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Rechnung als Privatperson schreiben: geht das?

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben? Wann es erlaubt ist, was draufgehört, warum keine Umsatzsteuer und ab wann Sie ein Gewerbe brauchen.

Von Rostyslav TulikaQuellen ↓

Sie haben Ihr altes Fahrrad verkauft, einem Bekannten einmal beim Umzug geholfen oder einer Firma ein paar Fotos überlassen, und jetzt möchte der andere „eine Rechnung“. Dürfen Sie die als Privatperson schreiben?

Ja. Sie brauchen dafür weder ein Gewerbe noch eine Steuernummer. Es gibt aber zwei Grenzen: Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, und es muss bei Gelegenheiten bleiben.

Wann eine Privatperson eine Rechnung schreiben darf

Im Alltag heißt „Rechnung“ jedes Schreiben, mit dem jemand Geld für eine Sache oder Leistung verlangt. Das darf jeder. Die Regeln des § 14 UStG mit ihren Pflichtangaben gelten für Unternehmer. Als Privatperson schreiben Sie rechtlich gesehen einen Beleg: Er hält fest, wer wem was für welchen Betrag überlassen hat.

Typische Fälle, in denen das in Ordnung ist:

  • Privatverkauf. Sie verkaufen etwas, das Sie selbst benutzt haben: Möbel, ein Notebook, ein Auto, eine Kamera.
  • Einmalige Leistung. Sie helfen gegen Geld aus, ohne dass daraus ein Angebot auf Dauer wird: ein Vortrag, eine Übersetzung für einen Bekannten, ein Foto, das eine Firma einmalig nutzen möchte.
  • Gelegentliche Vermietung. Sie verleihen gegen Geld etwas Bewegliches, zum Beispiel einen Anhänger.

Verlangt ein Unternehmen ausdrücklich eine Rechnung, ist das kein Problem. Es braucht den Beleg für seine Buchführung. Für manche Fälle ist auch eine Quittung oder ein kurzer Kaufvertrag üblich; inhaltlich steht dasselbe darin.

Was auf die Rechnung gehört

Eine feste Liste gibt es für Privatpersonen nicht. Damit der Beleg seinen Zweck erfüllt, sollte er enthalten:

  1. Ihren Namen und Ihre Anschrift,
  2. Name und Anschrift des Empfängers,
  3. das Datum,
  4. eine genaue Beschreibung: welche Sache oder welche Leistung, wann,
  5. den Betrag als Endbetrag,
  6. den Zahlungsweg (Überweisung mit IBAN oder „bar erhalten“),
  7. einen Satz, dass Sie als Privatperson handeln und keine Umsatzsteuer ausweist.

Eine Rechnungsnummer ist nicht nötig, schadet aber nicht. Eine Steuernummer brauchen Sie nicht. Ihre persönliche Steuer-Identifikationsnummer gehört nicht auf die Rechnung.

Muster zum Kopieren

Max Beispiel
Musterweg 3, 36358 Herbstein

An
Tischlerei Muster GmbH
Werkstraße 12, 36341 Lauterbach

Rechnung                                              Datum: 16.10.2026

Verkauf eines gebrauchten Notebooks (Marke, Modell, Seriennummer),
übergeben am 15.10.2026

Betrag: 350,00 €

Ich handle als Privatperson und bin kein Unternehmer im Sinne des
Umsatzsteuergesetzes. Die Rechnung enthält deshalb keine Umsatzsteuer.

Bitte überweise den Betrag bis zum 30.10.2026 auf:
IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00

Beim Verkauf gebrauchter Sachen schließen Privatleute häufig die Haftung für Mängel aus („Verkauf von privat unter Ausschluss der Sachmängelhaftung“). Das ist zulässig, hilft aber nicht, wenn Sie einen Mangel kennen und verschweigen (§ 444 BGB).

Keine Umsatzsteuer ausweisen

Das ist der wichtigste Punkt. Schreiben Sie nie „zzgl. 19 % MwSt.“ oder einen Steuerbetrag auf eine private Rechnung, auch nicht, weil der Kunde es so wünscht.

Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er kein Unternehmer ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Ihr Kunde hat davon nichts: Vorsteuer kann er aus einer solchen Rechnung nicht abziehen.

Auch der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) passt nicht. Kleinunternehmer sind Unternehmer, nur ohne Umsatzsteuer. Als Privatperson sind Sie keiner.

Die Grenzen: Gewerbe, Einkünfte und die 256-Euro-Freigrenze

Die Rechnung selbst ist selten das Problem. Entscheidend ist, was dahinter steht.

Ab wann es ein Gewerbe ist

Eine feste Zahl an Rechnungen oder ein fester Betrag steht nirgends. Ein Gewerbe liegt vor, wenn Sie selbstständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht tätig sind und sich damit an den Markt wenden (§ 15 Abs. 2 EStG). „Nachhaltig“ heißt: auf Wiederholung angelegt.

Eher privatEher gewerblich oder selbstständig
eigene, selbst genutzte Sachen verkaufenWaren einkaufen, um sie weiterzuverkaufen
einmal aushelfendieselbe Leistung immer wieder anbieten
keine Werbung, kein AuftrittAnzeigen, Profil, Website, Preisliste
der Anlass kommt von außenSie suchen aktiv Kunden

Wer ein Gewerbe beginnt, muss es anzeigen (§ 14 GewO). Freiberufler, etwa Texter oder Übersetzer, melden kein Gewerbe an, müssen ihre Tätigkeit aber dem Finanzamt mitteilen. Wer regelmäßig gegen Geld arbeitet, ohne das anzumelden, riskiert außerdem Ärger wegen Schwarzarbeit.

Umsatzsteuerlich sind Sie schon dann Unternehmer, wenn Sie nachhaltig tätig sind, um Einnahmen zu erzielen. Auf einen Gewinn kommt es dafür nicht an (§ 2 UStG).

Einkommensteuer: 256 Euro für gelegentliche Leistungen

Geld für eine einmalige oder gelegentliche Leistung gehört zu den sonstigen Einkünften. Sie sind nicht einkommensteuerpflichtig, wenn sie im Kalenderjahr weniger als 256 € betragen (§ 22 Nr. 3 EStG).

Drei Dinge, die oft falsch verstanden werden:

  • Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Bei 256 € oder mehr ist der ganze Betrag steuerpflichtig.
  • Gemeint sind die Einkünfte, also die Einnahmen abzüglich der Kosten, die Ihnen dafür entstanden sind.
  • Die Grenze gilt für alle solchen Leistungen eines Jahres zusammen.

Sind Sie angestellt, gibt es eine zweite Zahl: Liegen Ihre Einkünfte neben dem Lohn insgesamt bei höchstens 410 € im Jahr, wirken sie sich bei der Einkommensteuer im Ergebnis nicht aus (§ 46 EStG). Darüber müssen Sie eine Steuererklärung abgeben. Wie die beiden Grenzen in Ihrem Fall zusammenspielen, klären Sie am besten mit dem Finanzamt oder einem Lohnsteuerhilfeverein.

Verkauf privater Sachen

Der Verkauf von Gegenständen des täglichen Gebrauchs ist kein steuerpflichtiges privates Veräußerungsgeschäft (§ 23 EStG). Bei anderen Dingen, etwa Schmuck oder Sammlerstücken, kann ein Gewinn steuerpflichtig sein, wenn zwischen Kauf und Verkauf nicht mehr als ein Jahr liegt. Gewinne aus solchen Geschäften bleiben steuerfrei, wenn sie im Jahr zusammen weniger als 1.000 € betragen.

Verkäufe über Plattformen

Plattformen wie Kleinanzeigen-Portale und Marktplätze melden Verkäufer an das Bundeszentralamt für Steuern. Ausgenommen ist, wer auf einer Plattform im Jahr weniger als 30 Verkäufe abschließt und dabei weniger als 2.000 € erhält (§ 4 Plattformen-Steuertransparenzgesetz). Die Meldung allein macht einen Verkauf nicht steuerpflichtig. Sie führt aber dazu, dass das Finanzamt nachfragen kann.

Wenn aus der Ausnahme eine Regel wird

Merken Sie, dass Sie öfter Rechnungen schreiben, ist der Schritt klein: Gewerbe anmelden oder die freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anzeigen. Die meisten starten als Kleinunternehmer nach § 19 UStG und schreiben weiter Rechnungen ohne Umsatzsteuer, dann aber mit Steuernummer und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV). Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist für Kleinunternehmer nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll.

Für eine einzelne private Rechnung brauchen Sie kein Programm; das Muster oben genügt. Sobald Sie selbstständig sind, können Sie die kostenlose Rechnungsvorlage im Browser ausfüllen oder Ihre Rechnungen mit Faktigo schreiben. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und umfasst derzeit 10 Rechnungen im Monat.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Ob Ihre Tätigkeit noch privat ist, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel fragen Sie das Finanzamt, einen Lohnsteuerhilfeverein oder eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Häufige Fragen

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Ja. Kein Gesetz verbietet es, als Privatperson eine Rechnung zu schreiben, etwa wenn Sie etwas Gebrauchtes verkaufen oder einmalig gegen Geld helfen. Die strengen Pflichtangaben des § 14 UStG richten sich an Unternehmer. Sie dürfen nur keine Umsatzsteuer ausweisen, und die Tätigkeit darf nicht regelmäßig und auf Dauer angelegt sein. Dann wäre sie ein Gewerbe oder eine selbstständige Tätigkeit.

Was muss auf einer Rechnung von einer Privatperson stehen?

Sinnvoll sind Ihr Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Empfängers, das Datum, eine genaue Beschreibung der Sache oder Leistung, der Betrag und der Zahlungsweg. Dazu ein Satz, dass Sie als Privatperson handeln und keine Umsatzsteuer ausweisen. Eine Steuernummer brauchen Sie nicht.

Darf ich als Privatperson Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben?

Nein. Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, ohne Unternehmer zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Ihr Kunde kann daraus trotzdem keine Vorsteuer ziehen. Schreiben Sie nur den Endbetrag auf die Rechnung.

Wie oft darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, ob Sie selbstständig, nachhaltig und mit der Absicht tätig sind, Gewinn zu erzielen (§ 15 Abs. 2 EStG). Wer dieselbe Leistung immer wieder anbietet oder Waren einkauft, um sie weiterzuverkaufen, betreibt ein Gewerbe, auch bei kleinen Beträgen.

Was bedeutet die Freigrenze von 256 Euro?

Einkünfte aus gelegentlichen Leistungen, zum Beispiel einer einmaligen Vermittlung, sind nicht einkommensteuerpflichtig, wenn sie im Kalenderjahr weniger als 256 Euro betragen (§ 22 Nr. 3 EStG). Gemeint ist der Betrag nach Abzug Ihrer Kosten. Es ist eine Freigrenze: Ab 256 Euro ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der Teil darüber.

Muss ich den Verkauf gebrauchter Sachen versteuern?

In der Regel nicht. Der Verkauf von Gegenständen des täglichen Gebrauchs, etwa Möbel, Kleidung oder ein Fahrrad, ist kein steuerpflichtiges privates Veräußerungsgeschäft (§ 23 EStG). Anders ist es, wenn Sie Dinge gezielt einkaufen, um sie mit Gewinn weiterzuverkaufen. Das ist Handel und damit ein Gewerbe.

Brauche ich als Privatperson eine Steuernummer für die Rechnung?

Nein. Die Steuernummer oder USt-IdNr. ist eine Pflichtangabe für Unternehmer. Ihre persönliche Steuer-Identifikationsnummer gehört nicht auf eine Rechnung.

Kann ein Unternehmen eine Rechnung von einer Privatperson als Betriebsausgabe absetzen?

Für den Betriebsausgabenabzug braucht das Unternehmen einen nachvollziehbaren Beleg, und dafür reicht eine Rechnung oder ein Kaufvertrag mit Namen, Datum, Gegenstand und Betrag in der Regel aus. Vorsteuer kann es daraus nicht ziehen, weil keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Quellen

  1. § 14 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Die Pflichtangaben richten sich an Unternehmer.
  2. § 14c UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 2: Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne Unternehmer zu sein, schuldet sie.
  3. § 2 UStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Unternehmer ist, wer nachhaltig tätig ist, um Einnahmen zu erzielen.
  4. § 15 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 2: Merkmale des Gewerbebetriebs.
  5. § 22 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Nr. 3: Einkünfte aus gelegentlichen Leistungen, Freigrenze unter 256 Euro im Jahr.
  6. § 23 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Private Veräußerungsgeschäfte: Gegenstände des täglichen Gebrauchs ausgenommen, Freigrenze unter 1.000 Euro Gewinn.
  7. § 46 EStG — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Arbeitnehmer: Nebeneinkünfte bis 410 Euro.
  8. § 14 GewO — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Anzeigepflicht bei Beginn eines Gewerbes.
  9. § 4 Plattformen-Steuertransparenzgesetz — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Keine Meldung bei weniger als 30 Verkäufen und weniger als 2.000 Euro je Plattform und Jahr.
  10. § 444 BGB — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Grenzen des Haftungsausschlusses beim Verkauf.

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