Rechnungs­vorlage für Klein­unternehmer: online ausfüllen und als PDF speichern

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG nennt zehn Angaben. Die ersten acht gehören auf jede Rechnung über 250 Euro brutto (bei Rechnungen bis 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV):

1. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Empfänger
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und Bezeichnung der Leistung oder Ware
6. Zeitpunkt der Leistung oder der Leistungszeitraum
7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Skonto)
8. Steuersatz und Steuerbetrag — oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Nr. 9 und 10 gelten nur in Sonderfällen:

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG): bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, wenn der Empfänger kein Unternehmer ist oder die Leistung für seinen privaten Bereich bezieht. Er muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren
10. Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger (Unternehmer oder juristische Person) oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt, was vorher vereinbart sein muss (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)

Was jede Angabe bedeutet, wann eine Kleinbetragsrechnung genügt und welche Fehler häufig vorkommen, steht in der AnleitungRechnung schreiben.

Die Vorlage oben enthält die Angaben Nr. 1 bis 8. Bei Punkt 4, derfortlaufenden Rechnungsnummer, verlangt das Gesetz Einmaligkeit, keine lückenlose Folge; Lücken sollten Sie bei einer Prüfung aber erklären können. Eine Nummer nachträglich ändern oder eine Rechnung löschen und die Nummer neu vergeben, geht nicht.

Nur für Kleinunternehmer: Sie müssen seit 2025 weniger angeben: § 34a UStDV verlangt weder Rechnungsnummer noch Leistungsdatum, und das Entgelt genügt in einer Summe. Beides auf der Rechnung zu haben, schadet aber nicht, sondern hilft bei der Ablage. Einzelheiten unterRechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Beispielzeilen für Dienstleister und Handwerk

Im Feld „Positionen“ tragen Sie pro Zeile eine Leistung ein. Bewährt hat sich, Arbeitszeit, Anfahrt und Material getrennt aufzuführen. Die Beträge sind erfundene Beispiele:

• Unterhaltsreinigung Büro, 4 Std. à 28,00 €
• Heckenschnitt, 3 Std. à 45,00 €, dazu Anfahrt pauschal 15,00 €
• Montage Steckdose, Arbeitszeit 1,5 Std. à 65,00 €, Material 24,00 €
• Wände streichen, Wohnzimmer, pauschal laut Angebot vom 18.10.2026

Mehr Beispiele je Gewerk und Hinweise zu Sonderfällen stehen in der AnleitungRechnung schreiben für Handwerker und Dienstleister. Wer Abschläge verlangt, findet den Aufbau unterAbschlagsrechnung. Wer regelmäßig abrechnet, spart mit demRechnungsprogramm für Dienstleister und Handwerkdie Handarbeit.

Warum es hier keine Word-Datei gibt

Das ist eine bewusste Entscheidung. Eine Vorlage in Word oder Excel erzeugt ein formal korrektes Dokument, erfüllt aber die GoBD nicht: Die verlangen Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit, und eine Word-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass es jemand sieht.

Diese Vorlage gibt stattdessen ein PDF aus — ein Format, das sich nicht beiläufig verändern lässt. Das ist ehrlicher, macht die Ausgabe aber noch nicht GoBD-konform: Dazu gehören auch revisionssichere Aufbewahrung über acht Jahre und eine Verfahrensdokumentation. Was die GoBD im Einzelnen verlangen, steht unter GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.

Für wenige Rechnungen im Jahr ist eine Vorlage tragbar. Wer regelmäßig fakturiert, braucht ein System, das jede Nummer fortlaufend und nur einmal vergibt und das nachträgliche Ändern verhindert.

Und die E-Rechnung?

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit und dürfen weiter PDF verwenden, sofern der Empfänger einverstanden ist. Die Ausnahme endet, sobald Sie nicht mehr unter § 19 Abs. 1 UStG fallen, z. B. bei Überschreiten der 100.000 €.

Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung im Überblick, die Sonderregeln unterE-Rechnung für Kleinunternehmer. Ob Sie die Umsatzgrenze noch einhalten, klärt derKleinunternehmer-Rechner. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € (brutto) genügt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben (§ 33 UStDV), zum Beispiel ohne Name des Kunden. Sie bleibt eine Rechnung und muss Datum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt mit Steuerbetrag in einer Summe enthalten. Ausgenommen sind Leistungen mit Steuerschuld des Empfängers (§ 13b UStG).