E-Rechnungspflicht: Alle Fristen von 2025 bis 2028
Empfangen seit 2025, Ausstellen ab 2027 oder 2028 — je nach Vorjahresumsatz. Welche Frist für dich gilt und was in der Zwischenzeit erlaubt bleibt.
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Wer nur die Schlagzeile „ab 2025 Pflicht” gelesen hat, unterschätzt den ersten Termin und überschätzt die späteren.
Die Stufen auf einen Blick
| Ab wann | Wen betrifft es | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnungen ausstellen (B2B) |
| 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen | E-Rechnungen ausstellen (B2B) |
Stufe 1 — seit 01.01.2025: Empfangen
Die einzige Frist, die bereits läuft. Sie gilt ohne Ausnahme und ohne Übergangsregelung für jedes Unternehmen in Deutschland — auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch für Nebenerwerbe, auch für Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.
Gemeint ist nicht nur „eine E-Mail annehmen können”. Du musst den strukturierten Datensatz auch verarbeiten und aufbewahren — unveränderbar, im Originalformat, über acht Jahre.
Wer das heute nicht kann, ist bereits säumig. Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe stehen, ohne es zu wissen.
Stufe 2 — ab 01.01.2027: Ausstellen ab 800.000 € Umsatz
Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, also 2026. Wer 2026 über 800.000 € liegt, muss ab dem 01.01.2027 im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
Stufe 3 — ab 01.01.2028: Ausstellen für alle
Danach gilt die Ausstellungspflicht im B2B-Bereich flächendeckend, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht befreit. Die Empfangspflicht aus Stufe 1 gilt für sie unverändert weiter. Details dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Was in der Übergangszeit erlaubt bleibt
Bis deine jeweilige Ausstellungsfrist greift, darfst du weiterhin auf Papier oder als PDF fakturieren. Zwei Einschränkungen:
- Für PDF und Papier braucht es die Zustimmung des Empfängers. In der Praxis genügt konkludentes Verhalten — wer die Rechnung widerspruchslos bezahlt, hat zugestimmt.
- Für eine echte E-Rechnung ist keine Zustimmung nötig. Sie darfst du jederzeit versenden, auch vor deiner Frist.
Praktisch heißt das: Du kannst früher umstellen, als du musst — und das ist meist die ruhigere Variante.
Was nicht von den Fristen abhängt
Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, in welcher Stufe du steckst. Sobald du eine E-Rechnung erhältst, musst du sie acht Jahre lang unveränderbar und im Originalformat vorhalten — siehe GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Empfehlung
Warte nicht auf deine Ausstellungsfrist. Der Empfang ist ohnehin schon Pflicht, und wer Empfang und Archivierung sauber gelöst hat, hat den Großteil der Arbeit hinter sich — das Ausstellen ist danach ein kleiner Schritt.
Faktigo deckt beide Richtungen ab: Empfang mit Validierung gegen EN 16931 und GoBD-konformer Archivierung, sowie das Ausstellen von XRechnung und ZUGFeRD — mit KoSIT-Prüfung vor dem Versand, damit keine Rechnung hinausgeht, die der Empfänger zurückweist. Beides ist im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif enthalten.
Grundlagen und Formate stehen im Überblick zur E-Rechnung.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein verständlich und ersetzt keine Steuerberatung.