Sie nach Aufwand abrechnen, oder als Pauschale mit kurzer Beschreibung.
  • Anfahrt als eigene Zeile, damit der Betrag nicht im Stundensatz verschwindet.
  • Material als eigene Zeile mit Bezeichnung, Menge und Preis.
  • Leistungszeitraum oder Datum, vor allem bei Arbeiten über mehrere Tage.

Diese Zeilen schreiben Sie in Faktigo einfach als Positionen auf die Rechnung. Eine Materialverwaltung gibt es nicht: Material führen Sie als Textzeile mit Menge und Preis auf.

Beispielzeilen je Gewerk

Die Beträge sind erfundene Beispiele und keine Preisempfehlung.

Reinigung und Hausmeisterdienst

Unterhaltsreinigung Büro, 4 Std. à 28,00 €          112,00 €
Reinigungsmittel, Pauschale                           8,00 €
Leistungszeitraum: 03.11.–28.11.2026

Bei Gebäudereinigung an Unternehmer kann § 13b UStG greifen, siehe unten.

Garten

Heckenschnitt, 3 Std. à 45,00 €                     135,00 €
Anfahrt, pauschal                                    15,00 €
Entsorgung Grünschnitt, pauschal                     20,00 €

Elektro und Montage

Montage Unterputzsteckdose (2 Stück), Arbeitszeit
  1,5 Std. à 65,00 €                                 97,50 €
Material: Steckdose, Rahmen, Kleinteile (2 Stück)    24,00 €
Anfahrt                                              25,00 €

Maler und Fliesenleger

Wände streichen, Wohnzimmer, ca. 38 m², inkl. Abkleben
  pauschal laut Angebot vom 18.10.2026              380,00 €
Farbe und Material, pauschal                         65,00 €

Sonderfälle

Steuerschuldner ist der Kunde (§ 13b UStG). Bei bestimmten Bauleistungen und Gebäudereinigungsleistungen an Unternehmer, die selbst solche Leistungen nachhaltig erbringen, schuldet in der Regel der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 8, Abs. 5 UStG). Bei Privatkunden und Kunden, die nur Dritte beauftragen, gilt das nicht. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, sondern einen besonderen Hinweis. Ob das auf Sie zutrifft, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das vor der ersten Rechnung mit Ihrem Steuerbüro. Faktigo erkennt solche Fälle nicht automatisch.

Privatkunden und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG). Private Auftraggeber können einen Teil der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen (Abs. 2, z. B. Reinigung, Gartenpflege) und Handwerkerleistungen (Abs. 3) unter Umständen von der Steuer abziehen. Abziehbar sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Voraussetzung ist unter anderem eine Rechnung und die unbare Zahlung. Wenn Sie Arbeitskosten und Material getrennt aufführen, erleichtert das Ihrem Kunden die Steuererklärung. Ob und wie viel er absetzen kann, entscheidet seine persönliche Lage, nicht Ihre Rechnung.

Abschläge bei längeren Aufträgen. Ob Sie Abschläge verlangen dürfen, hängt vom Vertrag ab: Bei Werkverträgen gilt § 632a BGB (Nachweis durch Leistungsaufstellung), sonst nur nach Vereinbarung. Wie Abschlags- und Schlussrechnung aufgebaut sind, steht im Ratgeber Abschlagsrechnung.

E-Rechnung

Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG), und Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, solange sie unter § 19 Abs. 1 UStG fallen. Für Rechnungen an Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Mehr dazu im Überblick zur E-Rechnung und unter E-Rechnung empfangen.

Wenn Sie öfter Rechnungen schreiben

Für ein paar Rechnungen im Jahr reicht eine Vorlage. Wer regelmäßig abrechnet, spart mit einem Rechnungsprogramm Nummernvergabe, Kundenverwaltung und die Übersicht über offene Rechnungen. Das Rechnungsprogramm für Dienstleister und Handwerk zeigt, was Faktigo dafür bietet und was es bewusst nicht kann.

Stand: November 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Häufige Fragen

Muss ich Arbeitszeit und Material getrennt auf der Rechnung ausweisen?

Das Gesetz verlangt Menge und Art der Leistung (§ 14 Abs. 4 UStG), nicht eine bestimmte Gliederung. Eine getrennte Aufstellung von Arbeitszeit, Anfahrt und Material macht die Rechnung nachvollziehbar und verhindert Rückfragen. Bei Privatkunden ist sie außerdem nützlich, weil diese den Arbeitsanteil unter Umständen steuerlich geltend machen können (§ 35a EStG).

Was gehört auf die Rechnung, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben einen Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung. Die übrigen Angaben richten sich nach § 34a UStDV. Eine Beispielformulierung steht in der Anleitung Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Muss ich als Handwerker oder Dienstleister E-Rechnungen schreiben?

Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, solange sie unter § 19 Abs. 1 UStG fallen. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung im Überblick.

Wer schuldet die Umsatzsteuer bei Bauleistungen oder Gebäudereinigung?

In bestimmten Fällen der Leistungsempfänger (§ 13b UStG), zum Beispiel bei Bauleistungen an Unternehmer, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen, und bei Gebäudereinigungsleistungen an Unternehmer, die selbst solche Leistungen erbringen (§ 13b Abs. 5 UStG). Ob das auf Ihren Auftrag zutrifft, ist ein Einzelfall. Klären Sie es mit Ihrem Steuerbüro oder Ihrem Finanzamt, bevor Sie die Rechnung stellen.

Quellen

  1. § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 4: Pflichtangaben auf der Rechnung. Abs. 1: Begriff der E-Rechnung.
  2. § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Pflichtangaben bei Kleinunternehmern.
  3. § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
  4. § 13b UStG (Leistungsempfänger als Steuerschuldner) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 2 Nr. 4: Bauleistungen. Abs. 2 Nr. 8: Gebäudereinigungsleistungen.
  5. § 35a EStG (Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 2 (haushaltsnahe Dienstleistungen, z. B. Reinigung, Gartenpflege) und Abs. 3 (Handwerkerleistungen). Abziehbar sind nur Arbeitskosten; Voraussetzung ist die Rechnung und die unbare Zahlung (Abs. 5).

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