EN 16931 einfach erklärt: die Norm hinter XRechnung und ZUGFeRD
EN 16931 ist die europäische Norm für E-Rechnungen. Was sie regelt, wie XRechnung, ZUGFeRD und CIUS damit zusammenhängen und wie Sie die Konformität prüfen.
In § 14 UStG steht, eine E-Rechnung müsse „der europäischen Norm“ entsprechen. Gemeint ist EN 16931. Sie müssen sie nicht lesen, aber Sie sollten wissen, was sie festlegt, denn die in Deutschland gebräuchlichen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) bauen darauf auf.
Was die Norm regelt
EN 16931 ist eine europäische Norm des CEN. Sie entstand auf Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU, vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie legt zwei Dinge fest:
- Das semantische Datenmodell. Welche Angaben eine Rechnung enthält und was sie bedeuten: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuerbeträge, Zahlungsangaben. Jede Angabe hat eine feste Kennung, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer.
- Zwei zulässige Syntaxen. Wie diese Angaben in einer Datei stehen: als UBL oder als UN/CEFACT CII, beides XML.
Die Norm ist damit kein Dateiformat. Sie beschreibt, was in einer Rechnung stehen muss, und lässt zu, wie es technisch aufgeschrieben wird.
EN 16931 und das Gesetz
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm entspricht. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 erläutert, welche Formate dazu zählen. Wann die Pflicht für wen gilt, steht im Überblick zur E-Rechnung.
Wie XRechnung und ZUGFeRD dazugehören
| Verhältnis zur EN 16931 | |
|---|---|
| XRechnung | Deutsche Ausprägung der Norm (CIUS) mit zusätzlichen Regeln, als UBL oder CII |
| ZUGFeRD (ab 2.0.1) | PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Profile EN 16931, BASIC, EXTENDED und XRECHNUNG sind zulässig |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Europaweite Ausprägung (CIUS) auf Basis von UBL |
Der Unterschied zwischen den beiden deutschen Formaten steht unter XRechnung oder ZUGFeRD, die Profile von ZUGFeRD unter ZUGFeRD-Format.
Was ein CIUS ist
Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) legt die Norm enger aus: Sie macht optionale Felder zur Pflicht oder schränkt Werte ein, ohne der Norm zu widersprechen. Eine Rechnung nach einer CIUS entspricht deshalb immer auch der EN 16931. Die XRechnung verlangt zum Beispiel für Behörden eine Leitweg-ID, die die Grundnorm nicht vorschreibt.
So prüfen Sie die Konformität
Ob eine Datei der Norm entspricht, entscheiden die offiziellen Validierungsregeln, nicht das Aussehen. Eine PDF-Datei ist es nicht, solange kein strukturierter Datensatz darin steckt. Unser kostenloser Prüfer validiert XML-Dateien gegen die KoSIT-Regeln und nennt jeden Verstoß mit Regelnummer. Rechnungen, die ein Portal der Verwaltung abweist, scheitern meist an genau diesen Regeln, siehe XRechnung an Behörden.
Auch Korrekturbelege sind E-Rechnungen nach der Norm: Dort ist der Rechnungstyp (BT-3) entscheidend, siehe Stornorechnung und Gutschrift.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.
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Häufige Fragen
Was ist EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und was sie bedeuten, und lässt zwei technische Schreibweisen zu: UBL und UN/CEFACT CII.
Muss ich die Norm EN 16931 kaufen oder lesen?
Nein. Ihre Rechnungssoftware muss sie einhalten. Sie müssen nur wissen, dass Ihr Format ihr entspricht, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil.
Was ist der Unterschied zwischen EN 16931 und XRechnung?
EN 16931 ist die allgemeine europäische Norm. XRechnung ist die deutsche Ausprägung davon mit zusätzlichen Regeln, ein sogenanntes CIUS (Core Invoice Usage Specification). Jede gültige XRechnung entspricht der EN 16931, aber nicht umgekehrt.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie EN 16931?
Nein. ZUGFeRD ist ein Format: ein PDF mit eingebettetem XML. Das Profil „EN 16931“ (früher „COMFORT“) bildet die Norm vollständig ab. Das Profil BASIC erfüllt die E-Rechnungspflicht ebenfalls, MINIMUM und BASIC WL dagegen nicht.
Was bedeutet CIUS?
CIUS steht für Core Invoice Usage Specification. Eine CIUS schränkt die Norm für ein Land oder einen Anwendungsfall ein, ohne ihr zu widersprechen. XRechnung ist die deutsche CIUS, Peppol BIS Billing 3.0 eine europaweite.
Woran erkenne ich, ob meine Rechnung der EN 16931 entspricht?
Prüfen Sie die Datei gegen die offiziellen Validierungsregeln. Unser kostenloser Prüfer unter /e-rechnung/pruefen/ validiert XML-Dateien gegen die KoSIT-Regeln und nennt jeden Verstoß mit Regelnummer.
Quellen
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)Abs. 1: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das die Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
- EN 16931-1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung — CEN (Europäisches Komitee für Normung)
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen — EUR-Lex (Europäische Union)
- XRechnung: Standard der KoSIT — KoSIT / xeinkauf.deXRechnung ist die deutsche Ausprägung der Norm (CIUS).
- ZUGFeRD / Factur-X — FeRD
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen
Quellen zuletzt mit dem Text abgeglichen am .